Документы

Обновлено: 01.08.2025

«Документы» — инструмент для централизованного хранения и ведения ключевых материалов по проекту: паспортов проектов, регулярных отчётов, служебных записок, технических заданий и иных проектных документов.

В процессе планирования и исполнения проекта накапливается значительное число артефактов, чаще всего в виде документов. Некоторые из них требуют согласования или других бизнес-процессов.

Компонента «Документы» в карточке проекта позволяет:

• хранить в структурированном виде документы и прочие артефакты по проекту;
• привязывать жизненный цикл и воркфлоу к каждому документу.

«Документ» представляет собой одновременно:

• форму для заполнения (набор полей может быть расширен);
• редактор для неструктурированной информации;
• контейнер для файлов.

ОбзорОбзор

Документы размещаются на одноимённой вкладке в карточке проекта:

Свойства документовСвойства документов

При создании нового документа указываются следующие свойства:

1. Наименование — название создаваемого документа.
2. Тип документа — категория документа (настраивается в справочнике в области «Настройки»).
3. Проект — проект, в рамках которого создаётся документ.

В карточке документа доступны для редактирования следующие поля:

• Наименование — название документа.
• Описание — произвольное описание или служебная заметка.
• Контент — основное текстовое содержимое документа. Может быть введено вручную или автоматически сгенерировано на основе шаблона. Генерация происходит при создании документа или по нажатию кнопки Обновить. Готовый документ доступен для скачивания по кнопке Скачать.

• Вложения — прикреплённые файлы: документы, изображения, видео и другие материалы.

Набор свойств документа можно расширить, добавив пользовательские поля.

Цели и принципы управления документамиЦели и принципы управления документами

Ключевые цели:

1. Структурирование информации — все основные проектные материалы хранятся в едином пространстве проекта.
2. Автоматизация — использование шаблонов снижает трудозатраты на подготовку однотипных документов.
3. Прозрачность — участники проекта работают с актуальными версиями документов и их статусами.

Принципы:

• Единообразие — для стандартизации используются типы документов и шаблоны.
• Гибкость — структура и свойства документов адаптируются под конкретные задачи.
• Интеграция с процессами — документы могут быть включены в воркфлоу для автоматизации проектной деятельности.