Быстро завершать проекты и точно планировать время завершения работ. Эти два главных преимущества компания получает за счет правильного управления сроками проекта.
Делаем краткий ликбез по одной из ключевых областей знаний в проектном управлении.
Основная цель — обеспечить высокую скорость выполнения и планирования работ.
- Скорость завершения проекта позволяет компаниям быстрее выводить продукты на рынок, брать больше проектов, делать более конкурентными свои услуги.
- Точность планирования сроков позволяет рационально распределять ресурсы, от которых зависит стоимость и сроки выполнения работ.
Если коротко, то чем быстрее компания выполняет проекты — тем больше она может заработать. Чем точнее планирует сроки — тем меньше теряет на издержках.
Существует множество инструментов для управления сроками проекта.
- диаграмма Гантта,
- диаграмма контрольных точек,
- календарь использования ресурсов,
- МКП-диаграммы,
- PERT-диаграммы,
- и др.
Большинство из этих инструментов неотделимы от систем управления проектами.
Диаграмма Гантта — один из самых популярных инструментов для контроля сроков. Названа по имени американского инженера-механика Генри Лоренса Гантта.
Диаграмма показывает продолжительность работ относительно календарной шкалы. Длина линии на диаграмме Ганта соответствует продолжительности работы.
Преимущества
- позволяет наглядно отразить последовательность выполнения работ;
- позволяет отслеживать прогресс выполнения работ;
- представлена практических во всех системах автоматизации.
Хотя диаграмма Гантта хорошо знакома любому менеджеру проектов, этот метод построения расписаний нельзя назвать универсальным.
Недостатки
- классическая диаграмма Гантта не показывает связей между работами.
- при взгляде на работы нельзя быстро понять, каким из них нужно уделить особое внимание.
- в проектах с многоуровневой ИСР заказчику или руководству компании будет тяжело оценить, насколько успешно идут дела в целом.
В большинстве современных систем управления проектами эти недостатки удалось преодолеть за счёт заимствования элементов сетевого планирования.
Например, Timetta умеет управлять связями между как между отдельными задачами, так и группой задач.
Сетевые диаграммы — это мощный инструмент, который используют для поддержки методов критического пути и критической цепи. Такие диаграммы имеют вид графа — фигуры, составленной из вершин и ребер. Всего существует два основных вида диаграмм:
- «вершина — работа» — показывает связи между работами
- «ребро — работа» — показывает связи между событиями проекта.
Преимущества метода
- показывают сложные отношения предшествования
- позволяют отображать всю полноту взаимосвязей между работами
- служат основой для аналитических методов планирования
Одним из элементов сетевых диаграмм являются вехи проекта.
Вехи — это фиктивные работы. или работы с нулевой длительностью, которые используют для упрощения логических связей между задачами, а также фиксации на диаграммах ключевые события проекта. Вехи проекта связаны связаны с еще одним методом контроля сроков.
Timetta использует вехи для фиксации ключевых событий проекта на таймлайне.
Когда нужно быстро оценить ход выполнения работ, не сильно углубляясь в детали проекта, используют метод контрольных точек (или метод контрольных событий, вех и т. д.).
Метод предполагает, что проект будет разбит на крупные этапы, к началу или завершению которых будут привязаны контрольные события: даты подписания договора, окончания заливки фундамента, приемки товара на складе и т. д.
Такой метод предполагает связь между контролем сроков и контролем результатов. То есть менеджер проекта должен подтвердить, что-то или иное событие наступило в действительности и наступило точно в запланированный срок.
Метод контрольных точек применяют в тех случаях, когда нецелесообразно делать подробную декомпозицию задач и рассчитывать критические пути. Например, такое часто встречается при управлении кризисными проектами II типа и при реализации форсированных проектов.
С помощью контрольных точек можно составлять удобные для руководства отчёты, однако для динамического мониторинга проектов со строгим учётом ресурсов метод КТч уже не подходит.
При планировании проекта необходимо установить связь между ресурсами и графиком работ.
Так выглядит план оценки ресурсов в Timetta
Основная задача ресурсного плана — помочь менеджеру проекта соотнести количество доступных ресурсов, будь то материалы или время исполнителей, с реальным объемом работ. Например, если на выполнение работы запланировано 10 дней, то нужно выбрать ресурс, который будет задействован в течение этого периода. Если свободных ресурсов нет, то придётся сдвигать сроки выполнения работ. Задача эта непростая, о чем подробно можно прочитать в статье о методе критического пути и связанной с ним проблеме выравнивания ресурсов.
Другой проблемой являются ресурсные конфликты, когда на один и тот же ресурс претендуют несколько менеджеров внутри организации. Поэтому важно иметь общее расписание ресурсов, которое будет привязано не к отдельному проекту, а к организации в целом. Только в этом случае получится реалистично планировать сроки проектов.
Общий календарь бронирования ресурсов в компании.
Существует три основных метода оценки продолжительность работ и соответственно всего проекта.
- Нормативный. Метод используют, когда точно известна связь ресурса с объемом работ. Например, менеджеру известно, что рабочий может оштукатурить стены в доме за 80 часов. Экскаватор способен выбрать 30 кубоментров грунта за 8 часов.
- Параметрический. Метод связывает время выполнения работ с каким-либо параметрами. Например, можно рассчитать, за сколько часов бригада рабочих из 5 человек покрасит стены общей площадью в 1000 квадратных метров.
- Метод экспертной оценки. Предполагает, что эксперт может на основе опыта оценить время выполнения работ. Обычно берется средневзвешенная оценка нескольких экспертов.
- Метод оценки по аналогии. Для оценки берется продолжительность работ уже выполненных проектов со сходной ИСР или составом участников.
- Метод трехсторонней оценки. Основан на распределении случайных величин.
О методе трёхсторонней оценки стоит сказать подробнее.
Сам метод разработан авторами метода PERT. Используется для оценки средней продолжительности и среднеквадратичного отклонения продолжительности работ. При таком подходе предполагается, что продолжительность проекта — это случайная величина.
Метод основан на том, что исполнителя или эксперта просят дать три оценки:
- a — минимально возможное время выполнения работы (в днях).
- b — максимально возможное время выполнение работы.
- m — наиболее вероятное время выполнение работы.
Затем вычисляется средневзвешенное значение по формуле:
E = (a + 4m + b)/6
И среднеквадратичное отклонение, или величина дисперсии по формуле:
Var = ((b – a)/6)²
Можно подставить произвольные значения формулу, чтобы увидеть, как она работает.
Тогда E = 12,3 Var = 1. Получаем 12 +/- 1 день на выполнение задачи.
Все функции для управления временем можно опробовать самостоятельно в бесплатной демоверсии Timetta.