Центры затрат
Назначение
Центры затрат (ЦЗ) позволяют учитывать себестоимость труда и прямые расходы на реализацию проекта в разрезе отдельных финансовых единиц.
С помощью центров затрат можно:
- Разделять затраты между юридическими лицами, участвующими в проекте.
- Вести раздельный учёт по департаментам, видам работ и другим параметрам, заданным для сущности Центр затрат с помощью дополнительных полей.
- Гарантировать, что рабочее время и другие затраты не будут ошибочно списаны на проект, к которому они не относятся.
Подробнее о методологии использования центров затрат — Учёт в разрезе центров затрат.
Права доступа
Для создания и редактирования центров затрат проекта требуется набор прав для роли Управление проектами с активной гранулой «Центры затрат».
Обзор
Вкладка Центры затрат содержит панель инструментов и таблицу всех центров затрат в проекте:
- Создать — создать центр затрат. Поменять юридическое лицо можно только при создании, но не при редактировании карточки центра затрат.
- Редактировать — открыть и отредактировать карточку выбранного центра затрат.
- Удалить — удалить центр затрат, если он ещё не использовался. Удалить уже применённый при учёте факта центр затрат нельзя.
- Настройка представления — отобразить или скрыть доступные колонки в таблице центров затрат (включая дополнительные поля).
Примечание
Если в проектах не создан ни один центр затрат, используется Центр затрат по умолчанию. Его юридическое лицо соответствует юридическому лицу проекта.
Карточка центра затрат
По умолчанию центр затрат включает следующие свойства:
- Наименование — уникальное для проекта название/код центра затрат. В таблице центры затрат отсортированы в алфавитном порядке.
- Юридическое лицо — указывается из справочника юридических лиц в системе. Подробнее — Юридические лица.
- Сущность активна — если сущность активна, этот центр затрат можно указывать при учёте факта. В противном случае — нельзя.
Важно
Чтобы списывать затраты на центр затрат, менеджер должен добавить его в проект и убедиться, что сущность активна.
Для центров затрат также можно создавать и настраивать дополнительные поля. Подробнее — Дополнительные поля.
Учёт факта по центрам затрат
Для финансового учёта проектов в разрезе центров затрат используются сведения о:
- Фактической себестоимости труда — из строк таймшитов сотрудников.
- Фактических затратах — из заявок на затраты, в которых указан центр затрат.
Примечание
Учитываются таймшиты и заявки на затраты только в состоянии «Согласовано».
Учёт себестоимости труда
Юридические лица сотрудников указаны в их профиле. При заполнении таймшита система списывает фактическую себестоимость на тот центр затрат, который выбран в строке таймшита.
Примечание
Чтобы гарантировать списание затрат на себестоимость на правильный центр затрат, можно воспользоваться настройками валидации таймшитов. Подробнее — Правила валидации.
Выбор центра затрат в таймшите работает следующим образом. Система определяет, существует ли для юридического лица, присвоенного пользователю, центр затрат:
- Если центр затрат в проекте есть и он один, колонка ЦЗ в таймшите заполнится автоматически.
- Если в проекте есть несколько центров затрат для этого юридического лица, пользователю будет доступен выбор ЦЗ в таймшите.
- Если центра затрат не существует, поле ЦЗ в таймшите остается пустым. Если важно не допускать списания трудозатрат без указания центра затрата, следует настроить правило валидации обязательности полей таймшита.
Примечание
Включить отображение колонки центра затрат можно в настройках таймшита.
Важно
При заполнении таймшита пользователь не сможет выбрать центр затрат, если его юридическое лицо не совпадает с тем, что указано в профиле сотрудника.
Учёт прямых затрат
При заполнении заявок на затраты система списывает фактические затраты на тот центр затрат, который выбран в самой заявке.
Выбор центра затрат в заявке на затраты работает следующим образом:
- Если в проекте есть центр затрат, соответствующий юридическому лицу автора заявки, автор сможет выбрать его.
- Если центра затрат нет, выбор центра затрат будет недоступен.