Общие сведения
Надежность и безопасность
Общие концепции
Начало работы
Учёт времени
Управление проектами
Управление ресурсами
Управление финансами
Управление биллингом
Управление затратами
Аналитика
Типы виджетов
Общие отчёты и шаблоны
Использование отчётов
Настройка отчёта
Пользовательские настройки отчёта
Вычисляемые поля
Выражения вычисляемых полей
Использование панелей мониторинга
Публикация панелей
Фильтры источников данных
Группировка данных в отчете
Группировка и суммирование данных источника
Типы отчётов
Настройка и администрирование
Типовой порядок настройки системы
API
История изменений
On-premises

Воркфлоу

Обновлено: 13.07.2023

Примечание

В данной статье описывается порядок настройки воркфлоу. Перед настройкой рекомендуется ознакомиться с описанием бизнес-назначения в статье Как работает согласование.

Назначение

Компонента предназначена для настройки воркфлоу — процессов согласования различных сущностей.

Примечание

Для доступа к настройкам воркфлоу требуется набор прав для роли Администратор с активными правами для гранулы «Жизненные циклы».

Общие сведения

Воркфлоу — бизнес-процесс для согласования различных сущностей Timetta (таймшитов, заявок на затраты, заявок на отсутствия, актов и т. д.).

Для каждой сущности может быть создано несколько воркфлоу (например, таймшиты руководителей согласовываются по одному бизнес-процессу, а рядовых пользователей — по другому).

В рамках воркфлоу:

  • Создаются задачи для участников бизнес-процесса;
  • Выдаются права для исполнителей задач на просмотр согласуемой сущности (для всех сущностей, кроме таймшитов);
  • Изменяется стадия жизненного цикла сущности.

Воркфлоу — способ «доставить» сущность до участника бизнес-процесса, создать для него задачу, выдать права и, в зависимости от этапа процесса, перевести сущность на нужную стадию жизненного цикла.

Создание воркфлоу

Совет

Создание в системе большого числа воркфлоу существенно затрудняет администрирование. Следует стремиться к тому, чтобы для каждой сущности было одно, максимум два воркфлоу.

  1. Перейдите к компоненте Воркфлоу.
  2. На панели действий нажмите кнопку Создать воркфлоу.
  3. Заполните базовые реквизиты:
    • Наименование — наименование воркфлоу.
    • Жизненный цикл — жизненный цикл сущности, для которой создается воркфлоу. Выбор из справочника Жизненные циклы.
    • Стартовое состояние — стадия жизненного цикла сущности, на которой можно стартовать данный воркфлоу.
  4. Нажмите кнопку Создать.

Настройка воркфлоу

Базовые настройки воркфлоу

  • Наименование — наименование воркфлоу. Для редактирования наименования щелкните по нему мышью.
  • Жизненный цикл — жизненный цикл сущности, для которой создано воркфлоу.
  • Инициатор может отменить процесс — опция, регулирующая возможность прерывания воркфлоу инициатором. Если опция активна, пользователь, стартовавший воркфлоу, может его прервать. При прерывании воркфлоу все активные задачи будут прекращены, а сущность вернется в начальное состояние.

Пример:

Пользователь стартует воркфлоу по таймшиту. Таймшит уходит на согласование нескольким менеджерам проектов. Пользователь понимает, что стартовал согласование преждевременно. Если в настройках воркфлоу активна опция Инициатор может отменить процесс, пользователю будет доступна кнопка для прерывания воркфлоу. По нажатию на кнопку все задачи на согласования будут прекращены, а таймшит вернется в состояние «Черновик».

  • Сущность активна — признак активности (неактивные воркфлоу не доступны для старта).
  • Стартовое состояние — стадия жизненного цикла сущности, на которой можно стартовать данное воркфлоу.
  • Описание — свободное описание или заметка для воркфлоу.

Инициаторы воркфлоу


Раздел определяет пользователей, имеющих право на запуск данного воркфлоу.

В качестве инициаторов можно указывать:

  1. Роли — бизнес-роли, определяемые из контекста сущности. Для выбора доступны следующие роли:
    • Все. Воркфлоу доступно для запуска всем пользователям системы.
    • Автор. Воркфлоу доступно для запуска автору (создателю) сущности.
    • Руководитель автора. Воркфлоу доступно для запуска руководителю автора сущности.
  2. Группы — выбор из справочника Группы пользователей. Воркфлоу доступно для всех пользователей, включенных в выбранные группы.
  3. Пользователей — выбор из справочника Пользователи. Воркфлоу доступно указанным пользователям.
  4. Наборы прав — выбор из справочника Наборы прав. Воркфлоу доступно пользователям, которым явно или через включение в группы, присвоен указанный набор прав.

Совет

Предположим, что есть две категории пользователей: «Руководители» и «Рядовые сотрудники». Процесс согласования таймшитов для них различается: Руководители должны согласовывать свои таймшиты по сокращённому процессу, а рядовые сотрудники — по расширенному.

Как настроить такие процессы в Timetta:
1. Необходимо создать два воркфлоу (сокращенное и расширенное согласование) для сущности «Таймшит».
2. Создать две группы (в справочнике Группы пользователей). В одну группу включить всех руководителей, во вторую — всех рядовых сотрудников.
3. Инициаторами воркфлоу для сокращенного процесса согласования назначить группу «Руководители», а инициаторами воркфлоу для расширенного процесса согласования — группу «Рядовые сотрудники».

Действия воркфлоу

Настройки в данном разделе определяют наименования для действий запуска и отмены воркфлоу в русском и английском интерфейсе пользователя.

Для добавления локализации наименования действия:

  1. Щелкните по ссылке Добавить локализацию.
  2. В диалоговом окне с помощью кнопки Добавить добавьте строку в табличную часть.
  3. В добавленной строке выберете язык, а в колонке Наименование укажите отображаемое наименование действия для выбранного языка:

Примечание

В приведенном выше примере, кнопка для отмены запуска воркфлоу в русском интерфейсе системы будет называться «Прервать согласование», в английском — «Suspend approval».

Схема воркфлоу

В разделе настраивается схема воркфлоу.

Схема состоит из функций и переходов между ними. В воркфлоу всегда должна быть начальная и конечная функция (Старт и Финиш).

С помощью кнопки Добавить задачу в схему вокфлоу добавляются функции типа «Задача».

Для каждой задачи определяется:

  • Исполнитель.
  • Доступные действия.
  • Доступные переходы.
  • Дополнительные условия.

На графической схеме отражаются добавленные в воркфлоу функции и переходы.

Настройка функции «Старт»

Для настройки функции откройте контекстное меню строки и нажмите пункт Редактировать:

Атрибуты функции:

  • Наименование — указывается наименование функции. По умолчанию — «Старт».
  • Следующая функция — указывается функция, следующая после старта, то есть функция, к которой перейдет процесс после запуска воркфлоу.
  • Переместить сущность в состояние — указывается стадия жизненного цикла, в которую будет переведена сущность после старта воркфлоу.

Пример:

Воркфлоу для сущности «Таймшит». Стартовое состояние — «Черновик» (то есть воркфлоу можно запускать для таймшитов в состоянии «Черновик»). После старта воркфлоу таймшит должен перейти в состояние «На согласовании». Для этого в свойствах функции «Старт» в атрибуте Переместить сущность в состояние следует указать состояние «На согласовании».

Настройка функции «Финиш»

Для настройки функции откройте контекстное меню строки и нажмите пункт Редактировать.

Атрибуты функции:

  • Наименование — указывается наименование функции. По умолчанию — «Финиш».

Настройка функции типа «Задача»

Карточка со свойствами функции открывается в диалоговом окне автоматически, при добавлении новой функции типа «Задача». Кроме того, свойства функции можно открыть командой Редактировать в контекстном меню строки:

Базовые свойства функции типа «Задача»

  • Наименование — указывается наименование функции.
  • Локализация наименования — позволяет задать правила отображения наименования задач в интерфейсе пользователя с учетом выбранного языка.

Для добавления локализации наименования задачи:

  1. Щелкните по ссылке Добавить локализацию.
  2. В диалоговом окне с помощью кнопки Добавить добавьте строку в табличную часть.
  3. В добавленной строке выберете язык, а в колонке Наименование укажите отображаемое наименование задачи:

Важно

При задании локализованного наименования задачи можно использовать регулярное выражение {{Name}}, что позволяет подставить в наименование задачи наименование сущности, согласуемой в рамках воркфлоу.

Пример:

Предположим, что настраивается задача для согласования Таймшита. Если добавлена локализация наименования задачи для русского языка вида «Согласовать {{Name}}», то название задачи на согласование будет формироваться динамически и иметь вид «Согласовать {{имя таймшита, направленного на согласование}}».

Исполнители функции типа «Задача»

В разделе настраивается список исполнителей задач, создаваемых в рамках данной функции.

Исполнителей может быть указано несколько, тогда одна функция породит несколько задач (по одной задаче для каждого исполнителя).

Пример:

Предположим, что настраивается воркфлоу для согласования Таймшита. В воркфлоу добавлена функция, где исполнителями указаны роли «Менеджер проекта» и «Руководитель автора». В рамках данной функции будет создано несколько задач:
1. По одной задаче для всех менеджеров проектов, чьи проекты добавлены в таймшит.
2. Задача для непосредственного руководителя автора таймшита.

В качестве исполнителей можно указывать:

  1. Пользователей — выбор из справочника Пользователи. Задачи в рамках функции будут созданы для выбранных пользователей.
  2. Группы — выбор из справочника Группы пользователей. Задачи в рамках функции будут созданы для всех пользователей, входящих в выбранные группы.
  3. Роли — бизнес-роли, определяемые из контекста сущности. Для выбора доступны следующие роли:
    • Автор — автор согласуемой сущности.
    • Руководитель автора — непосредственный руководитель автора согласуемой сущности. Например — руководитель автора таймшита.
    • Менеджер проекта — определяется из контекста согласуемой сущности. Например для таймшита — менеджеры всех проектов, чьи проекты добавлены в таймшит.
    • Менеджер клиента — определяется из контекста согласуемой сущности. Например для таймшита — менеджеры всех клиентов, чьи проекты добавлены в таймшит.
    • Менеджер программы — определяется из контекста согласуемой сущности. Например для таймшита — менеджеры всех программ, чьи проекты добавлены в таймшит.
    • Со-менеджер проекта — определяется из контекста согласуемой сущности. Например для таймшита — со-менеджеры всех проектов, чьи проекты добавлены в таймшит.
    • Со-менеджер программы — определяется из контекста согласуемой сущности. Например для таймшита — со-менеджеры всех программ, чьи проекты добавлены в таймшит.
    • Инициатор — пользователь, выполнивший запуск воркфлоу.

Совет

Предположим, что настраивается воркфлоу для согласования Заявки на затраты. На одном из шагов бизнес-процесса заявку требуется согласовать с представителями отдела финансового контроля и таких сотрудников несколько. Можно решить эту задачу несколькими способами:
1. В списке исполнителей перечислить всех пользователей (не рекомендуется, так как список придется корректировать при увольнении / приеме на работу новых сотрудников).
2. В справочнике Группы пользователи создать группу, например «Финансовые контролеры». Включить в состав группы требуемых пользователей и назначить группу исполнителями функции.

Действия в функции типа «Задача»

В разделе задается список действий, доступных исполнителю задачи, созданной в рамках данной функции.

Фактически действия — это кнопки, доступные исполнителю в задаче.

Для создания действия нажмите кнопку Создать.

Свойства действия:

  • Наименование — наименование действия.
  • Локализация — позволяет задать отображаемое в карточке задачи наименование действия для русского и английского интерфейса.
  • Иконка — позволяет задать отображаемую в карточке задачи иконку для действия. Выбор из каталога иконок. В поле указывается наименование иконки в формате bi-{icon_name}.

Для приведенной на скриншоте выше конфигурации действия, в интерфейсе на русском языке, в задаче будет отображаться кнопка Согласовать с соответствующей иконкой:

На вкладке Форма в карточке действия:

  • Показывать форму перехода — если опция активна, после выполнения задачи с данным действием, для пользователя отобразится форма перехода с запросом дополнительных параметров.
  • Запрашивать комментарий — если опция активна на форму перехода будет добавлено поле Комментарий. Опция доступна только при активной опции Показывать форму перехода.
  • Комментарий обязателен — если опция активна, форму перехода нельзя будет закрыть без заполнения поля Комментарий.

Совет

Предположим, что настраивается воркфлоу для согласования Таймшита. На одном из шагов бизнес-процесса таймшит направляется на согласование Руководителю автора. В задаче на согласование доступны два действия: «Согласовать» и «Отклонить». При отклонении таймшита требуется обязательно указать комментарий с причиной отклонения.

Для реализации такого кейса в функции с типом «Задача» исполнителем следует указать роль «руководитель автора», добавить два действия: «Согласовать» и «Отклонить». Для действия «Отклонить» на вкладке Форма активировать опции Показывать форму перехода, Запрашивать комментарий и Комментарий обязателен.

Переходы в функции типа «Задача»

В разделе определяется список возможных переходов из данной функции к другим функциям воркфлоу и условия выполнения этих переходов.

Для перехода нажмите кнопку Создать.

Свойства перехода:

  • Наименование — наименование перехода, отображаемое на схеме воркфлоу.
  • Переместить сущность в состояние — выбор стадии жизненного цикла сущности, в которое сущность будет переведена при выполнении данного перехода.
  • Следующая функция — выбор функции воркфлоу, к которой будет выполнен переход.

В разделе Условия определяются условия выполнения перехода.

Типы условий:

  • Все — переход активируется, если все исполнители задач, созданных в рамках данной функции, выполнят свои задачи с результатом, указанном в поле Ожидаемый результат.

Совет

Предположим, что несколько менеджеров проектов получают задачи на согласование Таймшита. Таймшит считается согласованным только в случае, если все менеджеры проектов выполнили свои задачи с результатом «Согласовано».

В настройках перехода между функцией «Согласование менеджерами проектов» и функцией «Финиш» следует добавить условие с типом «Все» и ожидаемым действием «Согласовано». При такой настройке переход активируется только после того, как все менеджеры проектов выполнят свои задачи с результатом «Согласовано».

  • Первый — переход активируется, если хотя бы один из исполнители задач, созданных в рамках данной функции, выполнит свои задачи с результатом, указанном в поле Ожидаемый результат.

Совет

Предположим, что несколько менеджеров проектов получают задачи на согласование Таймшита. Таймшит считается согласованным только в случае, если все менеджеры проектов выполнили свои задачи с результатом «Согласовано», а если хотя бы один из менеджеров выполняет задачу с результатом «Отклонено» — таймшит должен вернуться на доработку автору.

В настройках перехода между функцией «Согласование менеджерами проектов» и функцией «Доработка автором» следует добавить условие с типом «Первый» и ожидаемым действием «Отклонено». При такой настройке переход активируется, как только хотя бы один из участников согласования отклонит таймшит. Невыполненные задачи прочих участников согласования будут прекращены.

  • Иначе после всех — переход активируется, если не удалось определить исполнителей задач
    для функции.

Важно

В каждой функции должен обязательно быть один переход с условием типа «Иначе после всех».

Совет

Предположим, что настраивается воркфлоу для согласования Таймшита. На одном из шагов бизнес-процесса Таймшит требуется согласовать с Руководителем автора. Допустима ситуация, когда Руководителя автора не получается вычислить (например, в карточке пользователя не заполнено поле Руководитель). Как следствие, задачу в рамках функции создать не получится.

В этом случае воркфлоу перейдет к следующей функции, активировав переход с условием «Иначе после всех».

Не создавать задачи

Вкладка Не создавать задачи в карточке функции предназначена для задания условий, при выполнении которых задачи для исполнителей в рамках данной функции не будут создаваться.

Активная опция Исполнитель задачи это инициатор воркфлоу позволяет исключить создание задач для пользователя, являющегося инициатором воркфлоу, если он определен как исполнитель в какой-либо функции.

Совет

Предположим, что настраивается воркфлоу для согласования Таймшита. На одном из шагов бизнес-процесса Таймшит требуется согласовать с Менеджерами проектов. Инициатор воркфлоу сам является менеджером проекта и в его таймшите есть отметка на собственный проект.

Чтобы инициатор не согласовывал собственный таймшит, в настройках функции следует активировать опцию Исполнитель задачи это инициатор воркфлоу на вкладке Не создавать задачи.

Для прочих менеджеров проектов — участников согласования, задачи будут созданы.

Раздел Не создавать задачу, если выполнено одно из условий позволяет настраивать бизнес-правила, исключающие создание задач для отдельных исполнителей. Ниже приведено несколько бизнес-кейсов, иллюстрирующих использование данной настройки.

Кейс 1. Пропуск повторного согласования с менеджером проекта.
Таймшит согласовывается с менеджерами проектов. Предположим, что в согласовании участвует несколько менеджеров.

  • Первый менеджер получает задачу на согласование и выполняет её с результатом «Согласовано».
  • Следующий менеджер отклоняет таймшит и он возвращается на доработку автору.
  • Автор вносит изменения в таймшит и запускает повторное согласование.

Чтобы первый менеджер проекта повторно не согласовывал таймшит, на вкладке Не создавать задачи должна быть следующая конфигурация:

Если при тех же условиях задача не должна создаваться только в случае, если автор во время доработки не вносил изменения в отметку по проекту первого менеджера, следует дополнительно активировать опцию И сущность не поменялась:

Кейс 2. Пропуск двойного согласования.
Таймшит согласовывается в два шага: с менеджерами проектов, а затем с руководителем автора. Предположим, что руководитель автора одновременно является одним из менеджеров проектов.

Чтобы избежать двойного согласования на вкладке Не создавать задачи должна быть следующая конфигурация:

Рекомендации по настройке функций

  1. Функцию нельзя сохранить без настройки переходов. Рекомендуется после создании функции выполнить настройку действий, добавить переходы и условия, но предварительно во всех переходах в качестве следующей функции указывать «Финиш». Актуальные переходы расставить после создания всех функций.
  2. В каждой функции должен быть переход с условием типа «Иначе после всех».
  3. Следует стремиться к минимально-необходимому числу функций в воркфлоу. Воркфлоу с большим числом функций сложно администрировать и поддерживать.
  4. Следует избегать назначения исполнителями функций конкретных пользователей. Лучше пользоваться ролями или группами. Тогда если пользователь уволится, не придется перенастраивать исполнителя во всех функциях, где он был назначен.

Содержание

Назначение Общие сведения Создание воркфлоу Настройка воркфлоу Базовые настройки воркфлоу Инициаторы воркфлоу Действия воркфлоу Схема воркфлоу Настройка функции "Старт" Настройка функции "Финиш" Настройка функции типа "Задача" Базовые свойства функции типа "Задача" Исполнители функции типа "Задача" Действия в функции типа "Задача" Переходы в функции типа "Задача" Не создавать задачи Рекомендации по настройке функций
Ничего не найдено

Перейти на русскую версию?