Типовой процесс работы с проектами
Обновлено: 01.10.2024
Проекты можно найти в соответствующих списках:
- Мои проекты — проекты, в которых менеджером выбран текущий пользователь.
- Проекты в работе — все проекты в состоянии «В работе» (состав отображаемых записей зависит от настроек прав доступа).
- Отслеживание — список проектов в состоянии «В работе» с дополнительными колонками для план-фактного анализа.
- Все проекты — полный список проектов.
Примечание
Доступность отдельных шагов процесса зависит от редакции Timetta.
На стадии планирования проект, как правило, находится в состоянии «Предложенный». Цель данной стадии — запланировать проект: сформировать команду, список этапов, бюджет и забронировать ресурсы.
| Шаг |
Справка |
Комментарий |
| Создание проекта |
Создание проекта Свойства проекта |
Если проект создается для нового клиента, следует предварительно создать и заполнить свойства клиента. Подробнее — Клиенты. |
| Формирование команды проекта |
Формирование команды проекта |
Если на стадии планирования проекта не известно, какие конкретно исполнители будут принимать участие в проекте, в команду проекта можно добавлять Универсальные ресурсы. |
| Формирование списка этапов и задач проекта |
Формирование списка задач проекта |
Не обязательный шаг: планировать трудозатраты и бюджет можно по проекту в целом, не декомпозируя его на этапы и задачи. |
| Подготовка ресурсного плана проекта |
Заполнение ресурсного плана проекта |
Ресурсный план проекта предназначен для планирования трудозатрат по проекту в разрезе ресурсов, ролей, задач и календарных периодов. |
| Формирование затрат по проекту |
Оценка затрат |
План затрат проекта — это планируемый бюджет затрат в разрезе Типов затрат, созданных в Настройках. При планировании проекта необходимо внести информацию о статьях затрат, предусмотренных в контракте. |
| Формирование выручки проекта |
Оценка выручки |
Раздел Выручка на вкладке «Выручка/Счета/Оплата» предназначен для учёта всех плановых и фактических поступлений выручки по проекту. |
| Планирование счетов и оплат по проекту |
Оценка выставления счетов и получения оплат |
Разделы Счета и Оплата на вкладке «Выручка/Счета/Оплата» предназначены для учёта всех плановых и фактических сведений о счетах и оплате по проекту. |
| Сохранение и согласование базовой версии проекта |
Создание версий проекта Слияние версий проекта |
После окончания первичного планирования необходимо создать и согласовать с клиентом базовую версию проекта для фиксации данных и последующего план-фактного сравнения. |
| Формирование запросов на ресурсы |
Создание запроса на ресурс |
Если в команде проекта есть Универсальные ресурсы, по ним можно сформировать запросы на подбор и бронирование под проект подходящих исполнителей. Запросы обрабатываются Ресурсным менеджером. |
| Бронирование ресурсов на проект |
Способы бронирования ресурсов |
Если в команде проекта есть Пользователи, следует забронировать их емкость под проект. |
После завершения стадии планирования проект следует перевести в состояние «В работе».
В ходе реализации проекта исполнители учитывают фактически затраченное на проект время с помощью заполнения таймшитов. Заполненные таймшиты проходят процесс согласования, а на основе согласованных таймшитов рассчитывается и признается фактическая себестоимость проекта. На стадии реализации Менеджер проекта выполняет ряд регулярных операций: согласовывает таймшиты, актуализирует ресурсный план и бронирование, следит за своевременным признанием фактической себестоимости.
| Операция |
Справка |
Комментарий |
| Учет фактических трудозатрат и себестоимости с помощью таймшитов |
Заполнение таймшита |
Таймшит — это регулярный отчет о рабочем времени сотрудника за период. С помощью таймшита сотрудники ведут учет затрат рабочего времени в разрезе клиентов, проектов и задач. |
| Согласование таймшитов |
Согласование таймшитов, заявок на отсутствия и затраты |
Порядок согласования и участники процесса определяются настройками маршрута согласования таймшитов (настраиваются администратором Timetta). |
| Прогнозирование оставшихся трудозатрат |
Создание запроса на актуализацию ресурса Исполнение запроса на актуализацию |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта и Ресурсный менеджер должны поддерживать в актуальном состоянии Текущую оценку ресурсного плана. Рекомендуется обновлять ресурсный план регулярно, например, еженедельно. |
| Актуализация факта и прогноза по выручке |
Оценка выручки |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта должен поддерживать в актуальном состоянии выручку проекта. Рекомендуется обновлять выручку при каких-либо изменениях и поступлении новой информации, например, «планируемая дата поступления платежа сдвинулась на один день» или «платеж поступил сегодня». При изменении прогнозируемой даты поступления необходимо изменять поле «Прогноз дата». |
| Актуализация прогноза по затратам |
Оценка затрат |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта должен поддерживать в актуальном состоянии затраты проекта. Рекомендуется обновлять затраты при каких-либо изменениях и поступлении новой информации, например, «планируемая дата затрат сдвинулась на неделю». При изменении прогнозируемой даты поступления необходимо изменять поле «Прогноз дата». |
| Актуализация бронирования ресурсов |
Способы бронирования ресурсов |
Если ресурсный план проекта существенно изменяется, рекомендуется обновлять бронирование ресурсов. |
| Учет фактической выручки |
Оценка выручки Создание и редактирование актов |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта и участники команды проекта вести учет фактической выручки по проекту. Рекомендуется регулярно вносить информацию о фактической выручке по проекту только после ее получения — для этого следует создавать акты. |
| Учет фактических затрат |
Оценка затрат Создание заявки на затраты |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта и участники команды проекта должны вести учет фактических затрат по проекту. Рекомендуется регулярно вносить информацию о фактических затратах по проекту после их совершения — для этого следует создавать заявки на затраты. |
| Учет фактического выставления счетов и получения оплат |
Оценка биллинга Управление счетами |
В ходе реализации проекта, Менеджер проекта и участники команды проекта должны вести учет фактических выставлений счетов и получения оплат — для этого следует создавать счета с помощью приложения Биллинг. |
На стадии завершения подводятся итоги проекта и выполняется расчет финальных показателей. На стадии завершения Менеджер проекта выполняет следующие операции:
| Операция |
Справка |
Комментарий |
| Проверка согласования всех часов по проекту |
|
Менеджеру проекта следует проверить, что все часы, списанные исполнителями в таймшитах на проект, согласованы |
| Финализация ресурсного плана |
Заполнение ресурсного плана проекта |
После завершения работ по проекту, Менеджеру проекта следует проверить ресурсный план. Если в ресурсном плане есть часы, запланированные на период после завершения работ, их следует удалить. |
| Закрытие неиспользованных броней ресурсов |
Способы бронирования ресурсов |
После завершения работ по проекту, Менеджеру проекта следует проверить актуальность бронирования ресурсов. Если есть ресурсы, забронированные на период после завершения работ, следует удалить такое бронирование. |
| Архивирование проекта |
Состояния проекта |
После завершения работ по проекту и подведения итогов, Менеджеру проекта следует перевести проект в состоянии «Архивирован». В этом состоянии на проект не доступно списание времени. |