Руководитель подразделения

Обновлено: 05.10.2026

Руководитель подразделения организует работу своих сотрудников, контролирует их загрузку и помогает поддерживать достоверные сведения о времени, отсутствиях и квалификации. В Timetta он работает с данными подчинённых, выполняет назначенные согласования и взаимодействует с менеджерами проектов и ресурсными менеджерами.

Статья описывает типовую работу линейного руководителя. Конкретные обязанности зависят от процессов компании, доступных модулей и настроенных прав. Один сотрудник может одновременно быть руководителем подразделения, менеджером проекта или ресурсного пула.

За что отвечает руководитель подразделенияЗа что отвечает руководитель подразделения

Основные задачи:

• поддерживать актуальные сведения о составе команды и подчинённости;
• согласовывать доступность сотрудников и приоритеты их работы;
• выявлять перегрузку, недозагрузку и конфликты между проектами;
• контролировать своевременное заполнение и отправку таймшитов;
• проверять время и отсутствия в рамках назначенных согласований;
• планировать взаимозаменяемость сотрудников;
• поддерживать актуальность сведений о компетенциях, навыках и сертификатах;
• определять потребности в обучении и развитии;
• участвовать в согласовании затрат, если это предусмотрено процессом компании.

Менеджер проекта отвечает за работы и результаты конкретного проекта. Ресурсный менеджер согласует выделение ёмкости между проектами. Руководитель подразделения учитывает общую занятость сотрудника, организационные ограничения и задачи развития команды.

Как определяется состав подчинённыхКак определяется состав подчинённых

В профиле сотрудника отдельно указываются Руководитель, Подразделение и Ресурсный пул. Эти сведения используются для разных целей:

Область доступа Мои подчинённые формируется по иерархии руководителей, включая сотрудников нижестоящих руководителей. Принадлежность к одному подразделению сама по себе не определяет доступ к данным этих сотрудников.

При этом роль Руководитель автора в согласовании определяется по непосредственному руководителю конкретного сотрудника. Возможность видеть данные по иерархии и назначение исполнителем согласования — разные механизмы.

Подробнее — Управление пользователями, Подразделения и Модель ресурсов.

Доступ к данным командыДоступ к данным команды

Для работы в области Команда пользователю назначают набор прав роли Управление командой с необходимыми гранулами и областями доступа. В зависимости от обязанностей это могут быть профили сотрудников, таймшиты, заявки на отсутствие, затраты, навыки и сертификаты.

Просмотр, редактирование и участие в согласовании настраиваются отдельно. Например, назначенное задание на согласование таймшита не заменяет права на просмотр его строк.

Для финансовых показателей сотрудников и текущих ставок нужны соответствующие гранулы. Для анализа проектных планов и бронирования могут потребоваться дополнительные права.

Подробнее — Согласование таймшитов и заявок на отсутствие и Права доступа к финансовым сведениям.

С чего начатьС чего начать

1. Проверьте состав команды1. Проверьте состав команды

Вместе с HR или администратором проверьте, что у сотрудников корректно указаны руководитель, подразделение, ресурсный пул, рабочее расписание и используемые квалификационные характеристики.

При переводе сотрудника уточняйте все затронутые сведения. Изменение подразделения и изменение непосредственного руководителя могут происходить отдельно и по-разному влиять на отчёты и согласования.

Проверьте доступность данных подчинённых в области Команда. Если нужного сотрудника не видно, уточните его подчинённость и назначенные вам права.

2. Согласуйте правила работы2. Согласуйте правила работы

Определите с сотрудниками и другими ответственными:

• сроки заполнения и отправки таймшитов;
• порядок оформления и согласования отсутствий;
• правила учёта проектной работы, обучения и внутренних активностей;
• порядок согласования участия в нескольких проектах;
• ответственных за обновление профилей и сведений о квалификации;
• способ обсуждения перегрузки и изменения приоритетов.

Уточните, в каких согласованиях участвует руководитель подразделения, а в каких решения принимают менеджер проекта, финансовая служба или HR.

3. Подготовьте рабочие представления3. Подготовьте рабочие представления

Настройте фильтры по сотрудникам, подразделению, периодам и состояниям документов. Для регулярной работы используйте доступные вам списки таймшитов, просроченных документов, заявок на отсутствие и сертификатов.

Задания на согласование отображаются во Входящих области Моя работа. Для оценки доступности команды используйте График отсутствий, а при наличии дополнительных прав — Сводку по сотрудникам.

Как контролировать загрузку сотрудниковКак контролировать загрузку сотрудников

Сопоставляйте рабочее расписание, участие в проектах, бронирование, отсутствия и фактическое время. Эти данные отвечают на разные вопросы:

• Оценка показывает текущую потребность проектов в сотруднике.
• План отражает показатели по мастер-версиям проектов.
• Бронь показывает ёмкость, выделенную проектам.
• Факт по проектам формируется из согласованных таймшитов.
• Расписание задаёт рабочее время сотрудника.

Ресурсный план и бронирование ведутся отдельно. Наличие часов в плане не означает, что участие согласовано в календаре бронирования. Фактическое время также может отличаться от обоих показателей.

При перегрузке уточните, какие работы выполняются одновременно, какие сроки обязательны и какая часть нагрузки связана с внутренними задачами. Согласуйте с менеджерами проектов и ресурсным менеджером перераспределение, замену исполнителя или изменение сроков.

При недозагрузке выясните причину: отсутствие назначений, задержка проекта, неполный план или несвоевременно заполненный таймшит. После этого согласуйте полезную работу, обучение или помощь другой команде.

Например, если на сотрудника оценено 30 часов в одном проекте и 20 в другом при рабочей неделе 40 часов, обсудите пересечение заранее. Отсутствия и другие согласованные активности дополнительно влияют на доступность.

Подробнее — Сводка по сотрудникам и Концепция бронирования.

Как работать с таймшитамиКак работать с таймшитами

Контролируйте своевременность учётаКонтролируйте своевременность учёта

Регулярно проверяйте, заполнены ли таймшиты за завершившиеся периоды и отправлены ли они на согласование. В области Команда для этого доступны списки таймшитов и Просрочено.

Если документ задерживается, уточните причину: сотрудник не заполнил время, не может выбрать нужную работу или ожидает решения по отсутствию. Помогите устранить причину вместе с менеджером проекта или администратором.

Неполный факт влияет на анализ загрузки, себестоимость проектов и расчёты по T&M. Отсутствие часов в отчёте может означать незавершённый учёт или согласование; причину нужно выяснить до выводов о занятости сотрудника.

При предоставленных правах руководитель может заполнить таймшит за подчинённого в доступном для редактирования состоянии. Возможность отправить такой документ на согласование определяется настройками воркфлоу.

Подробнее — Таймшит и Управление таймшитами.

Выполняйте назначенные согласованияВыполняйте назначенные согласования

Если руководитель включён в маршрут согласования:

1. Откройте назначенное задание и таймшит.
2. Проверьте доступные строки, полноту времени, проекты и работы, отсутствия и необходимые комментарии.
3. При необычных отклонениях уточните обстоятельства у сотрудника и менеджера проекта.
4. Согласуйте документ либо отклоните с конкретными замечаниями в соответствии с настроенным процессом.

Руководитель оценивает общую картину рабочего времени сотрудника, а менеджер проекта проверяет относящиеся к его проекту работы. Набор согласующих и последовательность их действий определяются маршрутом.

Ваше согласование может быть одним из нескольких шагов. Проверяйте итоговое состояние документа и незавершённые задания.

Подробнее — Согласование таймшитов и заявок на отсутствие.

Как планировать и согласовывать отсутствияКак планировать и согласовывать отсутствия

Используйте График отсутствий, чтобы заранее видеть пересечения отпусков и других отсутствий. Проверяйте доступность ключевых специалистов и возможность передачи работ.

При назначенном согласовании заявки:

• проверьте тип, даты и сведения об отсутствии;
• оцените пересечения с отсутствиями коллег и обязательствами по проектам;
• при необходимости согласуйте замену или передачу задач;
• проверьте баланс, если он ведётся для выбранного типа отсутствия и доступен вам;
• выполните назначенное действие и оставьте пояснение при необходимости.

Согласованная заявка влияет на учёт отсутствий и доступность сотрудника. Сообщите об изменении доступности заинтересованным менеджерам, чтобы они проверили планы и бронирование.

При изменении дат или отмене отсутствия используйте предусмотренный процесс и проверьте последствия для загрузки. Корректировки баланса выполняются ответственными пользователями с соответствующими правами.

Подробнее — График отсутствий, Заявка на отсутствие и Расчёт баланса отсутствий.

Как участвовать в работе с затратамиКак участвовать в работе с затратами

Если это входит в обязанности руководителя, проверяйте заявки на затраты подчинённых и выполняйте назначенные согласования. Уточняйте назначение расхода, проект, суммы и подтверждающие документы.

При наличии прав можно помочь сотруднику создать или отредактировать заявку в доступном состоянии. Возможность отправки, изменения состояния и другие действия определяются настройками процесса.

Согласование заявки и возмещение расходов сотруднику — отдельные события. Вопросы выплат и финансового учёта согласуйте с финансовой службой.

Подробнее — Управление заявками на затраты.

Как поддерживать квалификацию и развитие командыКак поддерживать квалификацию и развитие команды

Вместе с сотрудниками поддерживайте актуальные сведения о ролях, специализациях, компетенциях, навыках и сертификатах. Это помогает подбирать исполнителей и видеть потребности в обучении.

Компетенция описывает способность выполнять работу в профессиональной области, а навык — конкретное умение, технологию или метод. Уровень владения компетенцией помогает уточнять квалификацию сотрудника.

Если компания использует квалификационные профили, анализируйте соответствие требованиям позиции:

• какие обязательные требования выполнены;
• какие компетенции и навыки отсутствуют;
• какие компетенции требуют повышения уровня;
• какие желательные требования стоит включить в дальнейшее развитие.

Если оценка не рассчитана, проверьте сведения о позиции и наличие подходящего профиля. Пустое значение само по себе не означает низкую квалификацию.

Обсудите с сотрудником действия: обучение, наставничество, практику в проекте и срок повторной проверки. Согласуйте необходимое время с менеджерами проектов и ресурсным менеджером.

Для сертификатов проверяйте срок действия и состояние записи. При назначенном согласовании подтверждайте сведения по установленному процессу.

Подробнее — Навыки, Квалификационный профиль и оценка соответствия и Сертификаты пользователей.

Какие показатели контролироватьКакие показатели контролировать

Для сводного анализа используйте доступные отчёты с фильтрами по руководителю, подразделению и сотрудникам. При сравнении показателей проверяйте период и источники: часть полей учитывает только согласованные документы, а часть — данные в других состояниях.

Часы работы и загрузка помогают обсуждать организацию труда. Оценку результатов дополняйте качеством выполненных работ и обратной связью. Целевые показатели использования времени определяйте с учётом обучения, наставничества и других обязанностей.

Подробнее — Тип отчёта «Пользователи» и Концепция учёта рабочего времени.

Рабочий ритм и взаимодействиеРабочий ритм и взаимодействие

Регулярно проверяйте назначенные согласования, просроченные таймшиты и ближайшие отсутствия. При изменении проектных планов обсуждайте загрузку и приоритеты. На встречах с сотрудниками разбирайте результаты, квалификационные разрывы и развитие.

Руководитель подразделения взаимодействует:

• с сотрудниками — по приоритетам, времени, отсутствиям и развитию;
• с менеджерами проектов — по результатам работы, загрузке, обратной связи и организационным ограничениям;
• с ресурсным менеджером — по выделению ёмкости, заменам и конфликтам между проектами;
• с HR — по кадровым изменениям, квалификации и процессам отсутствий;
• с финансовой службой — по затратам, полноте факта и финансовым показателям;
• с администратором — по правам, подчинённости и настройкам процессов.

При приёме, переводе или завершении работы сотрудника согласуйте обновление его сведений, передачу работ и обработку незавершённых документов и заданий. Проверьте, что дальнейшая ответственность за них определена.