Неважно, в какой сфере работает компания — консалтинг, ИТ интеграция, архитектура, аудит или маркетинг — время всегда будет самым ценным бизнес-ресурсом.
Чтобы получить требуемые результаты, необходимо постоянно контролировать бюджет, а также прогресс выполнения задач. Кроме этого, немаловажно получать результаты в определенные сроки, поэтому учет рабочего времени является неотъемлемой частью управления проектами.
Что такое учет рабочего времени и для чего он нужен
Учет времени — это процесс регистрации и контроля рабочего времени. Как правило, с помощью учета времени решается три группы задач:
Управление экономикой. Рентабельность — ключевой показатель успешности бизнеса. От того как будут контролироваться показатели, влияющие на рентабельность каждого отдельного проекта, зависит финансовый результат всей компании. Себестоимость труда — основа затрат по проектам в бизнесе профессиональных услуг. Поэтому важно учитывать и разносить затраты на себестоимость труда между проектами. Это обеспечит мониторинг рентабельности по проектам и своевременное принятие управленческих решений.
Контроль утилизации. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты, поэтому показатель так важен. Утилизация — это показатель сотрудника и команды. Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса. Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.
Работа по схеме T& M. «Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставки сотрудников оговариваются заранее. Такие контракты встречаются часто, путь и в усеченном виде — с лимитами, с фиксированной составляющей и т. д. Но смысл остаётся — клиенту нужен отчет о проделанной работе. Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.
Что если не учитывать рабочее время
Многие компании не видят смысла в учете времени. Рассмотрим последствия к которым может привести отсутствие контроля рабочего времени.
Низкая производительность труда. Учет рабочего времени может оказать прямое влияние на производительность труда команды. Если сотрудники чувствуют, что им ничего не угрожает, они могут перестать заботиться о своей работе. Проблемы с производительностью могут начаться с мелких ошибок, которые впоследствии приведут к серьезным проблемам, мешающим выполнению работы. Это может привести к тому, что отношения с клиентами станут напряженными, так как заказчики будут наблюдать снижение качества работы.
Снижение эффективности. Если в компании не учитывают рабочее время, команды могут перестать контролировать сроки и бюджеты проектов. Низкая эффективность одного подразделения может оказать каскадное воздействие на другие подразделения. Отсутствие учета времени также может привести к межличностным проблемам в коллективе, заставляя руководство тратить время на решение проблем, которые не должны были возникнуть.
Отсутствие вовлеченности сотрудников. Согласно исследованию Gallup, высоко вовлеченные команды приводят к повышению рентабельности бизнеса на 21%. Однако, когда нет подотчетности, сотрудники легко теряют вовлеченность, а это прямые потери для бизнеса.
Увеличение текучести кадров. Вышеперечисленные проблемы могут напрямую повлиять на решение сотрудника продолжать работу в организации. Низкий моральный дух и отсутствие вовлеченности часто являются причинами ухода сотрудников. Таким образом, отсутствие учета рабочего времени может оказаться губительным для всей организации.
Выгоды от учета рабочего времени для сотрудника
Сотрудник будет точно знать, какое количество часов он потратил на конкретного клиента. Это поможет укрепить его переговорную позицию для увеличения премий по определенному проекту, или увеличения зарплаты.
Когда сотрудник аккуратно учитывает свое рабочее время, то ситуация, что этот сотрудник окажется перегруженным или «выгорит» — менее вероятна. Руководители по таймшитам будут наглядно видеть, если у какого-то сотрудника неадекватная нагрузка, и понимать, что его надо разгрузить.
Исключает недозагруженность сотрудников. Недозагруженность тоже плохо, потому что, в таком случае, в профессиональном плане человек начинает деградировать. Если показатель утилизации сотрудника в профессиональных услугах ниже 40%, то он стагнирует и в профессиональном плане не развивается.
Сотрудник всегда может доказать руководству, что он решает не свои непосредственные задачи, а какие-то случайные задачи, которые ему «прилетают». Таким образом, учет рабочего времени позволяет вскрыть системные проблемы с неоптимальным менеджментом на уровне организации.
Учет рабочего времени в профессиональных услугах
В одной из прошлых статей мы подробно разбирали способы учета рабочего времени. В этой статье рассмотрим только «золотой стандарт» для Professional Services — учет рабочего времени с помощью таймшитов.
Таймшиты имеют довольно богатую историю: такому формату учета рабочего времени более 150 лет. И в западных, и в российских компания в основном используются табели учета рабочего времени в виде таблицы, в которой мы указываем клиента, проект и задачу:
Таймшит в Timetta
При заполнении и согласовании таймшита видна общая картина за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты и в каком соотношении, сколько на простой, сколько на некоммерческие задачи и т. д. Это критически важно при управлении утилизацией и эффективностью сотрудников.
Кроме этого, таймшит проходит согласование — менеджеры проектов и линейные руководители получают данные о списаниях сотрудников и тем самым могут контролировать проектные и организационные показатели. А это напрямую влияет на рентабельность бизнеса.