Проекты можно найти в следующих списках:
Примечание
Доступность отдельных шагов процесса зависит от редакции Timetta.
На стадии планирования проект, как правило, находится в состоянии «Черновик». Цель этой стадии — запланировать проект: сформировать команду, список этапов и бюджет, а также забронировать ресурсы.
| Шаг | Справка | Примечание |
|---|---|---|
| Создание проекта | Создание проекта Свойства проекта |
Если проект создаётся для нового клиента, следует предварительно создать и заполнить свойства клиента. Подробнее — Клиенты. |
| Формирование команды проекта | Формирование команды проекта | Если на стадии планирования проекта неизвестно, какие конкретно исполнители будут участвовать в нём, в команду проекта можно добавлять Универсальные ресурсы. |
| Формирование списка этапов и работ проекта | Формирование списка работ проекта | Необязательный шаг: планировать трудозатраты и бюджет можно по проекту в целом, не декомпозируя его на этапы и работы. |
| Подготовка ресурсного плана проекта | Заполнение ресурсного плана проекта | Ресурсный план проекта предназначен для планирования трудозатрат по проекту в разрезе ресурсов, ролей, задач и календарных периодов. |
| Формирование рисков по проекту | Риски | Для просчёта потенциальных негативных и позитивных событий, способных повлиять на результат проекта, можно задать список рисков. Это позволит снизить потери и повысить управляемость. |
| Формирование контрольных точек по проекту | Управление по контрольным точкам | Один из возможных подходов ведения проекта, при котором переход от фазы к фазе происходит только после оценки результатов на контрольных точках. Задать их возможно заранее. |
| Формирование затрат по проекту | Оценка затрат | План затрат проекта — это планируемый бюджет затрат в разрезе Учётных статей, добавленных в Настройках. При планировании проекта необходимо внести информацию об учётных статьях, предусмотренных в контракте. |
| Формирование выручки проекта | Оценка выручки | Раздел Выручка на вкладке Выручка предназначен для учёта всех плановых и фактических поступлений выручки по проекту. |
| Планирование счетов и оплат по проекту | Оценка выставления счетов и получения оплат | Разделы Счета и Оплата на вкладке Выручка предназначены для учёта всех плановых и фактических сведений о счетах и оплате по проекту. |
| Сохранение и согласование базовой версии проекта | Создание версий проекта Слияние версий проекта |
После окончания первичного планирования необходимо создать и согласовать с клиентом базовую версию проекта для фиксации данных и последующего план-фактного сравнения. |
| Формирование запросов на ресурсы | Создание запроса на ресурс | Если в команде проекта есть универсальные ресурсы, по ним можно сформировать запросы на подбор и бронирование под проект подходящих исполнителей. Запросы обрабатываются Ресурсным менеджером. |
| Бронирование ресурсов на проект | Способы бронирования ресурсов | Если в команде проекта есть пользователи, следует забронировать их ёмкость под проект. |
После завершения стадии планирования проект следует перевести в состояние «В работе».
В ходе реализации проекта исполнители учитывают фактически затраченное на проект время с помощью заполнения таймшитов.
Заполненные таймшиты проходят процесс согласования, а на основе согласованных таймшитов рассчитывается и признается фактическая себестоимость проекта.
На стадии реализации Менеджер проекта выполняет ряд регулярных операций: согласовывает таймшиты, актуализирует ресурсный план и бронирование, следит за своевременным признанием фактической себестоимости.
| Операция | Справка | Примечание |
|---|---|---|
| Учёт фактических трудозатрат и себестоимости с помощью таймшитов | Заполнение таймшита | Таймшит — это регулярный отчёт о рабочем времени сотрудника за период. С помощью таймшита сотрудники ведут учёт затрат рабочего времени в разрезе клиентов, проектов и задач. |
| Согласование таймшитов | Согласование таймшитов, заявок на отсутствия и затраты | Порядок согласования и участники процесса определяются настройками маршрута согласования таймшитов (настраиваются Администратором). |
| Прогнозирование оставшихся трудозатрат | Создание запроса на актуализацию ресурса Исполнение запроса на актуализацию |
В ходе реализации проекта Менеджер проекта и Ресурсный менеджер должны поддерживать в актуальном состоянии текущую оценку ресурсного плана. Рекомендуется обновлять ресурсный план регулярно, например еженедельно. |
| Актуализация факта и прогноза по выручке | Оценка выручки | В ходе реализации Менеджер проекта должен поддерживать в актуальном состоянии выручку проекта. Рекомендуется обновлять выручку при любых изменениях и поступлении новой информации. Например, если планируемая дата поступления платежа сдвинулась на день или поступил платёж. |
| Актуализация прогноза по затратам | Оценка затрат | В ходе реализации Менеджер проекта должен поддерживать в актуальном состоянии затраты проекта. Рекомендуется обновлять затраты при любых изменениях и поступлении новой информации. Например, если планируемая дата затрат сдвинулась на неделю. |
| Актуализация бронирования ресурсов | Способы бронирования ресурсов | Если ресурсный план проекта существенно изменяется, рекомендуется обновлять бронирование ресурсов. |
| Внесение артефактов | Артефакты | В ходе реализации Менеджер проекта и участники команды должны вести учёт артефактов. Рекомендуется регулярно вносить информацию о ключевых материалах по проекту — для этого следует создавать артефакты в одноимённой вкладке. |
| Учёт фактической выручки | Оценка выручки Создание и редактирование актов |
В ходе реализации Менеджер проекта и участники команды проекта должны вести учёт фактической выручки по проекту. Рекомендуется регулярно вносить информацию о фактической выручке по проекту только после её получения — для этого следует создавать акты. |
| Учёт фактических затрат | Оценка затрат Создание заявки на затраты |
В ходе реализации Менеджер проекта и участники команды должны вести учёт фактических затрат по проекту. Рекомендуется регулярно вносить информацию о фактических затратах по проекту после их совершения — для этого следует создавать заявки на затраты. |
| Учёт фактического выставления счетов и получения оплат | Оценка биллинга Управление счетами |
В ходе реализации Менеджер проекта и участники команды должны вести учет фактических выставлений счетов и получения оплат — для этого следует создавать счета с помощью приложения Биллинг. |
На стадии завершения подводятся итоги проекта и выполняется расчёт финальных показателей. Менеджер проекта выполняет следующие операции:
| Операция | Справка | Примечание |
|---|---|---|
| Проверка согласования всех часов по проекту | Менеджеру проекта следует проверить, что все часы, списанные исполнителями в таймшитах на проект, согласованы. | |
| Проверка финансового отчёта | Финансовый отчёт | Менеджеру проекта следует проверить, что все затраты и выручка учтены, а все счета выставлены корректно. |
| Финализация ресурсного плана | Заполнение ресурсного плана проекта | После завершения работ по проекту Менеджеру проекта следует проверить ресурсный план. Если в ресурсном плане есть часы, запланированные на период после завершения работ, их следует удалить. |
| Закрытие неиспользованных броней ресурсов | Способы бронирования ресурсов | После завершения работ по проекту Менеджеру проекта следует проверить актуальность бронирования ресурсов. Если есть ресурсы, забронированные на период после завершения работ, следует удалить такое бронирование. |
| Архивирование проекта | Состояния проекта | После завершения работ по проекту и подведения итогов Менеджеру проекта следует перевести проект в состояние «Архивирован». В этом состоянии на проект недоступно списание времени. |
Универсальный ресурс — рабочая единица, которая используется вместо конкретных сотрудников на этапе планирования проекта.
Перейти на русскую версию?