Финансовый учёт по проводкам
Назначение
Проводка — финансовая операция для учёта выручки или затрат. Проводка создаётся автоматически на основе документа (таймшита, заявки на затраты или акта) или в ручном режиме (корректировочная проводка).
Учётный период — календарный период финансового учёта. Может быть открытым или закрытым. Создавать проводки можно только в открытых учётных периодах.
Документ — документ-основание для создания проводки. В Timetta таким документом может быть:
- Таймшит
- Заявка на затраты
- Акт
В Timetta можно планировать и учитывать по клиентам, проектам и этапам финансовые показатели:
- Выручку
- Себестоимость труда
- Прочие прямые затраты
Учёт финансовых показателей основан на документах. У каждого документа есть состояние. Фактические финансовые показатели учитываются только по документам в определённых состояниях:
| Финансовый показатель | Документ для учёта | Состояние для учёта факта |
|---|---|---|
| Выручка | Акт | Признан |
| Себестоимость труда | Таймшит | Согласовано |
| Прямые затраты | Заявка на затраты | Согласовано |
Чтобы отчётность за закрытые периоды оставалась неизменной, используются проводки и учётные периоды. Они позволяют изолировать финансовую отчётность от изменений как в самих документах, так и их состояний.
Примеры
Рассмотрим несколько примеров, которые помогут лучше понять концепцию проводок и учётных периодов.
Пример 1. Отчёт на основе документов
Допустим, заканчивается первый квартал 2022 года. Финансовый менеджер готовит отчёт, выгружает его в Excel и передаёт на утверждение руководству.
Пока руководство будет рассматривать отчёт или уже после его утверждения, кто-то может изменить состояние документов, включённых в указанный период. Например, вернуть таймшиты в состояние «Черновик», внести правки и снова согласовать.
Такие изменения повлияют на показатели. Так, редактирование таймшита вызовет перерасчёт себестоимости. Тогда ранее утверждённый руководством отчёт больше не будет соответствовать текущим данным в Timetta.
Примечание
Отчёты, сформированные на основе документов, не являются окончательными. Изменение состояния документов в любой момент может повлечь перерасчёт фактических показателей в отчёте.
В компаниях со строгой финансовой дисциплиной это недопустимо. Утверждённая отчётность не должна изменяться. Все корректировки в закрытые периоды должны происходить по утверждённой процедуре.
Чтобы обеспечить такую стабильность, в Timetta используются проводки и учётные периоды.
Пример 2. Отчёт на основе проводок.
После того как сотрудник заполнил и отправил на согласование таймшит и тот перешёл в состояние «Согласовано», по нему автоматически создаются проводки.
Проводки — финансовые операции по учётной статье «Себестоимость труда». Для каждого проекта и задачи, выбранных в таймшите, создаётся отдельная проводка.
Если таймшит вернётся в состояние «Черновик»:
- Созданные проводки не удалятся
- Будут созданы новые проводки по учётной статье «Себестоимость труда» с противоположным знаком
При следующем согласовании таймшита вновь будут созданы новые проводки.
Примечание
Таким образом, один документ может быть основанием для нескольких проводок. Проводки создаются автоматически:
- В момент согласования документа («прямые»)
- При возврате документа в состояние «Черновик» («обратные»)
Пример 3. Работа с учётными периодами
Проводки создаются только в открытых учётных периодах. Если учётный период, к которому относится документ, закрыт, то проводка будет создана на ближайшую дату в открытом учётном периоде.
Если сотрудник заполнил и согласовал таймшит за первую неделю октября и октябрьский учётный период открыт, то после согласования будет создана проводка по учётной статье «Себестоимость труда» с датой в октябре.
Когда октябрь заканчивается, Финансовый менеджер помечает учётный период «Октябрь» как закрытый. С этого момента:
- Новые проводки в октябре создаваться не будут
- Финансовая отчётность за октябрь становится неизменной
Если таймшит сотрудника будет возвращён в состояние «Черновик», автоматически будут созданы отрицательные проводки по статье «Себестоимость труда». Они попадут уже в следующий открытый учётный период (например, ноябрь).
Если таймшит сотрудника будет согласован повторно, автоматически будут созданы новые положительные проводки, которые также попадут в открытый учётный период (например, ноябрь).
Примечание
Таким образом, изменение документов, относящихся к закрытым учётным периодам, не изменит финансовую отчётность за эти периоды. Все изменения отобразятся в ближайшем открытом учётном периоде.
Логика присвоения даты в проводках
Финансовый учёт по проводкам использует две даты:
- Дата документа
- Дата проводки
Если в момент согласования документа его дата попадает в открытый учётный период, то:
- Проводка создаётся в этом учётном периоде
- Дата проводки устанавливается равной дате документа
Если учётный период закрыт, дата проводки:
- Устанавливается как ближайшая дата в открытом учётном периоде
- Будет отличаться от даты документа
Для удобства из проводки всегда можно перейти к документу, по которому она создана, а из документа — к связанным с ним проводкам.