Версия от 11.12.2021

Обновлено: 03.10.2023

Дата релиза: 11.12.2021 г.

Обновление финансового учета: оптимизация и упрощение формирования P&L

В новой версии WorkPoint изменится подход к планированию и учету финансовых показателей по проектам. После обновления упростится логика формирования P&L, а процесс финансового учета станет более автоматизированным.

Главное изменение — в проектах больше не будет финансовых операций и, как следствие, не будет механизма признания.

Фактическая себестоимость в финансовом отчете будет автоматически рассчитываться на основе согласованных таймшитов, плановая себестоимость — на основе базовой версии ресурсного плана (да-да, теперь у ресурсного плана появятся версии). Прогнозная себестоимость будет рассчитываться как сумма двух составляющих:

• до текущей даты — по таймшитам в любом статусе;
• начиная с текущей даты в будущее — по рабочей версии ресурсного плана (эта версия будет называться «Текущая оценка»).

Упростится учет и планирование выручки. Все сведения о выручке будут отображаться в одной таблице на вкладке Выручка.

Каждая строка этой таблицы — плановое начисление. Для каждого начисления указывается этап проекта, плановая, прогнозная и фактическая дата начисления, а также плановая и фактическая сумма.

Изменится подход к учету прямых затрат. Для планирования затрат будет предусмотрена отдельная вкладка в карточке проекта — Оценка затрат.

Себестоимость

Планирование

Как сейчас

Плановая себестоимость рассчитывается с помощью Мастера планирования себестоимости труда на основе ресурсного плана проекта.

После формирования затратных строк в бюджете проекта связи с часами в ресурсном плане не сохраняется — изменения ресурсного плана не приводят к изменению себестоимости в бюджете.

Как будет

Плановая себестоимость в финансовом отчете по проекту рассчитывается автоматически на основе базовой версии ресурсного плана.

Изменения базовой версии ресурсного плана автоматически приводит к изменению плановой себестоимости в финансовом отчете.

Учет

Как сейчас

Фактическая себестоимость попадает в финансовый отчет со вкладки Операции. Операции создаются в результате Признания себестоимости труда.

Как будет

Фактическая себестоимость в финансовом отчете будет рассчитываться автоматически, на основе согласованных часов. Фактическая себестоимость в финансовом отчете будет обновляться сразу после появления согласованных таймшитов без необходимости выполнения признания.

Прогнозирование

Как сейчас

Прогноз себестоимости труда в финансовом отчете строится на основе признанных операций, факта по часам из таймшитов и ресурсного плана.

Как будет

Прогнозная себестоимость будет рассчитываться как сумма двух составляющих:

• до текущей даты — по таймшитам в любом статусе;
• начиная с текущей даты в будущее — по рабочей версии ресурсного плана (эта версия будет называться «Текущая оценка»).

Выручка

Планирование

Как сейчас

Выручка планируется путем создания строк с типом «Выручка» в Бюджете проекта.

Как будет

Все сведения о выручке будут отображаться в одной таблице на вкладке Выручка.

Для планирования выручки на этой вкладке необходимо создать строку в таблице и заполнить поля:

• Задача. Этап проекта, на который планируется выручка.
• План. дата. Плановая дата начисления выручки (например, плановая дата актирования).
• План. сумма. Плановая сумма выручки.

Плановые значения со вкладки Выручка отражаются в колонке План финансового отчета. Период начисления определяется в соответствии с плановой датой:

Учет

Как сейчас

Фактическая выручка попадают в финансовый отчет со вкладки Операции. Операции создаются в результате Признания выручки.

Как будет

Выручка будет считаться фактической с момента заполнения полей Факт. дата и Факт. сумма в таблице на вкладке Выручка в карточке проекта.

Период, к которому будет отнесена фактическая выручка в финансовом отчете определяется на основе поле Факт. дата.

Прогноз

Как сейчас

Прогноз выручкив финансовом отчете строится следующим образом:

• до текущей даты — данные со вкладки Операции;
• от текущей даты в будущее — данные со вкладки Бюджет.

Как будет

В таблице на вкладке Выручка для каждой строки можно будет заполнить поле Прогноз. дата. Прогнозная дата позволяет указать ожидаемую, прогнозируемую дату получения выручки. Это особенно важно в случаях, когда возникает отклонение от плана.

Затраты

Планирование

Как сейчас

Затраты планируются путем создания строк с типом «Затраты» в Бюджете проекта.

Как будет

Планирование затрат будет осуществляться с помощью вкладки Оценка затрат в карточке проекта.

Для планирования затрат на этой вкладке необходимо создать строку в таблице и заполнить поля:

• Задача. Этап проекта, на который планируются затраты.
• Дата. Плановая дата начисления затрат.
• Сумма. Плановая сумма затрат.
• Тип затрат. Выбор из системного справочника Типы затрат.

Значения со вкладки Оценка затрат отражаются в колонке План финансового отчета. Период начисления определяется в соответствии с плановой датой.

Учет

Как сейчас

Фактические затраты попадают в финансовый отчет со вкладки Операции. Операции создаются в результате Признания затрат.

Как будет

Фактические затраты в финансовом отчете будут рассчитываться автоматически, на основе согласованных заявок на затраты. Суммы фактических затрат в финансовом отчете будут обновляться сразу после появления согласованных заявок на затраты без необходимости выполнения признания.

Прогноз

Как сейчас

Прогноз затрат в финансовом отчете строится следующим образом:

• до текущей даты — данные со вкладки Операции;
• от текущей даты в будущее — данные со вкладки Бюджет.

Как будет

Прогноз затрат по проекту будет складываться из двух составляющих:

• до текущей даты — сумма затрат по всем заявкам на затраты, вне зависимости от статуса согласования;
• от текущей даты в будущее — плановые затраты со вкладки Оценка затрат.

Список изменений

1. Добавлена версионность ресурсного плана проекта. Теперь в ресурсном плане будет две версии: Базовый план и Текущая оценка. На основе Базового плана будет автоматически рассчитываться плановая себестоимость труда в финансовом отчете проекта. На основе Текущей оценки (и фактической отметки) будет рассчитываться прогнозная себестоимость труда в финансовом отчете проекта.
2. Удалена вкладка Бюджет из карточки проекта.
3. Удалена вкладка Операции из карточки проекта.
4. Удален Мастер планирования себестоимости труда.
5. Удален механизм признания фактических финансовых операций.
6. Добавлена вкладка Выручка в карточку проекта. Вкладка используется для планирования, прогнозирования и учета фактической выручки.
7. Добавлена вкладка Оценка затрат в карточку проекта. Вкладка используется для планирования затрат по проекту.
8. Изменена логика расчета плановых значений в финансовом отчете:
   • Плановая себестоимость рассчитывается на основе Базовой версии ресурсного плана;
   • Плановая выручка рассчитывается по вкладке Выручка. Учитываются строки, в которых заполнены поля План. дата и План. Сумма;
   • Плановые затраты рассчитываются по вкладке Оценка затрат.
9. Изменена логика расчета фактических значений в финансовом отчете:
   • Фактическая себестоимость рассчитывается на основе согласованных таймшитов;
   • Фактическая выручка рассчитывается по вкладке Выручка. Учитываются строки, в которых заполнены поля Факт. дата и Факт. сумма;
   • Фактические затраты рассчитываются на основе согласованных заявок на затраты.
10. Изменена логика расчета прогнозных значений в финансовом отчете:
    • Прогноз по себестоимости рассчитывается как сумма себестоимости часов, учтенных в таймшитах до текущей даты (вне зависимости от статуса согласования) и плановых часов по версии «Текущая оценка» ресурсного плана.
    • Прогноз по выручке рассчитывается на основе фактических сведений и данных с вкладки Выручка с учетом значения поля Прогноз. дата.
    • Прогноз по затратам рассчитывается на основе фактических сведений и данных с вкладки Оценка затрат.
11. Удален справочник Учетные статьи.
12. Удален конфигуратор финансового отчета (только для расширенной редакции). Все финансовые отчеты будут приведены к стандартному виду.

Порядок миграции

1. Справочник Учетные статьи будет удален. Учетные статьи с типом «Затраты» (все, коме статьи «Себестоимость труда») будут мигрированы в справочник Типы затрат:
   • Если для учетной статьи есть единственный связанный тип затрат — > учетная статья будет удалена;
   • Если для учетной статьи нет связанных типов затрат — > будет создан тип затрат с наименованием, аналогичным наименованию учетной статьи с префиксом «Auto», а учетная статья будет удалена;
   • Если для учетной статьи есть несколько связанных типов затрат — > будет создан тип затрат с наименованием, аналогичным наименованию учетной статьи с префиксом «Auto», а учетная статья будет удалена.
2. Вкладка Бюджет будет удалена:
   • Строки с типом «Выручка» — > Вкладка Выручка. Будут созданы строки и заполнены поля Задача, План дата, План сумма, Описание.
   • Строки с типом «Затраты» (кроме статьи «Себестоимость труда») — > Вкладка Оценка затрат. Будут созданы строки и заполнены поля Дата, Задача, Тип затрат, Сумма, Описание.
   • Бюджетные строки по учетной статье «Себестоимость труда» будут удалены, так как после миграции бюджетная себестоимость будет рассчитываться на основе базовой версии ресурсного плана.
3. Вкладка Операции будет удалена:
   • Строки с типом «Выручка» — > Вкладка Выручка. Будут созданы строки и заполнены поля Задача, Факт дата, Факт сумма, Описание.
   • Строки с типом «Затраты» (кроме статьи «Себестоимость труда») — > Заявка на затраты. Для каждого проекта автоматически будет создана одна заявка на затраты с наименованием «AUTO — Имя проекта». Для каждой затратной строки с вкладки Операции в этой заявке будет создана затратная строка и заполнены поля Дата, Описание, Сумма, Тип затрат, Задача. Заявка будет автоматически согласована.
   • Операции по учетной статье «Себестоимость труда» будут удалены, так как после миграции фактически себестоимость будет рассчитываться на согласованных таймшитов.
4. Текущий ресурсный план — > Версия Текущая оценка ресурсного плана. Версия Базовый план будет пустой, автоматически не заполнится.
5. Для расширенной редакции будет удален Конфигуратор финансового отчета. Все финансовые отчеты будут приведены к стандартному виду.
6. Удален тип отчета Финансовые данные, в котором собиралась информация по Бюджету и Операциям. Теперь финансовые показателя доступны в источниках Проекты и Задачи проектов.

На что обратить внимание

Плановая себестоимость труда

После миграции из проектов будет удалена вкладка Бюджет, а данные о плановой себестоимости труда будут рассчитываться на основе ресурсного плана, версии Базовый план.

В ходе миграции часы из ресурсного плана, актуального на момент миграции, будут перенесены в ресурсный план, версию Текущая оценка, а версия Базовый план будет пустой.

В результате удаления вкладки Бюджет и изменения механизма расчета плановой себестоимости труда, данные о плановой себестоимости с вкладки Бюджет будут потеряны.

Признанная (фактическая) себестоимость труда

После миграции и проектов будет удалена вкладка Операции, а данные о фактической себестоимости будут рассчитываться непосредственно на основе согласованных таймшитов.

В результате может удаления вкладки Операции и перерасчета себестоимости по новому алгоритму, могут измениться значения фактической себестоимости.

Отчеты на источнике «Финансовые сведения»

Источник «Финансовые сведения» агрегировал информацию обо всех финансовых операциях по проектам. В этот источник попадали данные со вкладок Бюджет и Операции. Удаление указанных вкладок в ходе миграции приведет к удалению из системы источника данных «Финансовые сведения» и всех отчетов, построенных на этом источнике.

Отчеты на источнике «Ресурсный план»

Так как после миграции ресурсный план будет разделен на две версии, изменится структура показателей в источнике данных «Ресурсный план». Некоторые отчеты на этом источнике могут перестать работать. Рекомендуется их перестроить.

Изменения в отчетах

1. Удален тип отчета «Финансовые данные».
2. Изменены показатели в отчетах «Проекты», «Задачи проектов», «Ресурсный план» и «Бронироване».

Изменения в отчете «Проекты»

Поля аналитик остались без изменений. Изменения по полям значений:

Изменения в отчете «Задачи проектов»

Поля аналитик остались без изменений. Изменения по полям значений:

Изменения в отчете «Ресурсный план»

Поля аналитик остались без изменений. Изменения по полям значений:

Изменения в отчете «Бронирование»

Поля аналитик остались без изменений. Изменения по полям значений:

Изменения API

Изменения по коллекциям OData:

Новая сущность ProjectExpenseEstimate

Назначение — строка оценки затрат в карточке проекта.

Новая сущность ProjectRevenueLine

Назначение — строка плана/факта выручки по проекту.

Изменения по сущности ResourcePlanVersion

Свойства:

Тип ResourcePlanVersion (Enum):

• Work (Текущая версия ресурсного плана).
• Base0 (Базовый план).

Изменения по сущности Project

Действия и функции: