Жизненный цикл управления проектом состоит из нескольких стадий. Четкое понимание этих стадий позволяет менеджерам и руководителям эффективно контролировать проекты. Чтобы получить положительный финансовый результат, важно на каждой стадии рассмотреть несколько сценариев развития событий и выбрать оптимальный путь реализации проекта. В этой статье разберем как устроены версии проектов в Timetta.
Типовой процесс управления проектом
Процесс управления проектом можно условно разделить на четыре стадии:
Прайсинг. Как правило, на этапе прайсинга делается оценка стоимости проекта. Далее эта оценка согласовывается внутри компании с профильными службами, например, финансовой службой или исполнительным менеджментом. И в конце проект утверждается клиентом.
Планирование проекта. После согласования проекта клиентом, менеджменту нужно рассчитать точную стоимость проекта и «встроить» новый проект в план бронирования компании. На этом этапе фиксируются плановые показатели по проекту, которые послужат основой для формирования P& L.
Форекастинг. Если проект длительный, эта стадия эпизодически повторяется. По мере реализации проекта необходимо поддерживать все показатели по проекту в актуальной состоянии, чтобы исполнительный менеджмент мог своевременно получать прогноз по каждому проекту, а команда проекта могла принимать правильные решения.
Подведение итогов. На этой стадии важно сравнить плановые показатели с фактическими и в зависимости от результатов, зафиксировать прибыль или убыток по проекту.
Так устроено реальное управление проектами в любой компании, конечно же какие-то фазы могут быть пропущены. Между тем, полноценное управление проектами выглядит именно так.
Предпосылки версионирования проекта
Проект в Timetta включает в себя две составляющие:
- Основные свойства проекта. Наименование, клиент, менеджер проекта, базовые сроки и т. д.
- Версионируемая часть. Это то, что может меняться по ходу реализации проекта. Команда проекта, задачи, роли и все оценки проекту: себестоимость труда, затраты, выручка и биллинг.
Прайсинг — это первоначальный план проекта и таких планов в рамках одного проекта может быть множество. И каждый из этих планов может утверждаться, как с клиентом, так и внутри компании. Также не стоит забывать, что в рамках подготовки предложения для клиента, может быть сценарий, при котором рассчитывается несколько вариантов реализации проекта.
Далее на стадии планирования проекта необходимо зафиксировать одну из версий в качестве базового плана. Базовый план будет являться основой плановых показателей в P& L. Как правило, в качестве базового плана используется этапы контракта прописанные в договоре. По ходу изменения проекта нужно иметь возможность в любой момент сделать «слепок» проекта, для того, чтобы проанализировать каждое управленческое решение в разрезе сроков или задач.
На стадии форекастинга менеджеру проектов важно контролировать бюджет проекта и оставшийся объем работ. Своевременно обновлять оценку по проекту и при необходимости согласовывать изменения с клиентом или внутри компании.
На стадии подведения итогов необходимо найти актуальный план проекта и сравнить его с фактическими показателями. И на основе этой оценки можно зафиксировать прибыль или убыток по проекту. Далее, в зависимости от результатов работы, рассчитывается премия команды проекта.
На каждой из стадий версионируемая часть может изменяться и это потребует согласования как внутри компании, так и с клиентом. Это сподвигло нас внедрить версионирование проектов в Timetta.
Новые возможности в Timetta
Поддержка версионирования включает в себя:
- Логика создания новых версий. В системе поддерживается создание новых версий на основании исходного проекта, либо любой другой версии проекта.
- Интерфейс для взаимодействия менеджера проекта, финансового контролера и исполнительного менеджмента с версиями проектов.
- Жизненный цикл версии проекта.
Жизненный цикл версии проекта
Благодаря этому в системе организовано базовое взаимодействие между участниками процесса. Появилась возможность разграничения прав доступа на работу с различными версиями проекта. Создавать версию проекта может менеджер проекта, а согласовывать её может другой сотрудник, выполняющий соответствующую роль. Например, это может быть сотрудник финансового департамента.
Версии проектов в Timetta
Подробнее об управлении версиями проектов можно почитать в базе знаний Timetta.
Преимущества версионирования проектов
Сокращение рутинных операций и затрат на планирование проектов — одна из основных целей использования Timetta. Зачастую менеджеры проектов планируют работы в Excel, ведь там можно создать несколько копий проекта и «поиграться» с показателями, подбирая наиболее оптимальный сценарий развития проекта.
Теперь пользователи Timetta могут создавать множество версий проекта на любой из стадий жизненного цикла. Это позволит не использовать сторонние инструменты для подбора оптимального решения, что сократит затраты на планирование проектов.
С помощью механизма согласования сотрудники финансовых подразделений смогут контролировать базовые планы проектов и как следствие, плановые рентабельности каждого проекта.
Для исполнительного менеджмента компаний будет полезным инструмент прогноза по проектам, это позволит осуществлять ритмичный контроль за эффективностью каждого проекта.
Что дальше?
Одним из направлений развития Timetta в этой области является внедрение полноценного воркфлоу. Благодаря этому можно будет организовать полноценное взаимодействие между командами проектов, финансовой службы и исполнительного менеджмента компании в части согласования и утверждения версий проектов.
Будет развиваться архивирование проектов. Архивированный проект — это специфическая версия проекта, которая кроме плановых показателей содержит не редактируемый «слепок» фактических данных. Это позволит собирать и хранить достоверные данные по проектам.
Кроме этого, планируется развитие функционала запросов на изменения версий проектов. Этот функционал будет полезен для объединения нескольких проектов, например, когда заказчику нужно оценить стоимость и добавить в текущий проект дополнительные работы.
В будущем можно будет ставить задачи на согласование версий проекта пользователям системы, что позволит организовать полноценное взаимодействие всех стейкхолдеров внутри компании.