Российский ИТ-интегратор. Компания занимается заказной разработкой программного обеспечения, автоматизацией бизнес-процессов и ИТ-интеграцией, а также оказывает консалтинговые услуги. Отдельным направлением деятельности компании является разработка собственных продуктов. В компании работает более 200 человек. Офисы компании открыты в четырех российских городах — Москве, Воронеже, Астрахани и Калуге, так же действует зарубежный офис в Дубай.
По опыту руководители Digital Spirit понимали, что для качественного управления финансами необходимо наладить проектный учёт. Цель учёта — понимать, сколько компания тратит и зарабатывает денег при реализации проектов. Для достижения этой цели необходимо было фиксировать отработанное время сотрудников и прямые затраты на проекты.
«Когда мы создавали новую компанию, возник вопрос, как мы будем отслеживать нашу деятельность. Наша деятельность в первую очередь проектная, и по опыту работы в других компаниях мы прекрасно понимали: чтобы качественно управлять финансами внутри компании, нужно понимать, куда и что уходит».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Digital Spirit рассматривала несколько вариантов для автоматизации управленческого учёта: написать собственную систему или найти готовое решение. В пользу первого варианта говорил то, что у компании было свое видение бизнес-процессов, к тому же имелся опыт разработки похожих решений. Однако после небольшого тестирования Timetta стало понятно, что использовать готовое решение дешевле и рациональней, так как это позволит сосредоточить ресурсы на коммерческих проектах компании.
«В 2019 году случайно нашли в интернете WorkPoint (прежнее название Timetta), посмотрели базовый функционал, поняли, что он закроет все вопросы и проблемы, которые у нас есть, и собственно все. Связались с Timetta, получили демодоступ, завели проекты, решили, что да —подходит, и стали использовать.».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Timetta отвечала предложенным бизнес-требованиям и хорошо ложилась на бизнес-процессы, которые выстраивала компания. Система позволяла вести учёт рабочего времени и использовать полученные данные для анализа рентабельности проектов. Timetta размещалась в облаке, поэтому в ней могли работать сразу все сотрудники компании из разных офисов, расположенных в других российских городах.
Внедрение не вызвало больших проблем. Руководители и линейный персонал понимали, зачем компании нужен учёт рабочего времени.
«Изначально компанию создавала команда единомышленников из 15 человек, у которых не возникало вопросов, зачем компании нужен учёт рабочего времени. Все понимали, что это нужно и для чего. Если даже не очень понимали, то соглашались с общим решением. В этом у нас вообще не было никаких проблем».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Timetta поддерживала большую часть процессов, связанных с учётом, поэтому в самой компании не нужно было ничего радикально менять. Основное время заняла настройка OData для передачи данных в Excel, чтобы готовить финансовую отчётность в удобном для руководства виде.
«Timetta мы используем как систему сбора первичной информации, а полный финансовый результат мы получаем в Excel через OData-выгрузку. Пока мы её не сделали и не настроили, чтобы все это автоматически собиралось и считалось, были определенные сложности. Сейчас всё работает. Есть небольшие нюансы, но их нельзя назвать проблемами».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Digital Spirit с помощью Timetta собирает данные первичного финансового учёта, а также занимается развитием проектных команд. Основной инструмент учёта рабочего времени в Timetta — это таймшиты, которые регулярно заполняет линейный персонал. Каждый сотрудник указывает в таймшите, сколько рабочих часов он потратил на задачу проекта. Эти данные затем попадают в отчёты для оценки рентабельности как проектов, так и бизнеса в целом.
«Мы осуществляем оперативный контроль бюджетов на основе данных Timetta. В том числе для этого мы используем механизм бронирования. Раньше мы его не использовали, так как у нас не было подразделения, которое поддерживало бы управление ресурсами, а просто заводили планы по ресурсам, чтобы понимать, какая у проекта будет себестоимость. Дальше уже смотрим по факту, сколько денег потратили».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Digital Spirit используют инструменты ресурсного планирования в Timetta. Компания настроила процесс бронирования ресурсов и самостоятельно реализовала механизм контроля загрузки сотрудников.
«Мы с этого года начали использовать инструментами ресурсного планирования, чтобы отслеживать загрузку сотрудников, Начали заводить заявки на бронирование. Мы решили пойти по сложному пути — настроить процесс бронирования ресурсов через заявки. Написали механизм, который через API выгружает данные из заявок и оповещает раз в сутки о незагруженных сотрудниках».
Данила Сыкулев
технический директор в Digital Spirit
Кроме того, Digital Spirit использует Timetta для внешнего найма. В том случае если не удается выполнить запрос на подбор универсального ресурса, заявка поступает в отдел кадров.
Digital Spirit используют Timetta практически с самого открытия компании в качестве инструмента автоматизации внутренних бизнес-процессов.
«У нас были готовые процессы в головах, и мы думали, как сможем использовать этот инструмент для их поддержания. Мы начали использовать Timetta с начала деятельности компании, понимая, что нам нужно, как и какие процессы автоматизировать. Мы нашли достаточно удобное решение, которое закрывает 80% наших потребностей. Остальное мы без особых затрат автоматизировали своими силами благодаря удобному интерфейсу выгрузки данных».
Александр Захаркин
директор по операциям в Digital Spirit
Timetta обеспечивает первичный сбор данных, которые компании использует для оценки себестоимости проектов и контроля бюджетов. Данные из Timetta используются при расчете с клиентами и анализе финансового состояния организации в целом. Timetta помогает понять, насколько в целом рентабелен бизнес компании с учетом действующих проектов и общей совокупности затрат.
Digital Spirit планирует и дальше использовать Timetta, осваивая новые функции системы для оптимизации своих внутренних процессов. Компания активно осваивает инструменты планирования и подбора ресурсов, чтобы развивать проектные команды и повышать эффективность персонала.