Мы пересмотрели подход к финансовому учету — P& L стал проще, но информативнее. Теперь менеджеры проектов могут оценить актуальный статус одним взглядом, при этом понятно, как рассчитывается каждая конкретная цифра.
Рассказываем, что изменилось и как этим пользоваться.
Как раньше выглядел финансовый отчет
Финансовый отчет Timetta показывает плановые, фактические и прогнозные данные по статьям (выручка, себестоимость и другие затраты по проекту), плюс есть разбивка по времени (месяцы, кварталы и годы).
Раньше бюджет и журнал финансовых операций были изолированы друг от друга: чтобы признать фактические данные, приходилось регулярно совершать «операции признания». Такой подход давал гибкость, но был сложным для восприятия. Мы искали способ упростить финансовый отчет без потери информативности.
Как финансовый отчет выглядит теперь
Заходим во вкладку «Фин. отчет» в приложении «Проекты». Видим, что внешне он почти не изменился (разве что добавилась кнопка скачивания в формате Excel). Основные изменения — в оперативности обновления данных и возможности посмотреть, из чего складывается каждый показатель.
Экспорт фин.отчета в Excel
Теперь значения, которые отражают факт (пока не план или прогноз) — это ссылки на детальный отчет. Нажимая на них, вы проваливаетесь в подробную аналитику.
Функция drill-down в Timetta
Как это работает
Детализация финансового отчета появилась благодаря прямой связи с первичными данными в системе — теперь отчет собирается «на лету». Так, данные по согласованным таймшитам сразу попадают в фактические данные по себестоимости. Посмотрим, как собираются данные по каждой строке «Себестоимость труда», «Затраты» и «Выручка».
Себестоимость труда
Заходим во вкладку «Рерурсный план», где отражается рабочее время сотрудников. Мы добавили вкладку «Базовый план». Теперь при изменениях по ходу проекта можно сохранить «Текущую оценку» как «Базовый план». «Базовый план» — основа, «Текущая оценка» — изменчивые данные, которые сравниваются с базой. При обновлении «Текущей оценки» новые данные попадают в «Фин. отчет» в колонку «Прогноз».
Себестоимость труда в Timetta
Итого в «Фин. отчете» в строках затраты на «Себестоимость труда»: «План» — это «Базовый план», «Факт» — часы по согласованным таймшитам, «Прогноз» — это «Текущая оценка».
Затраты
Теперь смотрим во вкладку «План затрат», где отражаются прямые финансовые затраты (командировочные, расходы на субподрядчиков и прочее). Чтобы данные о фактических затратах отразились в общем отчете, нужно создать и согласовать заявку.
Заявки — довольно мощный механизм. С их помощью можно вносить затраты на проекты по разным типам, прикладывать закрывающие документы и выполнять согласование. Однако если полноценный процесс учета затрат не требуется, можно создать заявку прямо из проекта, и эти данные попадут в общий отчет.
План затрат в Timetta
Итого в «Фин. отчете» в строках затрат: в колонке «План» — изначально запланированные затраты по проекту, «Факт» — согласованные заявки на затраты, «Прогноз» рассчитывается по логике — фактические согласованные затраты до текущей даты + оставшийся план.
Выручка
И наконец, планирование и отражение фактической выручки. Для неё мы также добавили новый интерфейс. Заходим во вкладку «Выручка». Каждая строка здесь представляет собой ожидаемое начисление по проекту, у которого есть прогнозная дата (заполняем, если понимаем, что даты сдвигаются) и фактическая (чаще — это дата акта). Также указываются две суммы — плановая и фактическая, таким образом можно зафиксировать отклонение от плана.
Выручка в Timetta
Права на заполнение выручки можно делегировать менеджеру проекта, финансовому менеджеру или настроить интеграцию с финансово-учетной системой. Плановые, фактические и прогнозные данные по выручке также попадают в «Фин. Отчет».
Итого
Так, теперь данные в P& L отражаются оперативнее. Ранее требовалось признание выручки и затрат, теперь же все отчеты собираются на лету, по мере согласования таймшитов, затрат или корректировки планов.
Плюс показатели в P& L напрямую связаны с исходными данными и появилась функция drill-down — можно посмотреть, из чего складывается каждый показатель.
Надеемся, текущие обновления пригодятся в вашей работе! Будем рады ответить на вопросы по обновлениям и по работе с Timetta в целом.