Цель проектного офиса — повысить способность компании выполнять проекты с запланированным бизнес-результатом. Кроме того, проектный офис должен обеспечивать постоянное улучшение или как минимум стабильность ключевых показателей: рентабельности, выручки и доли проектов, завершённых вовремя.
В статье разберём, какие задачи должен решать проектный офис, чтобы достигать бизнес-целей организации. Также рассмотрим типовые проблемы, с которыми часто сталкиваются руководители проектных офисов в крупных компаниях.
Формировать единую картину по проектам
Основная задача проектного офиса — собирать информацию обо всех проектах организации и представлять её руководству в понятных и сопоставимых отчётах. Это позволяет быстро принимать стратегические и оперативные решения на основе достоверных данных.
Проектный офис — это озеро, в которое стекаются данные о проектах со всей организации. Однако эта информация часто хранится в разных источниках. Проект может существовать в виде таблицы Excel и переписки в корпоративной почте. Хуже всего, если информация о нём находится только в голове руководителя.
Когда у проекта много источников данных, составить полную картину по нему сложно, а по всему портфелю — практически невозможно. Пока проектный офис соберёт необходимые сведения, ситуация успеет измениться несколько раз.
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Проекты ведутся в разных системах и файлах | Вести все проекты в единой корпоративной системе |
| Руководители используют разные правила планирования | Установить единые требования к структуре проектов, показателям и статусам |
| Данные обновляются нерегулярно | Определить порядок и периодичность актуализации информации |
| Одинаковые данные приходится собирать вручную | Автоматизировать сбор и консолидацию проектной отчётности |
| Проекты сложно сопоставить между собой | Использовать единый набор показателей |
| Отчётность устаревает до представления руководству | Формировать отчёты на основе актуальных данных |
Решить эти проблемы помогают единые правила сбора и хранения проектных данных. Вся информация должна поступать в один источник. Как правило, эту роль выполняет корпоративная система управления проектами.
В Timetta проекты можно объединять в портфели и оценивать их сводные показатели.
В Timetta документы, показатели, планы работ и задачи отдельных участников команды хранятся в одном месте и в структурированном виде. Руководитель может в любой момент посмотреть, например, выручку портфеля, а затем перейти к себестоимости конкретной работы внутри отдельного проекта.
Стандартизировать управление проектами
Каждый проект уникален, но в любом проекте есть много повторяющихся элементов. Например, процедуры планирования и подготовки отчётности могут не меняться от проекта к проекту. Такие процедуры имеет смысл выявлять и стандартизировать. Это позволяет организации накапливать опыт, учиться на собственных ошибках и тиражировать успешные практики отдельных руководителей.
О низком уровне стандартизации проектного управления говорят следующие признаки:
- проекты ведутся по разным правилам;
- используются разные структуры планов и наборы показателей;
- роли и зоны ответственности определяются по-разному;
- успешный опыт не передаётся другим руководителям;
- завершённые проекты не используются для улучшения новых;
- единые нормативы сроков и трудозатрат не накапливаются.
Без стандартизации управление проектами становится менее предсказуемым. Компания вынуждена каждый раз начинать практически с нуля. Если проект достаточно крупный, это сравнимо с созданием нового предприятия.
Стандартизировать управление проектами проще, когда типовые данные и процессы переносятся в единую систему. В ней можно посмотреть, как компания реализовывала похожие проекты, и зафиксировать их структуру в виде шаблонов или моделей.
В Timetta можно создавать типовые модели проектов с заданным набором этапов и контрольными точками. Это позволяет запускать схожие проекты по отлаженной схеме и не тратить время на повторение формальных процедур.
Управлять загрузкой подразделений
Организация, которая не управляет загрузкой системно, часто сталкивается с ситуацией, когда одни сотрудники простаивают, а другие перегружены работой.
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Потребности проектов в ресурсах не сведены в единый план | Объединить данные по всем проектам в общем плане загрузки |
| Действующие и перспективные проекты анализируются отдельно | Учитывать текущие и будущие проекты по единой модели |
| Нет общего графика загрузки по периодам | Формировать плановую и фактическую загрузку в общем календаре |
| Не учитывается доступная ёмкость подразделений и проектных ролей | Сопоставлять потребности проектов с доступностью, ролями, грейдами и компетенциями сотрудников |
| Перегрузки обнаруживаются слишком поздно | Настроить раннее выявление дефицита и избытка ресурсов |
| Решения о найме и субподряде принимаются вне общей картины | Принимать кадровые решения на основе прогнозной загрузки |
Для управления загрузкой нужна система, которая позволяет сопоставить расписание проектов с потребностью в ресурсах. Сами ресурсы должны быть описаны по типовой модели.
В организациях, оказывающих профессиональные услуги, такая модель обычно включает компетенции, роли, грейды, фактическую доступность и ёмкость сотрудников. В этом случае график плановой и фактической загрузки будет учитывать реальные возможности и потребности компании.
Пример календаря загрузки в Timetta.
Timetta позволяет вести учёт ресурсов организации и системно управлять загрузкой персонала в специальном приложении Timetta Resources. В нём можно бронировать сотрудников с учётом реального расписания проектов компании.
Контролировать сроки
Проектный график не высечен в камне. Сроки отдельных этапов могут сдвигаться, а работы — отставать от графика или опережать его. Проектному офису важно контролировать эти изменения, поскольку от них зависят отношения с заказчиком и результаты проекта.
| Проблема | Как предотвратить | Что делать |
|---|---|---|
| Непонятно, насколько проект отклонился от исходного плана | Зафиксировать базовый план проекта | Пересмотреть очерёдность работ |
| Промежуточные задержки остаются незамеченными | Поддерживать актуальный прогнозный план | Перераспределить ресурсы |
| Невозможно заранее оценить влияние задержки на другие проекты | Сравнивать фактические сроки с плановыми | Привлечь дополнительных исполнителей |
| Переговоры с заказчиком начинаются слишком поздно | Контролировать критические отклонения | Скорректировать объём работ |
| Ответственные узнают об отклонениях с опозданием | Настроить автоматические уведомления | Согласовать новые сроки с заказчиком |
| Непонятно, какие работы влияют на конечный срок | Определить критические работы и ответственных исполнителей | Ускорить выполнение критических работ |
Для контроля сроков нужен базовый план. Он помогает вовремя выявлять отклонения в ходе реализации проекта. Проектная дирекция может определить, кто отвечает за задержавшийся участок, какие ресурсы на него назначены и что необходимо сделать для восстановления графика.
Сводка по контрольным точкам в Timetta. Цветовые индикаторы КТч указывают на состояние и отставание от плановых сроков.
Timetta позволяет управлять сроками проекта с помощью контрольных точек — событий внутри проекта с плановой и фактической датами завершения. По степени отклонения от плановой даты прохождения контрольной точки можно судить о ходе проекта в целом. Это особенно важно для крупных проектов, в которых множество работ выполняется параллельно.
Координировать участников
Важно, чтобы все участники проекта работали в едином информационном пространстве и могли соотносить свои действия с работой других членов команды.
Проблема заключается в том, что каждый участник видит только свою область проекта. Руководителя проекта в конкретный момент могут интересовать сроки, финансового директора — выручка, а исполнителей — конкретные задания. При этом информация, которой располагает один участник, часто необходима другим.
Проектная дирекция должна выстроить взаимодействие между участниками с учётом их ролей. Должно быть понятно, кто отвечает за сроки, ресурсы, финансы и выполнение конкретных работ.
Так участники проекта будут получать необходимую информацию, не размывая зоны ответственности друг друга. Лучше всего, когда в организации действует сквозной процесс, который регламентирует взаимодействие участников на всех этапах проекта.
| Проблема координации | Как исправить |
|---|---|
| Участники проекта работают в разных системах и не видят действий друг друга | Перевести работу в единое информационное пространство |
| Руководитель проекта не знает реальных возможностей подразделения | Внедрить процесс подбора исполнителей в команду проекта |
| Задачи передаются через почту, таблицы и устные поручения | Формировать задания в системе по единым правилам |
| Сотрудники получают противоречивые поручения от разных руководителей | Установить единый порядок постановки и приоритизации задач |
| Ответственность за сроки, ресурсы и результат размыта | Закрепить зоны ответственности по ролям |
| Сложно связать работу с фактическим результатом | Ввести процедуру приёмки работ |
Timetta помогает координировать участников проектных команд в рамках сквозного бизнес-процесса — от оценки проекта до финансового результата. Система управляет доступом к информации согласно ролевой модели. Каждый член команды видит свою область проекта, при этом все данные хранятся в одном месте и автоматически передаются другим участникам по установленным правилам.
Контролировать трудозатраты
Трудозатраты напрямую определяют себестоимость проекта, поэтому их контроль — основа финансового управления.
При этом учитывать время нужно детально, в привязке к конкретным работам. Если анализировать трудозатраты только на уровне организации, подразделений или проекта в целом, невозможно понять, какие задачи стали причиной роста себестоимости.
Важно также разделять оплачиваемое и неоплачиваемое время. Сотрудник может тратить часы на совещания, обучение, командировки и другие задачи, которые напрямую не связаны с выполнением оплачиваемых проектных работ.
Основа контроля трудозатрат — план-фактный анализ. На этапе планирования организация оценивает продолжительность работ в часах, а в ходе проекта сотрудники фиксируют фактически затраченное время с помощью таймшитов.
Так проектный офис может сравнивать плановые и фактические трудозатраты, находить причины перерасхода и формировать прозрачную экономику проекта. На уровне всей организации это позволяет отделять коммерческую утилизацию сотрудников от некоммерческой.
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Трудозатраты учитываются только на уровне проекта | Детализировать учёт до конкретных работ и задач |
| Причины роста себестоимости неизвестны | Сравнивать плановые и фактические часы по каждой работе |
| Оплачиваемое и неоплачиваемое время смешиваются | Разделять коммерческую и некоммерческую утилизацию |
| Время на совещания, обучение и командировки относят на проект | Учитывать такие затраты в отдельных категориях |
| Перерасход обнаруживается слишком поздно | Регулярно проводить план-фактный анализ в ходе проекта |
| Сотрудники не фиксируют фактическое время | Использовать таймшиты и установить единые правила их заполнения |
P&L в Timetta показывает себестоимость работ.
Timetta выросла из PSA-системы, поэтому изначально связывает проекты, трудозатраты и деньги. Себестоимость и другие финансовые показатели доступны в удобном P&L-отчёте с детализацией до конкретной работы.
Анализировать и постоянно улучшать результаты
Системное управление проектами позволяет накапливать данные о фактических сроках, трудозатратах, отклонениях и результатах. Эта информация становится основой для постоянного улучшения проектного управления.
На данных завершённых проектов можно уточнять нормативы и структуру работ, точнее оценивать сроки и ресурсы, конкретизировать требования и учитывать типовые риски. Чем больше качественных данных накоплено, тем точнее организация может оценивать свои возможности при реализации следующих проектов.
Способность не просто доводить проекты до конца, а использовать полученный опыт для улучшения следующих проектов — один из признаков эффективной организации.
Главную роль в накоплении таких данных играют системы управления проектами. Сотрудники приходят и уходят, унося с собой часть опыта, а данные остаются в организации и со временем становятся её ценным активом.
Заключение
Большую часть ключевых задач проектного офиса можно решить с помощью комплексной системы управления проектами. Она объединяет в едином информационном пространстве руководителей и проектные команды, а также связанные с проектами данные и процессы.
Такая система позволяет накапливать информацию, которая помогает командам работать эффективнее, а руководителям — получать точные данные для принятия решений.
По пути цифровизации пошло руководство проектного офиса «Газпром ЦПС» Компания использует Timetta для управления портфелем проектов. Система помогает связать отдельные процессы в единый контур и сделать проектное управление более прозрачным и системным.
