Ресурсный разрыв
Определение
Ресурсный разрыв (Resource Gap) — это показатель, отражающий разницу между потребностью в ресурсах и доступной пропускной способностью (capacity) ресурсного пула за определённый период.
Он показывает, насколько текущие ресурсы компании соответствуют объёму запланированных проектов и инициатив.
- положительное значение указывает на дефицит ресурсов (потребность выше, чем доступная мощность);
- отрицательное — на избыток ресурсов (мощность превышает спрос).
Формула:
Resource Gap = Demand – Capacity
Интерпретация:
- Resource Gap = 0 — баланс между спросом и мощностью;
- Resource Gap > 0 — дефицит ресурсов, требуется перераспределение или найм;
- Resource Gap < 0 — избыток ресурсов, возможна недозагрузка сотрудников.
В процентном выражении Resource Gap исчисляется как:
Resource Gap (%) = (Demand − Capacity) / Capacity × 100%
Рекомендуемый диапазон нормы:
- от –5% до +5% на уровне компании (баланс);
- до ±10% на уровне отдельных ролей или команд.
Примечание
Resource Gap используется, например, в методологиях по workforce management от Accenture, Deloitte, PwC.
Понимание ресурсного пула
В системе различают два типа ресурсов:
- Именные ресурсы (Named resources) — конкретные сотрудники, закреплённые за организацией и доступные для назначения на задачи. Для них система учитывает реальные календари, занятость, отпускные периоды и фактическую загрузку.
- Обобщённые (generic, универсальные) ресурсы — типовые профили или роли, отражающие потребность в специалистах определённой квалификации (например, «Бизнес-аналитик», «Консультант SAP», «Разработчик»). Они используются на этапе предварительного планирования, когда конкретные исполнители ещё не определены.
С управленческой точки зрения требуется контроль гэпа как по именным ресурсам, что более узко, но и более сфокусировано, так и в целом по ресурсному пулу. Но оценка в целом по ресурсному пулу возможна только с обобщением — инициативы и проекты на этапе прайсинга не могут быть спланированы в именных ресурсах.
Основные показатели оценки
В рамках оценки ресурсов система анализирует несколько ключевых метрик:
- Ёмкость (Capacity) — общий доступный объём рабочего времени ресурса или группы ресурсов за выбранный период с учётом расписания, выходных и отпусков.
- Потребность (Demand) — суммарный объём запрошенного времени на участие ресурса в проектах или плановых активностях. Для generic-ресурсов потребность формируется на основании предварительных планов, для именных — из фактических назначений.
- Использование (Utilization) — степень задействованности доступного времени ресурса. Рассчитывается как отношение запланированной загрузки к доступной ёмкости.
- Ресурсный разрыв (Resource Gap) — разница между ёмкостью и потребностью.
Совместный анализ этих показателей позволяет получить целостную картину состояния ресурсного пула, своевременно выявлять узкие места и принимать решения о корректировке планов, перераспределении ролей или необходимости привлечения дополнительных специалистов.
Формирования потребности
В Timetta есть два способа заявить потребность проекта в ресурсах:
- Через Бронирование (характерно для крупных компаний с выделенной ролью ресурсного менеджера).
- На основании ресурсных планов проектов.
Если команда использует бронирование, то схема формирования доступности ресурса выглядит следующим образом:
Если бронирование не используется, то схема следующая:
Инструменты
Перечислим инструменты в системе для работы с ресурсами и их назначение:
| Инструмент | Назначение |
|---|---|
| Ресурсный план | Используется для планирования проекта. |
| Сводка по сотрудникам | Простой дашборд по ресурсным планам. |
| Календарь бронирования | Дашборд ресурсного менеджера, фиксирует бронь по проектам. |
| Ресурсный разрыв | Сводный дашборд по ресурсному разрыву. |
| Заявка на ресурс | Способ запроса ресурсов на проект. |
| Заявка на отсутствие | Способ фиксации отсутствий (отпусков, больничных и пр.). |
| Сотрудники | Пул именных ресурсов компании. |
| Отчёты | Аналитические отчёты по данным в системе. |
Ресурсный план
Используется менеджером проекта для планирования проекта. Может быть спланирован как в именных, так и в универсальных ресурсах. В простых случаях выступает как источник потребности.
Дашборд «Сводка по сотрудникам»
Простой дашборд по ресурсным планам, показывает потребность, доступность и фактическое использование именных ресурсов. Можно воспринимать как сумму ресурсных планов проектов, но только по именным ресурсам.
Календарь бронирования
Инструмент ресурсного менеджера. Бронировать можно только именные ресурсы. Бронирование отлично показывает плановую (с точки зрения ресурсного менеджера) утилизацию сотрудников, включая овертаймы.
Бронирование — это уже зафиксированная потребность. Это ключевой инструмент для ответа на вопросы:
- загружены ли наши сотрудники, нет ли у нас простоя;
- есть ли у нас овертаймы.
Кроме того, бронирование — это инструмент для избежания состояния гонки (race condition), когда проекты начинают хаотично конкурировать за ресурсы, снижая общую эффективность.
Заявка на ресурсы
Запрос ресурсов на проект со стороны менеджера проекта в сторону ресурсного менеджера. Может быть как на именной ресурс, так и на универсальный. В случае использования бронирования выступает дополнительным источником потребности. То есть если имеем открытый запрос, значит, менеджер проекта заявил потребность, но её пока не могут закрыть, оформив бронирование.
Дашборд «Ресурсный разрыв»
Ключевой инструмент для оценки ресурсного разрыва. Может работать в двух режимах:
- по ресурсным планам — в таком случае потребностью считается ресурсный план;
- по бронированию — в таком случае потребностью считается бронь + открытые запросы ресурсов.
Главная особенность — значения выражены не в именных ресурсах, а в аналитиках — доступна настройка структуры классификаторов для группировки данных. Например, можно построить отчёт по структуре Роль > Уровень. По выбранной группировке система формирует потребность, потом ёмкость и уже в ячейках отображает доступность.
Таким образом, дашборд работает на верхнем уровне управления, показывая «среднюю температуру», и отвечает на вопросы:
- Ресурсов с какими характеристиками нам не хватает на будущие периоды (и их надо нанять или переквалифицировать существующих)?
- Ресурсы с какими характеристиками нам будут не нужны на будущие периоды (и их надо уволить или переквалифицировать в тех, кто нужен)?
Интерпретация показателя
Resource Gap = Demand — Capacity
- Если > 0 → дефицит ресурсов (не хватает людей / часов).
- Если < 0 → избыток (люди недозагружены).
- Единица измерения — обычно FTE (full-time equivalent), часы, либо % от capacity.
Цель
Идеальная цель — держать Resource Gap в пределах управляемого диапазона, где вы:
- не испытываете системного дефицита (который срывает проекты);
- но и не держите ресурсы без дела.
Нормативные диапазоны по отраслевым практикам (консалтинг, IT, проектные офисы)
| Уровень анализа | Норма (диапазон Resource Gap) | Интерпретация |
|---|---|---|
| На уровне компании / пула | –5% … +5% | Баланс между спросом и мощностью (идеальный «steady state») |
| На уровне роли / компетенции | –10% … +10% | Допустимое колебание (учёт отпусков, обучения, сезонности) |
| На уровне проекта / команды | –15% … +15% | Нормально для динамичных сред (Agile, консалтинг, R& D) |
| Дефицит > +10% | Риск невыполнения планов | Требуется перераспределение, приоритизация или найм |
| Избыток < –10% | Низкая загрузка / избыточный штат | Возможность временного перераспределения или внутренней загрузки |
Практические ориентиры
| Сценарий | Resource Gap | Комментарий / Действие |
|---|---|---|
| 0% ±5% | Баланс | Отлично — система работает стабильно |
| +5%…+15% | Небольшой дефицит | Ок, если краткосрочный пик; можно закрывать overtime или подрядчиками |
| > +15% | Существенный дефицит | Риск невыполнения проектов, стоит пересмотреть приоритеты или нанять |
| –5%…–15% | Избыток | Возможность внутренних проектов, обучения, сокращения нагрузки |
| < –15% | Системный избыток | Потери эффективности, пересмотр headcount или структуры проектов |
Визуализации в Timetta
На дашборде «Ресурсный разрыв» используется цветовая шкала:
| Диапазон | Цвет | Интерпретация |
|---|---|---|
| < –10% | 🔵 Синий | Избыток ресурсов |
| –10% … +10% | 🟢 Зелёный | Баланс |
| +10% … +20% | 🟠 Оранжевый | Дефицит (управляемый риск) |
| > +20% | 🔴 Красный | Критический дефицит |