Администратор системы настраивает Timetta под процессы компании и обеспечивает пользователям доступ к нужным инструментам и данным. Он ведёт учётные записи и права, поддерживает справочники, настраивает согласования, помогает разбирать обращения и сопровождает изменения конфигурации.
Статья описывает типовую работу администратора Timetta. Конкретные обязанности зависят от используемых модулей, способа размещения системы и распределения ответственности в компании. Правила финансового учёта, согласования и работы с ресурсами администратор настраивает вместе с владельцами соответствующих процессов.
Основные задачи:
Владелец процесса определяет, какое поведение нужно компании. Администратор переводит это требование в настройки Timetta и проверяет, что оно работает для нужных пользователей и документов.
Для работы в области Настройки пользователю назначают набор прав роли Администратор с необходимыми гранулами. Доступ к учётным записям, наборам прав, жизненным циклам, журналам и другим компонентам регулируется отдельно.
Состав административных прав может различаться. Например, один сотрудник сопровождает пользователей, другой — финансовые справочники, третий — интеграции и рабочие процессы.
Если администратору требуется работать с проектами, финансовыми документами или данными команды, назначьте соответствующие наборы прав и приложения для этих обязанностей.
Лицензии, права и согласования
Лицензии определяют доступность приложений, наборы прав — разрешённые действия и области данных. Для отдельных объектов используются списки доступа. Правила переходов между состояниями и участие в воркфлоу настраиваются отдельно.
При разборе доступа проверяйте каждый применимый механизм, включая ограничения текущего состояния объекта.
Подробнее — Как работают права доступа.
До настройки согласуйте:
Зафиксируйте действующие правила и владельцев настроек. Это поможет разбирать обращения и избежать разных решений для одинаковых ситуаций.
Заполните необходимые подразделения, ресурсные пулы, роли и другие используемые классификаторы. Настройте расписания, группы пользователей и наборы прав.
Справочники должны соответствовать процессам компании. Например, Подразделение отражает организационную структуру, Руководитель определяет непосредственную подчинённость, а Ресурсный пул используется для распределения ресурсов. Эти сведения нужно поддерживать согласованно.
Используйте Типовой порядок настройки системы как основу и выбирайте компоненты, необходимые для ваших сценариев.
На примерах пользователей с разными обязанностями проверьте:
Проверяйте сценарий с правами соответствующей рабочей роли. Доступность действия для администратора сама по себе не подтверждает, что сотрудник сможет его выполнить.
В Timetta учётная запись связана с записью работника. Они отображаются в общей карточке, но отвечают за разные сведения:
При подключении сотрудника:
Имя и признак Действующий синхронизируются между учётной записью и работником. Для восстановления локального входа предусмотрены действия с паролем, разблокированием и конфигурацией OTP; применяйте их с учётом используемого провайдера.
Подробнее — Учётные записи.
При переводе проверьте руководителя, подразделение, ресурсный пул, приложения, группы и индивидуальные права. Согласуйте изменения с ответственными за сотрудников и проекты.
Индивидуальные и групповые наборы прав объединяются. Поэтому удаление одного назначения не ограничит доступ, если такое же разрешение остаётся через другой набор или группу.
Проверьте незавершённые согласования, замещение и ответственность за объекты, которые были связаны с сотрудником.
Когда сотрудник завершает работу или доступ нужно временно приостановить, используйте предусмотренную деактивацию учётной записи. Вместе с ответственными определите дальнейшую обработку его документов, заданий и проектных обязательств.
Деактивация и удаление
Деактивация запрещает вход. Удаление учётной записи затрагивает и связанную запись работника. Для прекращения доступа сначала определите нужное действие и судьбу связанных данных.
Формируйте наборы прав по обязанностям пользователей: системная роль, гранулы, области данных и разрешённые операции. Для типовых категорий сотрудников удобно назначать права через группы, сохраняя понятный состав индивидуальных исключений.
При настройке проверяйте:
При обращении «нет доступа» уточните пользователя, объект и конкретное действие. Затем проверьте приложения, прямые и групповые назначения, область доступа, списки прав объекта и его состояние.
Например, возможность открыть проект не означает доступность всех его вкладок или финансовых показателей. Назначенное согласование документа также не предоставляет общий доступ к списку документов этого типа.
Подробнее — Настройка наборов прав и Как работают права доступа.
Жизненный цикл определяет состояния сущности, доступные переходы и ограничения в каждом состоянии.
Воркфлоу организует процесс: кто может его запустить, какие задания получают участники, как обрабатываются результаты и в какое состояние переходит документ.
Вместе с владельцем процесса определите:
Используйте роли из контекста документа, когда они соответствуют процессу: например, руководитель автора или менеджер проекта. Проверьте, что нужные назначения заполнены в данных.
Проверяйте успешное прохождение, отклонение, повторную отправку и отмену. Убедитесь, что каждый участник получает задание и видит данные, необходимые для решения.
Для таймшитов отдельно проверяйте доступ к строкам: задание на согласование не заменяет необходимые права их просмотра.
Права на принудительные переходы задавайте согласно обязанностям. Такой переход может остановить действующий воркфлоу и завершить его задания, поэтому его результат нужно учитывать в процессе.
Системные состояния связаны с поведением платформы. Например, согласование таймшита влияет на формирование фактических показателей. При изменении схемы учитывайте эти связи.
Подробнее — Жизненные циклы и Воркфлоу.
Настройки разных областей согласуйте с ответственными специалистами:
| Область | Что настраивать и проверять |
|---|---|
| Учёт времени | Расписания, исключения, периоды, шаблоны, сроки отправки и правила валидации |
| Отсутствия | Типы отсутствий, правила начисления и процесс согласования |
| Ресурсы | Пулы, менеджеров и со-менеджеров, роли и квалификационные характеристики |
| Финансы | Валюты, статьи, юридические лица, матрицы ставок, нормализацию и шаблоны счетов |
| Проекты и задачи | Используемые модели, классификаторы, формы и процессы |
| Общая конфигурация | Справочники, дополнительные поля, названия и обязательность реквизитов |
Изменения расписаний и финансовых правил могут влиять на показатели. Согласуйте дату применения и необходимость проверки или пересчёта данных с владельцем процесса.
В шаблоне таймшита задаются интерфейс, автоматическое создание, срок отправки и проверки перед согласованием. При ошибке отправки выясните, какое правило не выполнено и соответствует ли оно требованию компании.
Дополнительные поля вводите с понятным назначением: кто заполняет значение, где оно отображается и как используется в фильтрах и отчётах.
Подробнее — Шаблоны таймшитов, Конфигурация дополнительных полей и Системные настройки.
Провайдер аутентификации определяет способ входа. Для локального провайдера в Timetta настраиваются требования к паролям, блокировки и MFA. При внешнем провайдере согласуйте настройку с ответственными за корпоративную аутентификацию.
При проблеме входа проверьте активность учётной записи, адрес, выбранный провайдер и события в журнале входов. Способ восстановления должен соответствовать этому провайдеру.
Для интеграции определите ответственного, используемую учётную запись, нужные приложения, операции и доступ к данным. Контролируйте API-токены и сроки их действия; после изменения прав или способа входа проверяйте связанные интеграции.
Если используются обработчики или задания по расписанию, ведите их вместе с прикладными разработчиками. Такие расширения меняют поведение системы и требуют проверки на целевом сценарии.
Подробнее — Провайдеры аутентификации, Настройка политики безопасности, API-токены и Общие сведения об API.
Импорт данных загружает рабочие записи из подготовленного шаблона. Используйте актуальный шаблон, проверьте связи и идентификаторы, затем изучите результат и журнал импорта. Ошибочные строки могут быть пропущены, поэтому завершение операции нужно дополнить проверкой полноты загрузки.
Экспорт и импорт конфигурации переносит выбранные настройки между организациями Timetta. Перед переносом проверьте состав пакета, зависимости, режим замены и совместимость с целевой системой.
Состав экспорта
Экспорт конфигурации сохраняет выбранные компоненты и имеет ограничения по их составу. Он не является полной копией организации и не заменяет резервную копию базы данных и файлов. Импорт конфигурации может применить действующие настройки и опубликованный код.
При изменении конфигурации:
Для действующих согласований отдельно определите, как изменения будут применяться к уже запущенным процессам.
Подробнее — Импорт данных и Экспорт и импорт конфигурации.
Начинайте с конкретного сценария: кто выполнял действие, с каким объектом, в каком состоянии, что ожидал и что получил. Уточните время события, текст ошибки и последние связанные изменения.
| Обращение | Что проверить сначала |
|---|---|
| Не удаётся войти | Учётную запись, провайдер, блокировку и журнал входов |
| Не виден раздел или объект | Приложения, наборы прав, группы, области и списки доступа |
| Недоступна команда | Права на действие, состояние объекта, переходы и инициаторов воркфлоу |
| Не проходит согласование | Проверки данных, схему процесса, определение исполнителей и текущие задания |
| Не совпадают показатели | Период, фильтры, источники, состояния документов и настройки расчёта |
| Не работает интеграция | Аутентификацию, срок токена, права и конкретную операцию |
Используйте Журнал входов для событий аутентификации, Журнал изменений — для изменений данных, а сведения о воркфлоу и ленту активности — для разбора процесса.
В журнал изменений попадают данные сущностей, для которых включено логирование. Отсутствие записи нужно оценивать с учётом этих настроек.
Если нужна помощь поддержки, передайте описание воспроизводимого сценария и предоставьте доступ по принятому в компании порядку. После завершения работ проверьте, требуется ли сохранять этот доступ.
Подробнее — Журнал входов, Журнал изменений и Предоставление доступа службе поддержки.
Регулярно обрабатывайте обращения и изменения состава пользователей. При кадровых изменениях проверяйте доступ и ответственность за документы. Перед изменением конфигурации согласуйте результат и способ проверки. Периодически сверяйте актуальность групп, прав, интеграций и используемых настроек.
Администратор взаимодействует:
Похоже, вам удобнее русский язык. Перейти на русскую версию?