Используют два метода: кассовый метод и метод начисления. Например, при завершении работ, по методу начисления признание выручки происходит при подписании акта, а по кассовому методу в момент зачисления денег на расчетный счет.
Метод начисления (Accrual Accounting) — метод учета и признания доходов и расходов, согласно которому результаты хозяйственных операций признаются по факту их совершения независимо от фактического времени поступления и выплаты денежных средств, связанных с ними.
Кассовый метод учета (Cash Accounting) — метод учета, при котором доход признается в день поступления средств на счета в банках и (или) в кассу организации либо поступления иного имущества (работ, услуг). Расходами признаются затраты по факту их оплаты.
Важно понимать, что учитывается не только выручка, но и затраты, например, себестоимость труда. Для расчета показателей нельзя смешивать два метода. Например, нельзя для расчета прибыли использовать выручку по кассовому методу и затраты по методу начисления.
Кассовый метод проще, но метод начисления точнее отражает реальную экономическую ситуацию. Несколько примеров:
Закрывается проект и необходимо посчитать рентабельность. Но клиент платит с отсрочкой и по кассовому методу придется ждать поступления средств, для выполнения расчета.
Проект длительный, но финансовые этапы не выделены. При закрытии года нужно рассчитать финансовые результаты — по кассовому методу это сделать будет невозможно.
Клиент оплачивает работы взаимозачетом. В таком случае движения денег нет и кассовый метод неприменим.
Кассовый метод применим для небольших компаний или простых моделей бизнеса. Метод начисления сложнее, однако более универсален.
Оценка/план/прогноз выручки по проекту — через календарь и список в карточке проекта. Даты оценки — это оценочные даты признания выручки.
Факт выручки по проекту — через акты.
Оценка/план/прогноз затрат по проекту — через календарь и список в карточке проекта. Даты оценки — это оценочные даты признания затрат.
Факт затрат — через заявки на затраты. Дата заявки — дата признания затрат, обычно совпадает с датой понесения.
Себестоимость — оценка/план/прогноз (через ресурсный план проекта) и факт (через таймшиты) привязаны к датам начисления (т.е. реального задействования трудового ресурса).
Финансовый отчет (P&L) — отражает экономику по методу начисления.
Учёт по кассовому методу:
Оценка/план/прогноз выставления счетов и получения оплаты — через календарь и список счетов и оплаты в карточке проекта.