Термины и определения

Любой документ, файл или материальный результат, созданный в процессе работы над проектом.

В Timetta артефакт — отдельная сущность в рамках проекта. Артефакты делятся по типам и для каждого типа задаётся шаблон. Шаблон позволяет сгенерировать описание артефакта автоматически на основе данных проекта и связанных сущностей.

Утверждённый финансовый план, который определяет общую сумму затрат и выручки, а также их распределение по задачам и этапам для достижения целей проекта.

В системе Timetta бюджет создаётся для конкретного проекта и включает следующие оценки:

• Себестоимость труда — формируется автоматически на основании ресурсного плана, матриц ставок себестоимости и ставок себестоимости сотрудников.
• Затраты — прочие прямые затраты на проект (например, командировочные, субподрядчики). Вносятся вручную или формируются по заданным правилам.
• Выручка — план актирования. Может задаваться вручную или с помощью мастера формирования выручки.
• Финансовые риски — оценка возможных затрат по известным рискам.
• Биллинг и оплата — предполагаемые даты выставления счетов и поступления оплат.

Бюджет может быть зафиксирован в качестве плана с помощью мастер-версии.

В Agile — минимальная единица работы, которую нужно выполнить за спринт для достижения цели итерации.

Внутренний корпоративный сбор за использование ресурсов компании в проекте. Такие ресурсы могли бы быть вложены, например, в депозит и приносить доход, но вместо этого задействованы в проекте.

Базой для начисления затрат на капитал могут быть Непогашенные затраты (понесённые затраты, ещё не покрытые выручкой) и Оборотный капитал (признанная по актам выручка, но ещё не оплаченная клиентом).

Ставка Затрат на капитал задаётся в настройках системы и начисляется ежемесячно как расходы проекта. Снизить затраты на капитал можно с помощью авансирования, ускоренного актирования (подписания актов) и сокращения сроков оплаты счетов.

Декомпозиция проекта на более мелкие и управляемые части (работа или элемент структуры).

Ключевой момент в проекте, фиксирующий завершение важного этапа или достижение значимого результата.

Гейт (Gate) в Stage-Gate модели — контрольная точка между этапами проекта, на которой принимается решение о продолжении, изменении или прекращении проекта.

Вид расходов проекта по системной учётной статье «Корпоративный налог». Вычисляется автоматически как процент от выручки проекта.

Ставка налога задаётся в карточке проекта и используется для фиксации отчислений проекта на общекорпоративные расходы.

Услуги, которые уже оказаны, но ещё не покрыты выручкой. Один из двух показателей, участвующих в расчёте Затрат на капитал.

Заранее выделенные ресурсы (деньги, время) для покрытия известных рисков, которые могут возникнуть в проекте. Пример: +10% к бюджету на случай роста цен.

Бизнес-смысл и логика резерва в Timetta:

• Финансовый риск формирует резерв в виде оценки затрат по риску.
• Оценка проекта сохраняется в виде плана (мастер-версии).
• Резерв — сумма плановых затрат по риску.
• Резерв сразу отражается в плане — предполагается, что риск сработает полностью.
• Резерв задаётся на весь проект:
  • Не распределяется по периодам.
  • Может сработать одномоментно или в течение времени.
  • Выделяется под конкретный риск, а не на учётную статью.
  • Нет общего резерва по всем рискам проекта.
• С помощью статус-отчёта (прогнозных версий) финансовые менеджеры ежемесячно отслеживают показатели проекта, включая маржу. Если риск сработал полностью, это не всегда означает проблему. Возможно, он был равномерно запланирован на год, но целиком сработал, например, на втором месяце реализации.
• Чтобы проектный офис и финансовые менеджеры были в курсе, что запланированный риск сработал и затрат по нему не ожидается, создаётся заявка на использование риска.
• Заявка на использование риска «забирает» часть резерва.
• Timetta учитывает оставшийся резерв в прогнозе (финансовом отчёте и календаре затрат) так, чтобы прогноз по риску не превышал его.
• Если риск повторится после исчерпания резерва, возникнет отклонение от плана проекта.

Разница между признанной выручкой (по подписанным актам) и фактическими поступлениями (оплатами от клиента).

Например, если акт подписан на 100 рублей, но счёт ещё не оплачен, оборотный капитал составляет 100 рублей. На такую сумму ежемесячно начисляются Затраты на капитал — это расход проекта.

Обратный пример: получен аванс в размере 100 рублей, но услуги ещё не оказаны, и акт не подписан. Оборотный капитал равен -100 рублей. В этом случае появляются отрицательные затраты на капитал, которые учитываются как доход проекта.

Процесс регулярного обновления ожидаемых результатов проекта (затраты, сроки, рентабельность и другие ключевые показатели) с учётом уже выполненных фактов и новых оценок до завершения проекта.

В некоторых компаниях прогнозирование называют подготовкой статус-отчёта.

Временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата с определёнными целями, сроками, бюджетом и ресурсами.

Ключевые характеристики проекта по PMBOK (Project Management Body of Knowledge):

• Временность — чёткое начало и конец
• Уникальность — результат отличается от рутинных операций
• Целевая направленность — чёткие измеримые цели
• Ограниченность ресурсов — бюджет, время, люди

Примеры проектов: строительство здания, запуск нового продукта, внедрение IT-системы.

Потенциальное событие или условие, которое может негативно (или позитивно) повлиять на сроки, бюджет, качество или другие цели проекта.

В Timetta риски представлены сущностью «Риск» и создаются для конкретного проекта. Отдельно выделяются финансовые риски, которые могут автоматически генерировать дополнительную оценку затрат проекта.

Состояние версии, в котором фиксируются прогнозные показатели. Версия в таком состоянии отвечает на вопрос: «Как менеджер прогнозировал показатели проекта на момент создания снапшота?».

В снапшот копируются не только оценочные показатели, но и фактические на момент его создания. Также копируется точка прогнозирования — дата, до которой учитываются фактические данные на момент создания снапшота.

Фиксированный по времени отрезок работы (обычно 1–4 недели) в рамках гибкой методологии разработки (например, Scrum). В течение спринта команда создаёт готовую к использованию функциональность или часть продукта.

Ключевые характеристики спринта:

• Жёсткие сроки (timebox) — длительность не меняется в процессе
• Цель — выполнение конкретных задач из бэклога продукта
• Результат — инкремент (рабочая версия продукта)
• Планирование и ретроспектива — в начале и конце спринта

Пример: двухнедельный спринт, в котором команда разрабатывает новую функциональность для приложения.

Стоимость, по которой компания продает клиенту час работы сотрудника. В Timetta задаётся с помощью матриц ставок.

Ставка затрат компании на час работы сотрудника или универсального ресурса. Может включать как прямые затраты (например, зарплату и налоги), так и косвенные (накладные расходы).

Отчёт о рабочем времени сотрудника за период (например, за неделю или месяц). Обеспечивает учёт 100% рабочего времени с распределением по проектам, непроектным работам и отсутствиям.

Таймшит подлежит согласованию. Согласованный таймшит — первичный учётный документ для фиксации часов и начисления себестоимости труда.

Логически завершённая часть проекта, у которой есть:

• Конкретные цели
• Сроки
• Результаты.

В терминах TImetta этап — не часть ИСР. Это самостоятельная сущность (справочник), которая индикативно показывает, на каком этапе находится конкретный проект.