Для контроля состояния бизнеса в целом и отдельных проектов в частности, все заинтересованные лица должны получать отчеты о финансовом состоянии проектов.
На верхнем уровне финансовые отчеты можно разделить на две категории:
Важно понимать различия между бухгалтерским и управленческим учетом в целом:
| Бухгалтерская отчетность | Управленческая отчетность | |
|---|---|---|
| Детализация | Уровень бизнеса, юридического лица. | Погружение до уровня проекта, сотрудника, клиента, программы, региона и пр. |
| Достоверность | Высокая точность данных, основывается только на реальных операциях. | Показатели могут быть расчетными, оценочными. Главное — достаточность для принятия решений. |
| Стандарты | Часто должен соответствовать внешним стандартам (РСБУ, МСФО, GAAP). | Только внутренние правила компании. |
| Назначение | Ориентирован на предоставление информации как внутри компании, так за её пределами (например, для налоговых органов). | Ориентирован только на использование внутри компании. |
Требования к бухгалтерской отчетности гораздо более строгие и, как правило, бухгалтерская отчетность оперирует только реальными финансовыми операциями. Типичный пример бухгалтерской отчетности — БДДС (Бюджет движения денежных средств), когда в отчете детально отражается движение денежных средств по счетам компании.
Управленческая отчетность, в свою очередь, основывается на допущениях и определенной финансовой модели, допуская использование расчетных и оценочных показателей.
Для оперативного управления проектами строят именно управленческую отчётность. Управленческая отчетность — это всегда компромисс между точностью и простотой финансовой модели, применяемой для её построения.
Timetta предназначена для управленческого учета и построения управленческой финансовой отчетности. В ней нет инструментов для подготовки бухгалтерской отчетности, но она может выгрузить во внешнюю систему данные о распределении времени команды по проектам (в том числе с учетом нормализации).
Реальная, «бухгалтерская» ставка себестоимости сотрудника с фиксированной зарплатой изменяется от месяца к месяцу: в разных месяцах разное число рабочих дней, бывают выплаты отпускных и пр. Очевидно, что менеджер проекта не сможет учитывать эти колебания при планировании. Поэтому при планировании используют расчетные ставки себестоимости сотрудников, являющиеся усреднением прогнозных «бухгалтерских» ставок за достаточно продолжительный период. Итого бюджет получаем в системе координат управленческой отчетности.
Для сравнения плана с фактом и оценки экономической эффективности проекта необходимо получить факт. В этот момент времени появляется соблазн использовать бухгалтерскую себестоимость, т. е. реально понесенные затраты на сотрудников за период проекта. Отчасти такое желание связано с желанием сразу же рассчитать операционную прибыль.
Однако так не стоит делать: план-фактная оценка экономической эффективности проекта необходима для понимания успешности команды проекта. Команда спланировала работы по управленческой модели, и она никак не влияет на внешние по отношению к проекту, факторы, следовательно и факт должен быть рассчитан по управленческой модели, т. е. по усреднённым ставкам.
При этом для финансовых менеджеров и руководства компании важна и бухгалтерская, более точная и охватывающая больше факторов, оценка рентабельности проекта. Причем если команда проекта для оперативного управления чаще оперирует валовой рентабельностью, то руководство компании — операционной или даже чистой рентабельностью.
Бухгалтерскую отчётность, в том числе с оценкой операционной рентабельности, мы рекомендуем делать во внешних (по отношении к WorkPoint) системах, например в BI системе. Если руководство компании увидит проблемы с рентабельностью проекта, то будет понимание относительно причин — плохое качество планирование, плохое исполнение или сработали внешние по отношению к проекту факторы (рост косвенных затрат, например).
Перейти на русскую версию?