О компании
Func — digital-агенство. Компания создает интерфейсы, веб-сервисы и мобильные приложения, используя традиционную разработку и no-code. Вместе с постоянными партнёрами в студии работает более 50 человек.
Задача
Мы оцениваем все проекты студии по трудозатратам — команды используют разные системы, но везде есть оценка каждой задачи в часах. Мы искали простой способ учитывать время сотрудников и планировать затраты по проектам.
До Timetta
Как многие IT-команды, мы используем систему ведения проектов и сейчас это ActiveCollab. Чтобы посчитать рентабельность проектов, мы выгружали часы, собирали данные из других трекеров, сводили всё это в Excel, добавляли ставки себестоимости, выручку, прямые и косвенные затраты. Это был сложный путь, который отнимал время и позволял видеть только фактические данные. Сложно было делать прогноз.
На основе Excel-таблицы мы попробовали разработать собственное решение, на разработку которого ушёл год. К сожалению, оказалось, что здесь нужен не только прямой функционал, но и методология, которой у нас не было. Попробовав несколько решений от российских и зарубежных разработчиков, мы остановились на Timetta.
Внедрение Timetta
Мы выбрали Timetta по двум основными причинам:
- Это готовое решение, его не нужно дорабатывать. Некоторые сервисы дают нужный функционал, но требуется доработка системы, а это дополнительные ресурсы и время. После года собственной разработки, мы были к этому не готовы.
- Timetta позволяет вместо часов анализировать сразу деньги и все показатели, связанные с ними (рентабельность, выручку, расходы и т. д.). До этого мы сначала сводили таблицы со временем и на их основе считали деньги. Мы не думали, что можно по-другому.
Мы перенесли проекты в Timetta за две недели, а на то, чтобы команды привыкли к новой системе, ушло около месяца. Сопротивление новому — нормальная реакция в такой ситуации. Задача по внедрению главным образом легла на проджектов и для них это была дополнительная нагрузка на какой-то период — приходилось вносить данные два раза: и в Timetta, и в Active Collab. Это того стоило: спустя месяц сопротивление поутихло, и все стали заполнять таймшиты.
Результаты
Благодаря Timetta мы привели управленческий учёт в порядок. Хочется отдельно отметить методологическую проработанность решения (наши менеджеры проектов переняли управленческие практики, описанные в системе) и клиентскую службу Timetta, которая, не жалея сил, объясняла все тонкости работы.
- Сейчас каждый сотрудник Func разносит коммерческие и некоммерческие часы между проектами в Timetta.
- Проджекты планируют проекты сразу в деньгах — мы видим себестоимость, контролируем получение выручки и мониторим прямые расходы по проектам (рентабельность проектов — основной KPI у менеджеров проектов, для нас это важно).
- Данные не приходится сводить и согласовывать, менеджеры могут проверить рентабельность проекта в любой момент с помощью стандартного функционала.
- С помощью отчётов мы ежемесячно готовим срез по всем проектам, анализируем плановые и фактические показатели по выручке и затратам, оцениваем работу по часам.
- Также в Timetta мы готовили годовой отчёт в 2021 году.