Сотрудник выполняет порученные задачи, учитывает фактическое рабочее время, оформляет отсутствия и затраты, а также следит за согласованием своих документов. Своевременный и точный учёт помогает команде понимать загрузку и фактическое состояние проектов.
Эта рабочая роль относится ко всем участникам команды. Менеджер проекта или руководитель также действует как сотрудник, когда заполняет свой таймшит или подаёт личную заявку.
Основные задачи сотрудника:
Основные личные документы находятся в области Моя работа. Доступ к таймшитам, отсутствиям и затратам задаётся набором прав роли Пользователь с соответствующими гранулами. Доступ к задачам, доскам и проектным материалам зависит от их настроек.
В Моих настройках выберите язык, часовой пояс и удобный способ ввода времени. Можно вводить часы десятичным числом, в формате часов и минут либо в процентах от расписания. Например, 1,5 часа и 1:30 обозначают одинаковую продолжительность.
Настройте уведомления о назначенных задачах, упоминаниях, заданиях согласования и просроченных таймшитах. Просматривайте уведомления по колокольчику; при необходимости включите дублирование на электронную почту.
Подробнее — Личные настройки пользователя и Стандартные наборы прав.
До начала работы выясните:
Период и срок отправки таймшита, обязательные поля и маршруты согласования определяются настройками компании.
Откройте список задач, где вы назначены исполнителем, или доступную доску команды. В карточке задачи проверьте описание, ожидаемый результат, приоритет, срок и связанные материалы.
В ходе выполнения:
Если срок или объём работы меняется, сообщите менеджеру проекта или руководителю. Изменение состояния задачи выполняйте с учётом доступных переходов и правил команды.
Просмотр и изменение задачи
Назначение исполнителем даёт доступ к просмотру задачи. Возможность редактирования и перехода между состояниями определяется отдельно. Если нужное действие недоступно, уточните права и порядок работы у менеджера проекта или администратора.
Подробнее — Работа с задачами и Права на задачи и доски.
Для изучения инструкций и договорённостей используйте доступные проектные материалы и вики-пространства.
Таймшит — отчёт о фактически затраченном времени за определённый период. Данные согласованных таймшитов используются для расчёта трудозатрат и себестоимости проектов.
Учитывайте время регулярно, например в конце рабочего дня:
Для одноимённых работ проверяйте путь в структуре проекта: он помогает выбрать правильный этап или работу.
Чтобы быстрее подготовить таймшит, можно скопировать строки предыдущего периода или сформировать их по ресурсному плану. После этого проверьте проекты, работы и значения времени: они должны соответствовать фактически выполненной работе.
Время также можно учитывать из карточки задачи на вкладке Учёт времени, вручную или с помощью счётчика. Такие отметки отображаются в таймшите соответствующего периода.
Задача, план и фактическое время
Состояние задачи показывает ход её выполнения, а отметки времени — фактически затраченные часы. Закрытие задачи не создаёт отметку времени. Часы ресурсного плана и бронирование помогают организовать работу; в таймшите отражайте фактические трудозатраты.
Если время уже учтено через задачу, проверьте его в таймшите перед добавлением других отметок, чтобы один и тот же период работы не был учтён дважды.
Подробнее — Таймшит, Заполнение таймшита и Учёт времени через задачи.
Перед отправкой проверьте период, проекты и работы, часы, комментарии и отражённые отсутствия. Затем запустите согласование кнопкой в карточке таймшита.
При отправке система может проверять бизнес-правила. Если показана ошибка, исправьте указанную причину. Запрещающие правила требуют исправления до отправки; предупреждающие допускают продолжение, если это соответствует правилам компании.
Следите за состоянием таймшита в разделе Отправленные. При возврате ознакомьтесь с замечаниями, внесите необходимые изменения в доступном для редактирования состоянии и отправьте документ повторно.
Подробнее — Согласование таймшитов и заявок на отсутствие.
Для отпуска, больничного и других отсутствий создайте заявку на отсутствие. При планируемом отсутствии заранее обсудите даты с руководителем и участниками проектов, на которые оно повлияет.
В заявке:
Для типов с учётом в часах можно оформить неполный день. Доступные варианты зависят от настройки типа отсутствия.
Сведения об отсутствии включаются в таймшиты и учитываются при определении доступной ёмкости сотрудника. Перед отправкой таймшита проверьте, что даты и длительность отсутствия отражены верно.
Если планы изменились, согласуйте корректировку. Возможность изменения заявки зависит от её состояния и связанных таймшитов: например, изменение дат может потребовать возврата затронутого таймшита в черновик уполномоченным пользователем.
Подробнее — Создание заявки на отсутствие, Заявка на отсутствие и Согласование таймшитов и заявок на отсутствие.
Для расходов по проекту, например командировочных или закупки материалов, создайте заявку на затраты в области Моя работа.
Выберите правильный проект, затем добавьте строки расходов. Для каждой строки проверьте:
Заполняйте параметры по правилам компании. Если неясно, к какому проекту или статье отнести расход, уточните это у менеджера проекта или финансовой службы.
Выбор проекта
Проект выбирается при создании заявки на затраты. После создания его нельзя изменить обычным редактированием. Проверьте проект до добавления расходов; при ошибке уточните порядок исправления у ответственного сотрудника.
После проверки отправьте заявку на согласование. При отклонении прочитайте комментарии в истории, верните заявку в доступное для редактирования состояние, исправьте замечания и отправьте повторно.
Согласование расхода и фактическое возмещение сотруднику — отдельные события. Вопросы о перечислении средств уточняйте в финансовой службе.
Подробнее — Создание и редактирование заявки на затраты, Заявка на затраты и Согласование заявки на затраты.
Проверяйте Отправленные, чтобы видеть состояние документов и участников согласования. Просматривайте Входящие и уведомления, чтобы своевременно обработать возвраты и назначенные задания.
Если после согласования обнаружена ошибка, обратитесь к ответственному за документ. Возможность исправления определяется состоянием документа и правами; порядок возврата и повторного согласования устанавливается в компании.
На вкладке Информация таймшита можно сравнить оценку, план, бронирование и фактически учтённые часы. Если работа занимает больше времени, чем ожидалось, или поручения конфликтуют по срокам, обсудите это с руководителем и менеджерами проектов.
Подробнее — Вкладка «Информация» таймшита.
| Когда | Что делать |
|---|---|
| В начале рабочего дня | Проверить задачи, уведомления и назначенные задания; уточнить приоритеты. |
| В ходе работы | Обновлять состояние задач, фиксировать результаты и сообщать о препятствиях. |
| В конце рабочего дня | Проверить и дополнить фактически затраченное время. |
| Перед сроком отправки таймшита | Проверить весь период, часы и отсутствия; отправить таймшит на согласование. |
| При планировании отсутствия | Обсудить даты, оформить заявку и проверить согласование. |
| После возникновения расходов | Оформить заявку на затраты и приложить подтверждающие материалы. |
| При возврате документа | Прочитать замечания, исправить данные и отправить повторно. |
Это рекомендуемый порядок. Конкретные сроки и регулярность задаются правилами компании.
| Участник | По каким вопросам обращаться |
|---|---|
| Менеджер проекта | Задачи, результаты и сроки, выбор работы для учёта времени, изменения объёма и загрузки. |
| Руководитель подразделения | Приоритеты между проектами, организационные вопросы и отсутствия. |
| Финансовая служба | Оформление затрат, подтверждающие документы и возмещение расходов. |
| Кадровая служба | Типы отсутствий, баланс и документы для их оформления. |
| Администратор системы | Доступ, настройки, технические ошибки и блокирующие проверки, которые требуют уточнения. |
Если нужный проект или работа недоступны для списания времени, сообщите менеджеру проекта и уточните назначения и настройки доступа. Для корректного учёта дождитесь решения и отнесите время к той работе, на которой оно фактически затрачено.
Похоже, вам удобнее русский язык. Перейти на русскую версию?