Выплаты подрядчикам и учет управленческих расходов, элементы риск менеджмента и удержание платы за пользование оборотным капиталом. Рассказываем, зачем нужны периодические затратах — новой функции, которая будет добавлена в ближайшем обновлении Timetta.
В модуле Проекты во вкладке Затраты над календарем появится новая кнопка Создать правило. По нажатию кнопки откроется карточка для создания правила начисления периодических затрат.
В карточке правила можно указать:
- Задачу, к которой будут отнесены затраты.
- Метод расчета — процент от параметра или фиксированные начисления.
- Расчетную базу — показатель задачи, от которой будет рассчитан процент, если выбран процентный метод начисления периодических затрат. Расчет возможен по одному из трех показателей: себестоимости труда, выручка и оборотному капиталу.
- Периодичность начисления затрат. Доступен выбор из фиксированных значений: неделя, месяц, квартал, год.
- Срок действия, в течение которого будут начисляться периодические затраты.
Правило автоматически создает статью расходов в оценке затрат с выбранной периодичностью.
Для каждого правила можно создать несколько версий. Также статьи периодических затрат автоматически появляются в P& L отчетах.
- Чтобы упростить работу менеджера проекта, которому приходится рассчитывать периодические затраты вручную на основе ресурсного плана.
- Чтобы автоматически закладывать в оценку затрат проекта риски, процентные отчисления и другие затраты, которые зависят от показателей проекта.
- Чтобы сделать планирование проектов более прозрачным и точным за счет дополнительного разграничения типов затрат.
Рассмотрим основные сценарии использования новой функции.
Пусть компания заключила контракт, по которому она каждый месяц отчисляет по 100 000 рублей подрядной организации за услуги проектного аудита. В новой версии Timetta можно сразу создать правило с фиксированным начислением затрат.
- Для этого нужно создать задачу «Аудит проекта», на которую будут списаны расходы по контракту с субподрядчиком.
- Завести новый тип затрат. Это делается в настройках в разделе Финансы → Тип затрат. Мы назвали новые тип затрат Субподрядчики.
- Открыть карточку настройки правила по нажатию на кнопку «Создать правило» в разделе затрат проекта.
- В поле Задача выбрать «Аудит проекта».
- В поле Метод расчета выбрать Фиксированный.
- В поле Сумма задать значение 100 000.
- В поле Периодичность выбрать значение Месяц.
- В поле Период действия не снимать галочку напротив значения Вся задача. В этом случае правило рассчитает затраты за весь период действия задачи.
Как видим, все довольно легко.
Пусть компания считает, что управленческие расходы составляют 10% от себестоимость труда за месяц по всему проекту. В этом случае создадим правило с процентным методом расчета затрат.
- Нужно завести новый тип затрат, например, Управление.
- Снова открыть карточку создания правила.
- В качестве задачи, на которую будут списаны периодические затраты, выбрать главную задачу проекта. В нашем случае это «Развертывание CRM».
- В поле Метод расчета выбрать Процентный.
- В поле Процент выставить значение 10.
- В поле Периодичность выбрать значение Месяц.
- В качестве Расчетной базы выбрать Себестоимость труда.
- Период действия можно оставить без изменений.
Таким образом в оценку затрат попадут управленческие расходы, которые будут рассчитаны как 5% от себестоимости труда по проекту.
С помощью функции периодических затрат также можно автоматически рассчитать финансовые потери при реализации рисков. Пусть компания предполагает, что по отдельным задачам проекта себестоимость труда может вырасти на 50% в течение 2 месяцев.
- Нужно завести новый тип затрат, например, Риски.
- Выбрать одну из задач проекта, в которую будут заложены дополнительные риски. В нашем примере это «Миграция данных».
- В поле Метод расчета выбрать Процентный.
- Выставить значение 50 в поле Проценты.
- В поле Периодичность выбрать значение Месяц.
- В качестве Расчетной базы выбрать Себестоимость труда.
- Снять галочку напротив параметра Вся задача и задать вручную даты начала и окончания действия правила.
Таким образом можно заложить в проект риски, чтобы заранее скорректировать себестоимость труда или цену контракта на этапе его заключения.
Мы недавно рассказывали об оборотном капитале — новом отчете в Timetta. Напомним, что оборотный капитал в Timetta рассчитывается по упрощенной формуле: как разница между суммой обязательств и суммой оплаты. Если оставить за скобками экономическую теорию предприятия, то этот отчет фактически показывает сумму дебиторской задолженности по проекту.
С помощью новой функции периодических затрат можно рассчитать процент потерь на использование оборотного капитала.
- Нужно завести новый тип затрат, например, Процент за использование ОК.
- Выбрать главную задачу проекта, поскольку оборотный капитал считается по всей стоимости проекта.
- В поле Метод расчета выбрать Процентный.
- В поле Проценты указать ту сумму, которую компания теряет при заморозке оборотных средств в форме дебиторской задолженности. Самые очевидные потери — это потери из-за инфляции.
- В поле Периодичность выбрать значение Месяц.
- В качестве Расчетной базы указать Оборотный капитал.
- Период действия можно оставить без изменений.
В нашем примере мы заложили в стоимость проекта потери из-за инфляции, которые неизбежно возникают по мере роста дебиторской задолженности. Логика здесь простая: если бы клиент заплатил деньги по контракту сразу, то они не успели бы обесцениться на какой-то процент. Следовательно, часть денег компания потеряла. Мы рассказывали об этом подробно в статье о рентабельности проектов.
Мы перечислили только самые очевидные способы, как можно использовать функцию периодических затрат. На самом деле этих способов гораздо больше. Надеемся, что новая функция будет полезной.
Мы не успели рассказать о версионировании правил, строках периодических затрат в P& L-отчетах и многом другом. Это мы сделаем уже ближе к релизу или после него.