Финансовый учет по проводкам
Назначение
- Проводка — финансовая операция для учёта Выручки или Затрат. Проводка создается автоматически на основе какого-либо документа (Таймшита, Заявки на затраты или Акта) или в ручном режиме (корректировочная проводка).
- Учётный период — календарный период финансового учёта. Учётный период может быть открытым или закрытым. Создавать Проводки можно только в открытых учётных периодах.
- Документ — документ-основание для создания Проводки. В Timetta таким документом может быть Таймшит, Заявка на затраты или Акт.
В Timetta по Клиентам, Проектам и Этапам можно планировать и учитывать финансовые показатели по Выручке, Себестоимости труда и прочим прямым затратам. Учёт финансовых показателей осуществляется на основе Документов. У всех Документов есть состояния, а фактические финансовые показатели учитываются по Документам в определенных состояниях:
| Финансовый показатель | Документ для учёта | Состояние для учёта факта |
|---|---|---|
| Выручка | Акт | Признан |
| Себестоимость труда | Таймшит | Согласовано |
| Прямые затраты | Заявка на затраты | Согласовано |
Использование Проводок и Учётных периодов позволяет изолировать финансовую отчётность по закрытым Учётным периодам от состояния Документов.
Примеры
Рассмотрим несколько примеров:
Пример 1. Финансовый отчёт строится на основе Документов.
- Заканчивается первый квартал 2022 года.
- Финансовый менеджер строит финансовый отчёт за квартал, выгружает его в Excel и передает в качестве итогового финансового отчёта за указанный период на утверждение руководству.
- За время рассмотрения финансового отчёта руководством или в любой момент после его утверждения, состояние Документов, входящих в указанный период, может измениться. Например, один или несколько Таймшитов могут быть возвращены в состоянии «Черновик», отредактированы и согласованы повторно.
- Эти изменения сразу повлияют на финансовые показатели. Так, редактирование Таймшитов приведет к перерасчёту себестоимости.
- Таким образом, ранее выгруженный и утверждённый руководством финансовый отчёт станет не актуальным и будет отличаться от обновлённого финансового отчёта в Timetta.
Примечание
Формирование финансовой отчётности непосредственно на основе Документов не гарантирует её неизменности за прошлые периоды. В любой момент времени состояние Документов может измениться, что повлечёт за собой перерасчёт фактических показателей в финансовом отчёте.
В компаниях со строгим подходом к финансовой отчётности это не допустимо. Утверждённая финансовая отчётность не должна изменяться, а корректировки в закрытые отчётные периоды должны вноситься только в рамках утверждённой процедуры.
Для решения этой задачи в Timetta используются Учётные периоды и Проводки.
Рассмотрим работу с Проводками на примере.
Пример 2. Финансовый отчёт строится на основе Проводок.
- Сотрудник заполняет Таймшит и отправляет его на согласование.
- После завершения согласования таймшит переходит в состояние «Согласовано».
- По согласованному Таймшиту автоматически создаются Проводки — расходные финансовые операции по учётной статье «Себестоимость труда». На каждый проект и задачу, выбранную в Таймшите, создается отдельная **Проводка.
- Если в дальнейшем Таймшит будет возвращён в состояние «Черновик», созданные Проводки не удалятся, но будут созданы новые Проводки по учётной статье «Себестоимость труда» с противоположным знаком.
- При следующем согласовании Таймшита вновь будут созданы новые Проводки.
Таким образом, один Документ может быть основанием для появления множества Проводок. Проводки создаются автоматически в момент согласования Документа («прямые» Проводки) или при его возврате в состояние «Черновик» («обратные» Проводки).
Вторая ключевая сущность для изоляции финансовой отчётности — Учётный период. Проводки создаются только в открытых Учётных периодах. Если Учётный период, к которому относится Документ, закрыт, то Проводка будет создана на ближайшую дату в открытом Учётном периоде.
Рассмотрим работу с Учётными периодами на примере.
Пример 3. Работа с Учётными периодами.
- Сотрудник заполнил и согласовал Таймшит за первую неделю октября.
- Учётный период на октябрь открыт, поэтому после согласования в октябре будет автоматически создана Проводка по учётной статье «Себестоимость труда».
- После окончания октября Финансовый менеджер помечает Учётный период октябрь как закрытый. С этого момента новые Проводки в октябре создаваться не будут, финансовый отчёт за октябрь останется неизменным.
- Если Таймшит сотрудника будет возвращён в состояние «Черновик», автоматически будут созданы отрицательные Проводки по статье «Себестоимость труда», но попадут они не в октябрь, а в следующий открытый Учётный период (ноябрь).
- Если Таймшит сотрудника будет повторно согласован, автоматически будут созданы новые Проводки по статье «Себестоимость труда», которые также попадут в открытый Учётный период (ноябрь).
Таким образом, внесение изменений в Документы, относящиеся к закрытым Учётным периодам, не приводят к изменениям в финансовых отчётах за этот период. Новые Проводки по Документам будут создаваться в ближайшем открытом Учётном периоде.
Финансовый учёт по проводкам оперирует двумя датами: Дата документа и Дата проводки. Если в момент согласования Документа оказывается, что Дата документа попадает в открытый Учётный период, то Проводка создается в этом Учётном периоде, а Дата проводки устанавливается равной Дате документа. Если Учётный период закрыт, то Дата проводки устанавливается как ближайший день в открытом Учётном периоде и Дата проводки будет отличаться от Даты документа.
Для удобства из Проводки всегда можно перейти к Документу, который её породил, а из Документа — к Проводкам, которые по нему созданы.
Такой подход обеспечивает неизменность, аудируемость и строгость финансовой отчётности по закрытым Учётным периодам.