Менеджер проекта организует работу команды и отвечает за актуальность сведений о проекте: состав работ, сроки, потребность в ресурсах, бюджет и ожидаемый результат. В Timetta он готовит оценку проекта, согласует исходный план, контролирует исполнение и своевременно отражает изменения.
Статья описывает типовую работу менеджера проекта. Конкретный набор действий зависит от процессов компании, доступных модулей Timetta и настроенных прав.
Основные задачи менеджера:
Менеджер и со-менеджеры указываются в свойствах проекта. В модели прав область Мои проекты охватывает проекты, где пользователь назначен менеджером или со-менеджером.
Для работы с проектом пользователю назначают набор прав роли Управление проектами с необходимыми гранулами: например, для команды, структуры работ, ресурсного плана, документов и версий. Доступ к финансовым данным и другим компонентам также определяется настройками прав.
Назначение менеджера и права доступа
Назначение в свойствах проекта определяет, к каким проектам относится пользователь. Доступные действия задаются его наборами прав. Переходы между состояниями проекта и участие в согласованиях настраиваются отдельно.
Подробнее — Логика прав на проекты и Как работают права доступа.
Укажите название, менеджера, клиента при необходимости, даты начала и окончания, тип учёта и валюту. Заполните описание, чтобы участники понимали цель проекта и ожидаемый результат.
Тип учёта влияет на расчёт выручки и биллинг. Для коммерческого проекта проверьте, что он соответствует договорённостям с клиентом. При необходимости добавьте со-менеджеров.
Инструкции — Создание проекта, Свойства проекта, Типы учёта проекта.
Разделите проект на этапы и работы, задайте вехи, назначения и зависимости. Выбирайте детализацию, которая позволит планировать ресурсы и разбирать отклонения.
Для небольшого проекта можно начать с главной работы, которая создаётся автоматически, и уточнять структуру по мере необходимости.
Добавьте в команду известных исполнителей. Если конкретные сотрудники ещё не определены, используйте универсальные ресурсы — ресурсы с нужными характеристиками, которые впоследствии можно заменить сотрудниками.
Работы ИСР задают состав проекта и основу планирования и учёта. Задачи используются для организации выполнения: назначений, статусов и контроля результата. Каждая задача относится к проекту и элементу его ИСР; одной работе могут соответствовать несколько задач.
Подробнее — Иерархическая структура работ, Команда проекта, Иерархия задач и ИСР проекта.
Подготовьте ресурсный план: распределите часы по работам, исполнителям и датам. Проверьте, что оценка соответствует объёму работ и доступности команды.
Учитывайте выбранный режим планирования:
Подробнее — Планирование проекта и Ресурсный план.
Затем согласуйте выделение ресурсов. При централизованном подходе направьте ресурсному менеджеру запрос на подбор сотрудника или актуализацию бронирования. При децентрализованном подходе менеджер проекта бронирует ресурсы самостоятельно в пределах своих прав.
Ресурсный план и бронирование
Ресурсный план отражает оценку трудозатрат проекта. Бронирование резервирует ёмкость сотрудников. Планирование часов само по себе не бронирует сотрудника; при изменении потребности проверяйте оба инструмента.
Подробнее — Логика запросов на ресурсы и Создание запроса на подбор и актуализацию ресурса.
На основе ресурсного плана формируется оценка часов и себестоимости труда. Дополнительно внесите прочие затраты проекта. Для коммерческого проекта подготовьте оценку выручки, выставления счетов и получения оплат.
Согласуйте с финансовым менеджером правила учёта и проверьте полноту оценки. Выручка, выставленные счета и полученные оплаты отражают разные события и контролируются отдельно.
Инструкции — Ввод оценки затрат, Ввод оценки выручки, Оценка выставления счетов и получения оплат.
Зафиксируйте известные риски и оцените их влияние на проект. Если в компании используется управление по контрольным точкам, подготовьте точки проверки результатов этапов.
Подробнее — Управление рисками и Гейтовая модель управления.
Создайте версию подготовленной оценки и проведите её согласование по процессу компании. Для формирования плановых показателей версия должна быть утверждена и назначена мастер-версией.
| Показатели | Для чего используются |
|---|---|
| Оценка | Текущие представления команды о сроках, трудозатратах и финансовых показателях проекта. Менеджер поддерживает их актуальность. |
| План | Согласованная база сравнения, которая поступает из утверждённой мастер-версии. |
| Факт | Уже учтённые трудозатраты и финансовые операции. |
| Прогноз | Ожидаемый итог, рассчитанный из факта и актуальной оценки с учётом точки прогнозирования. |
Назначение новой мастер-версии меняет базу план-фактного сравнения. Используйте это действие при согласованном пересмотре условий проекта, сохраняя возможность объяснить, что изменилось.
Публикация ресурсного плана обновляет расчётные данные для отчётов и аналитики. Утверждение версии и назначение её мастер-версией фиксируют плановые показатели. При проверке готовности проекта учитывайте оба действия.
Подробнее — Версии проекта и Публикация плана.
После подготовки и необходимых согласований переведите проект в рабочее состояние согласно его жизненному циклу.
Проверяйте состояние задач, уточняйте приоритеты и обсуждайте препятствия с исполнителями. При изменении состава работ актуализируйте ИСР, назначения и сроки.
Следите, чтобы сотрудники своевременно учитывали время на нужном проекте и работе. Если менеджер проекта включён в маршрут согласования таймшитов, проверяйте относящиеся к проекту строки и выполняйте назначенные согласования.
Вместе с финансовым менеджером проверяйте полноту фактических затрат, выручки, счетов и оплат. Если в отчёте отсутствует ожидаемый факт, уточните состояние исходного документа и прохождение согласования или признания.
Подробнее — Согласование таймшитов и заявок на отсутствие и Финансовый отчёт.
После получения новой информации уточняйте:
Установите регулярность обновления, например раз в неделю, и пересматривайте оценку при существенных изменениях проекта.
Прогноз использует факт до точки прогнозирования и оценку после неё. Эта граница зависит от настроек периода прогнозирования и лага закрытия. Проверяйте актуальность оценки для всех периодов, которые ещё участвуют в прогнозе, включая недавно завершившийся период, если он остаётся открытым для расчёта.
Подробнее — Принципы прогнозирования.
Для сравнения вариантов используйте версии проекта. Изменение версии и назначение её мастер-версией автоматически не заменяют текущую оценку проекта; для переноса содержимого предусмотрено слияние.
На контрольные даты можно сохранять снапшоты. При переводе версии в это состояние фиксируются фактические показатели и точка прогнозирования. Это позволяет впоследствии сравнить ожидаемый результат на разных этапах проекта.
Храните ключевые материалы в Документах проекта, а пояснения, договорённости и рабочую базу знаний — в проектном вики-пространстве.
Подробнее — Версии проекта, Слияние версий, Документы проекта и Использование вики-пространств.
| Область контроля | На что обращать внимание |
|---|---|
| Сроки | Расчётное окончание работ, зависимости, вехи и отклонение от согласованных сроков. |
| Трудозатраты | Фактические часы, оценка оставшейся работы и прогноз относительно плана. |
| Ресурсы | Наличие исполнителей, подтверждённое бронирование и соответствие выделенной ёмкости потребности проекта. |
| Экономика | Себестоимость труда, прочие затраты, выручка и ожидаемый финансовый результат. |
| Счета и оплаты | Своевременное выставление счетов и получение оплат по договорённостям с клиентом. |
| Риски | Изменение вероятности и последствий, состояние мер и потребность в резерве. |
| Качество данных | Полнота учёта времени и финансовых операций, актуальность оценки и опубликованных расчётных данных. |
Начинайте анализ с ожидаемого итога относительно плана, затем разбирайте причину отклонения по работам, ресурсам и периодам. Зафиксируйте решение: например, изменить состав команды, пересмотреть сроки или согласовать дополнительный объём.
Для финансового анализа используйте Финансовый отчёт. Подходы к разбору динамики описаны в статье Рекомендации по анализу изменений показателей проекта.
| Участник | Что согласовать и уточнять |
|---|---|
| Команда проекта | Результаты, задачи, сроки, оставшиеся трудозатраты и фактическое время. |
| Ресурсный менеджер | Подбор исполнителей, выделение ёмкости, замены и изменения бронирования. |
| Руководитель подразделения | Доступность сотрудников и организационные ограничения. |
| Финансовый менеджер | Бюджет, финансовые отклонения, документы, полноту факта и закрытие периодов. |
| Клиент и менеджер клиента | Объём и результаты проекта, изменения условий, приёмку, сроки счетов и оплат. |
| Руководство и проектный офис | Существенные отклонения, пересмотр плана и решения за пределами полномочий менеджера. |
| Администратор системы | Права доступа, маршруты согласования и необходимые настройки. |
Распределение обязанностей устанавливается в компании. Один сотрудник может совмещать несколько ролей.
Перед завершением:
В стандартном жизненном цикле состояние Архивирован защищает проект и его версии от редактирования. Поэтому завершите необходимые проверки и изменения до архивирования.
Подробнее — Типовой процесс работы с проектом.
Похоже, вам удобнее русский язык. Перейти на русскую версию?