Закрытие отчетного периода для компаний из сектора профессиональных услуг, без преувеличения можно назвать «моментом истины». Финансовый отчет за период показывает, насколько эффективно работают команды проектов. От оперативности и точности данных в отчете зависит качество управленческих решений. Теперь Timetta помогает рассчитывать экономику проектов по стандарту US GAAP. Этот подход отличается от принятого в РФ и СНГ, но благодаря ему можно вести более строгий финансовый и управленческий учет.
Кому и зачем нужны новые «Финансы»
В России до недавнего времени работало множество организаций, которые вели управленческий учет по стандарту US GAAP. Как правило, это международные компании — консалтинг, аудиторы, юристы, ИТ-интеграция и разработчики ПО. Timetta прекрасно справлялась с задачей сбора первичных данных, но управленческий и финансовый отчеты готовили в других системах — SAP FI, Oracle Hyperion, Microsoft Dynamics и др. Из-за санкций пользоваться подобными сервисами в России стало сложно. Поэтому международные компании с представительствами в России начали активно искать им замену. Перед ними встала задача найти решение, в котором можно совместить оперативные данные и строгую финансовую отчетность. В ответ на такой запрос мы в Timetta создали новый модуль «Финансы».
В чем особенность учета по US GAAP
Основная цель автоматизации для компаний из сектора профессиональных услуг — управление рентабельностью проектов, прежде всего, за счет контроля ключевых показателей со стороны менеджмента. В Timetta можно создавать P& L на основании оперативных данных — согласованных таймшитов, заявок на затраты и отраженной выручки. Такой подход нравится большинству компаний из-за его удобства и практичности. Ведь любые изменения в работе моментально отражаются в отчетах.
Для компаний, которые составляют отчеты по стандарту US GAAP, в описанном подходе есть два минуса.
Во-первых, трудно получать точную информацию при закрытии периода, если существует постоянная связь с первичными данными. Дело в том, что оперативные показатели, собранные в Timetta, должны быть неизменными при подведении итогов отчетного месяца или иного временного отрезка. Но бывают случаи, когда уже после закрытия периода в исходные данные вносятся изменения. Например, несколько таймшитов заполнены неправильно или не была учтена какая-то статья расходов. В таких случаях приходится повторно согласовывать отчет задним числом. Для компаний, работающих в парадигме US GAAP, изменения данных в подобных ситуациях недопустимы. Поэтому теперь в Timetta можно изолировать финансовый отчет от оперативной информации по проектам.
Во-вторых, компании, работающие по US GAAP, учитывают выручку методом освоенного объема. Когда в отчетном периоде команда выполнила определенную часть проекта, на основании ее себестоимости рассчитывают прогнозируемую выручку. Оценка экономики каждого этапа получается быстрее, не нужно ждать согласования закрывающих документов или иного события, позволяющего признать выручку.
Как работать с модулем «Финансы»
Когда в компании настает момент закрытия отчетного периода, сотрудники, ответственные за подготовку управленческого отчета, проверяют первичные данные по проектам на корректность. Далее финансовый менеджер выполняет признание финансовых операций. В этот момент данные за период «изолируются» в системе, и теперь в них может вносить изменения только финансовый менеджер. Затем период закрывается. Финансовый отчет оказывается изолированным от оперативных данных и остается неизменным. Если же от момента «изоляции» этих показателей до согласования отчета всеми стейкхолдерами, показатели проектов изменились, они будут учтены в следующем отчетном периоде.
Это классический подход к управленческому учету в западных компаниях. Для его реализации и отражения финансовых данных потребовалось добавить отдельный P& L. В нем показатели могут формироваться, в том числе, методом освоенного объема.
Как происходит признание отчета
- Сбор показателей. По окончании отчетного периода сотрудникам отводится несколько дней, чтобы закрыть все «хвосты» и внести данные в таймшиты.
- Закрытие периода. Финансовый менеджер после проверки оперативных показателей и возможной корректировки операций по проектам совершает признания и закрывает учетный период.
- Результат. Готовый P& L на основе признанных операций отправляется менеджменту компании.
Что дают новые «Финансы»
Такой подход позволяет международным компаниям, продолжающим работать в России, сохранить привычный процесс формирования управленческих и финансовых отчетов. С одной стороны, показатели проектов видно в режиме real-time, чтобы команды проектов своевременно принимали решения. С другой — исключена ситуация, когда финансовый менеджер работает с, постоянно меняющимися, «живыми» данными. «Финансы» от Timetta обеспечат разумный баланс между точностью экономической информации и оперативностью ее получения.