Автобиллинг — это новая функция в Timetta Project для планирования счетов и приема оплаты по ним. Автобиллинг упрощает работу при планировании входящих денежных потоков и будет особенно полезен тем компаниям, которые ведут длительные проекты и придерживаются определённого расписания при выставлении счетов. С выходом обновления менеджеры проектов будут быстрее и практически без ошибок планировать расписания выставления счетов и приема оплаты по ним на длительные периоды.
Функция автобиллинга — это один из обещанных пунктов в дорожной карте развития Timetta на 2024 год. Вы можете ознакомиться с ней, если пропустили.
Ниже мы на примерах разберем, как работает новая функция.
Чтобы включить новую функцию, нужно в карточке проекта выбрать Свойства > Свойства проекта, открыть вкладку «Дополнительно» и перейти к разделу «Планирование биллинга».
По умолчанию во всех проектах установлен ручной способ планирования биллинга, при котором оценки счетов и оплат создаются менеджером вручную.
При автоматическом способе планирования биллинга система будет на основании оценок выручки формировать оценки счетов и оплат в проекте по заданным параметрам. На выбор даны три параметра:
- Отсрочка счета — промежуток времени между датой оценки выручки и автоматически созданной датой оценки счета в плане.
- Отсрочка платежа — промежуток времени между датой оценки счета и автоматический созданной датой оплаты.
- Периодичность выставления счета — промежуток времени для формирования единого счета на основе оценок счетов за указанный период. Подробнее расскажем об этом параметре чуть ниже на примере.
Давайте для начала разберем самый простой пример. Автоматически запланируем счета и оплату по ним с отсрочкой в 7 дней. Запланируем выручку по двум задачам на 23.01.2024.
В настройках автоматического биллинга укажем:
- в поле «Отсрочка счёта» — 7 дней.
- в поле «Отсрочка платежа» — 7 дней.
- в поле «Периодичность выставления счёта» пока оставим 0 мес.
В результате по каждой задаче у нас будет сформирована оценка биллинга с датой счёта на 30.01.2024 и датой оплаты на 06.02.2024.
В списке оценок биллинга у новых записей будет стоять отметка в колонке «Авто». Такие записи нельзя отредактировать вручную, но они будут автоматически обновляться, если изменятся оценки выручки за указанный период.
Возьмем тот же самый пример, только теперь мы будем каждый день начислять выручку в размере 3 000 рублей на все задачи с 23 по 28 января. Соответственно даты выставления счетов будут автоматически запланированы на период с 30 января по 4 февраля, а даты приема оплаты — с 6 по 11 февраля.
Как видно из примера, такой способ планирования не очень удобный, поскольку менеджеру придется ежедневно в течение недели рутинно контролировать процесс выставления счетов и приема оплаты.
Чтобы упростить процедуру биллинга, можно объединить все счета в один с помощью параметра «Периодичность выставления счёта».
Правила формирования счетов
- Общий счёт будет сформирован в конце заданного период.
- В общий счет войдут все суммы счетов за указанный период.
- Счета группируются по задачам, к которым относится выставляемая в них выручка.
- Отсчёт периодичности выставления ведётся от начала проекта.
Укажем периодичность выставления счетов в 1 месяц, вот что у нас получится.
Система автоматически сформировала для каждой задачи два счета, которые должны быть выставлены в конце января и февраля соответственно. При объединении счетов система также учитывает параметр отсрочки счетов, заданный при настройке автобиллинга.
Расскажем о некоторых тонкостях, с которыми можно столкнуться при использовании автоматического биллинга.
Пользователь даже при включенном автобиллинге может редактировать вручную оценки счетов и оплаты. Если вручную добавить счет, сумма которого будет больше запланированной выручки, то при начислении дополнительной выручки система не будет планировать новые счета до тех пор, пока сумма предыдущего счета не будет исчерпана полностью.
Например, мы запланировали выручку на главную задачу проекта в размере 15 000 рублей с периодом начисления с 15 по 17 января.
При этом мы запланировали вручную счет от 15 января на сумму в 20 000 рублей.
Мы можем добавить сверху еще выручку на 5000 рублей.
Оценка биллинга при этом не изменится.
Только после того, как мы в оценке выручки добавим к 20 000 рублям еще 5000 рублей, система автоматически сформирует новый счет.
Обратите внимание, что мы начисляли выручку и планировали счета на главную задачу проекта. Ради эксперимента запланируем выручку в размере 5000 рублей на отдельную подзадачу.
В этом случае система автоматически создаст еще один счет на 5000 рублей.
Это произошло потому, что система автобиллинга всегда генерирует оценки счетов и оплат по каждой задаче отдельно. Таким образом мы всегда можем планировать счета по отдельным видам работ.
Вот основные тонкости, которые касаются новой функции автоматического планирования биллинга. Сама функция станет доступна пользователям в ближайшем обновлении, в том числе и в бесплатной демоверсии Timetta.