Финансовый менеджер отвечает за достоверность финансовой картины проектов и помогает компании вовремя принимать решения о бюджете, затратах и расчётах. В Timetta он проверяет финансовые оценки, контролирует фактические данные и прогноз, организует работу с финансовыми документами и закрытие учётных периодов.
Статья описывает типовую работу финансового менеджера. Конкретные обязанности зависят от процессов компании, используемых модулей и настроенных прав. Согласование проектов, документов и заявок выполняется в соответствии с принятыми маршрутами.
Основные задачи:
Менеджер проекта поддерживает оценку работ и оставшихся затрат. Финансовый менеджер проверяет её полноту, соответствие правилам компании и влияние на ожидаемый результат.
Timetta используется для управленческого учёта. Финансовому менеджеру важно согласовать правила сверки с бухгалтерской системой: одинаковые названия показателей сами по себе не означают одинаковую методику расчёта. Подробнее — Типы отчётности.
Для работы в области Финансы пользователю назначают набор прав роли Управление финансами с необходимыми гранулами. Доступ к счетам, актам, входящим документам, проводкам и учётным периодам настраивается с учётом обязанностей пользователя.
Дополнительно могут потребоваться права на проекты, финансовые показатели и исходные документы. Например, просмотр проводки и открытие связанного с ней таймшита требуют соответствующих прав на разные компоненты. Право на просмотр также не означает право на создание ручных проводок или изменение учётного периода.
Рабочая роль и права доступа
«Финансовый менеджер» в этой статье — роль сотрудника в процессе работы. Доступные действия определяются его наборами прав, областями доступа и настройками жизненных циклов. Участие в согласовании бюджета или документов настраивается отдельно.
Подробнее — Права доступа к финансовым сведениям и Проводки.
Вместе с руководством, менеджерами проектов и администратором определите:
План и факт должны быть сопоставимы по методике. Если бюджет рассчитан по управленческим ставкам, сравнение с фактом по другой модели требует отдельного объяснения.
При анализе себестоимости учитывайте нормализацию: сумма затрат на труд может зависеть не только от списанных часов и ставки, но и от настроенного метода нормализации. Подробнее — Методика нормализации себестоимости.
Для проектов в разных валютах заранее договоритесь, в какой валюте сравниваются показатели и кто контролирует курсы. Подробнее — Мультивалютность.
До согласования бюджета проверьте вместе с менеджером проекта:
Для коммерческого проекта отдельно оцените экономический результат и сроки поступления денег. Прибыльный проект может требовать финансирования, если затраты возникают раньше оплат клиента.
Если оценка неполна, верните её на уточнение с конкретными замечаниями: какие работы, затраты, условия или даты нужно проверить.
Утверждённый бюджет должен стать основой для последующего сравнения. В Timetta плановые показатели формируются по мастер-версии: версия сначала переводится в состояние Утверждена, затем назначается мастер-версией.
Назначение мастер-версии и перенос её содержимого в текущий проект — отдельные действия. Финансовому менеджеру важно проверить, что согласованный план зафиксирован, а текущая оценка соответствует принятому решению. Подробнее — Версии проекта.
Договоритесь о периодичности обновления прогноза, допустимых отклонениях и порядке повторного согласования бюджета. Для сохранения финансовой картины на определённый момент можно использовать снапшоты.
Регулярно сравнивайте План, Факт и Прогноз. План показывает согласованную основу, факт — отражённые результаты, прогноз — ожидаемый итог с учётом выполненной и оставшейся работы.
Прогноз использует факт до точки прогнозирования и оценку начиная с этой точки. Поэтому его нельзя заменить суммой всего накопленного факта и всей исходной оценки.
Проверяйте не только итоговую прибыль, но и причины её изменения:
Если прогноз ухудшается, уточните у менеджера проекта причину, ожидаемое влияние и необходимые действия. Изменение мастер-плана должно проходить принятый порядок согласования.
Прогноз и закрытие учёта
Точка прогнозирования зависит от настроек периода прогнозирования и лага закрытия. Закрытие учётного периода ограничивает изменение проводок. Эти механизмы решают разные задачи: состояние учётного периода само по себе не определяет границу между фактом и оценкой в прогнозе.
Подробнее — Принципы прогнозирования.
Финансовые показатели зависят от состояния исходных документов. Созданный документ может ещё не формировать нужный факт.
| Документ или событие | Что контролировать |
|---|---|
| Утверждённые таймшиты | Полноту времени, отнесение к работам проекта и рассчитанную себестоимость |
| Утверждённые заявки на затраты | Учётные статьи, суммы, работы проекта и даты строк |
| Признанные акты | Выручку и дату признания |
| Признанные входящие акты | Согласованность затрат с документами субподрядчика и величину корректировки |
| Счета клиентам | Состав выставляемых работ и затрат, выпуск, сроки и отражение оплаты |
| Входящие счета | Распределение обязательств по проектам, принятие к оплате и подтверждение оплаты |
Если ожидаемая сумма отсутствует в отчёте, сначала проверьте состояние документа, даты, проект, работу, статью и фильтры отчёта. Такой разбор помогает отличить неполный факт от ошибки оценки.
Правила формирования и отмены автоматических проводок описаны в статье Финансовый учёт по проводкам.
Признанная выручка, выставленные счета и полученные оплаты отражают разные события. Они могут приходиться на разные даты и иметь разные суммы.
Например, работа может быть признана актом в одном месяце, счёт выставлен в следующем, а оплата получена позже. Для финансового контроля нужно видеть каждое событие, а также проверять, что связанные документы оформлены своевременно.
Вместе с менеджером проекта проверяйте готовность работ и затрат к выставлению, сроки счетов и просроченные оплаты. После поступления денег оплату необходимо отразить в системе с корректной датой. Для T&M-проектов дополнительно контролируйте утверждённые работы и затраты, по которым ещё не выставлены счета.
Подробнее — Как работает биллинг, Счёт и Акты.
Затраты субподрядчика могут отражаться оперативно по утверждённым таймшитам и заявкам на затраты. Когда поступает входящий акт, проверьте выбранные документы, распределение по работам и таблицу Корректировка.
Входящий акт приводит учёт к суммам его строк. При признании система учитывает уже сформированные проводки по связанным документам и создаёт необходимую разницу.
Например, если по выбранным документам уже учтено 100 000, а согласованная сумма акта по тем же работам и статьям составляет 110 000, корректировка доводит затраты до 110 000. Повторно добавлять всю сумму акта вручную не требуется.
Входящий счёт используется для регистрации обязательства и контроля оплаты субподрядчику. Его оплата и признание затрат по входящему акту также контролируются отдельно.
Подробнее — Входящий акт и Входящий счёт.
Если компания применяет непредвиденный резерв, проверяйте обоснованность оценок рисков и заявок на их использование. Участвуйте в согласовании, если это предусмотрено маршрутом.
Вместе с менеджером проекта отслеживайте остаток резерва и влияние рисков на прогноз. Использование резерва само по себе не заменяет документы, отражающие реальные затраты.
Подробнее — Управление непредвиденным резервом.
Проводки позволяют проследить, из каких документов сформировался факт. При расхождении переходите от показателя к проводкам, затем к исходному документу.
Автоматическую проводку корректируют через предусмотренные действия с её источником. При отмене признания или утверждения система формирует обратные проводки; исходные записи сохраняются в истории. Повторное признание или утверждение формирует новый набор проводок.
Ручные проводки используйте для операций, которые должны быть отражены отдельно и для которых предоставлены соответствующие права. Проверяйте обоснование, статью, сумму, валюту, дату и аналитическую привязку. Перед ручной корректировкой убедитесь, что она не дублирует автоматическое начисление.
У проводки есть дата учёта и дата документа. Дата учёта определяет её отнесение к учётному периоду. Дата документа сохраняет дату, определённую правилами исходного документа, например дату признания акта или окончания таймшита.
Если автоматическая проводка относится к закрытому учётному периоду, дата учёта переносится на первый день после последнего закрытого периода. Дата документа при этом сохраняется. Создание, изменение и удаление ручных проводок с датой учёта в закрытом периоде ограничено.
При сверке отчётов проверяйте выбранный способ учёта дат. Отчёт по дате документа может показывать поздние корректировки в прежнем календарном периоде, хотя по дате учёта они относятся к следующему.
Подробнее — Проводки и Финансовый учёт по проводкам.
Закрытие выполняйте по принятому в компании регламенту. Типовая последовательность:
При повторном начислении система заменяет ранее созданные автоматические проводки затрат на капитал за выбранный период результатом нового расчёта. Перед повторным запуском выясните, какие исходные данные изменились.
Если документ поступил после закрытия, учитывайте правила переноса даты автоматических проводок и отражения корректировок. При сравнении отчётов сохраняйте согласованный способ учёта дат.
Подробнее — Учётные периоды и Работа с учётными периодами.
| Область контроля | Что проверять |
|---|---|
| Прибыль и рентабельность | Соответствие прогноза согласованному плану, причины ухудшения и необходимые решения |
| Себестоимость труда и прочие затраты | Полноту факта, оставшуюся оценку, отклонения и распределение по работам |
| Выручка | Полноту признания, даты актов и актуальность оценки |
| Счета и оплаты | График выставления, неоплаченные счета и корректность отражения поступлений |
| Субподрядчики | Учтённые затраты, корректировки по актам и предстоящие оплаты |
| Резерв и затраты на капитал | Остаток резерва, обоснованность использования и влияние на результат |
| Качество данных | Несогласованные документы, расхождения и запоздавшие корректировки |
Для анализа финансового результата используйте Финансовый отчёт (P&L). Для сопоставления признанных доходов и затрат с денежными поступлениями и выплатами — Признания и оплаты.
Перед сравнением проверьте период, состав проектов, валюту, способ учёта дат и настройки включения затрат. В отчёте Признания и оплаты признания отражаются по датам документов, оплаты — по датам оплат; признания показываются без НДС, а отображение НДС для оплат зависит от настройки.
В течение периода контролируйте документы, счета, оплаты и существенные отклонения. При регулярном обновлении прогноза проверяйте оставшуюся оценку и ожидаемый результат вместе с менеджерами проектов. При закрытии периода обеспечивайте полноту факта, сверку и фиксацию результатов.
Финансовый менеджер взаимодействует:
Перед завершением проекта вместе с его менеджером проверьте полноту затрат и выручки, оформление документов и оставшиеся обязательства. Неполученные оплаты и незакрытые расчёты должны иметь ответственного и понятный порядок дальнейшего контроля.
Похоже, вам удобнее русский язык. Перейти на русскую версию?