Концепция бронирования
Зачем нужен календарь бронирования
Для планирования использования сотрудников в проектах доступно два инструмента: ресурсный план проекта и календарь бронирования. Эти инструменты предназначены для разных ролей и решения разных задач.
Ресурсный план — это инструмент для Менеджера проекта. Он используется для оценки трудозатрат и себестоимости проекта. Ресурсный план может быть очень детализированным, вплоть до отдельных задач. Кроме того, его можно составлять не для конкретных сотрудников, а с использованием Универсальных ресурсов (ролей). Такой подход особенно полезен на этапе первоначальной оценки, когда нет гарантий, что проект стартует в запланированные сроки.
Календарь бронирования — это инструмент для коллективной работы (при децентрализованном подходе) или для Ресурсных менеджеров (при централизованном подходе). Календарь бронирования необходим для:
- Долгосрочного распределения сотрудников по проектам.
- Контроля ожидаемой загрузки (утилизации) каждого сотрудника.
- Выявления конфликтов за ресурсы и потенциального овербукинга.
- Балансировки загрузки для предотвращения простоев и перегрузок.
- Оптимального распределения ресурсов с учётом их навыков и предпочтений.
Для небольшой команды достаточно суммарного ресурсного плана (доступен на дашборде Сводка по сотрудникам), который показывает совокупную загрузку и превышение плановых показателей.
Если в компании появляется дополнительный уровень управления (ресурсные менеджеры и ресурсные пулы), а также формальные процедуры выделения сотрудников на проекты, то механизм бронирования становится предпочтительным.
Подходы к бронированию
Существует два основных подхода к бронированию: централизованный и децентрализованный.
Децентрализованный подход
При децентрализованном подходе все Менеджеры проектов совместно работают с Календарём бронирования, используя его как общую доску для резервирования ресурсов под свои проекты.
В этом случае все Менеджеры проектов должны иметь права на редактирование Календаря бронирования. Решения о перераспределении ресурсов (например, при конкуренции за одного сотрудника) принимаются коллективно на регулярных ресурсных встречах.
Централизованный подход
Централизованный подход более строгий и предполагает взаимодействие между Менеджерами проектов и Ресурсными менеджерами. В этой модели Менеджеры проектов выступают в роли потребителей ресурсов, а Ресурсные менеджеры — в роли их владельцев. Взаимодействие между ними осуществляется с помощью Запросов ресурсов.
При централизованном подходе Менеджеры проектов не могут самостоятельно резервировать сотрудников. Они должны обращаться к Ресурсным менеджерам, формулируя свои потребности через Запросы ресурсов. Решение о бронировании принимают Ресурсные менеджеры, и только они могут вносить изменения в Календарь бронирования.
Базовый и Детальный режим бронирования
Режим работы с бронированием задаётся в настройках системы и применяется ко всей компании.
Базовый режим
В базовом режиме бронирование выполняется с помощью «плашек»:
У каждой плашки есть несколько параметров:
- Период (даты начала и окончания).
- Проект.
- Процент от доступной ёмкости ресурса, выделенный под проект на указанный период.
Плашка может находиться в одном из двух состояний:
- Hard — подтверждённое бронирование.
- Soft — предварительное бронирование.
В базовом режиме не предусмотрена детализация по дням, неделям или месяцам. Задаётся только общий период, проект и процент загрузки.
Базовый режим лучше подходит для децентрализованного управления. В нём сложнее работать с Запросами ресурсов, но проще управлять Календарём бронирования, так как плашки легко создавать, перетаскивать и менять их статус.
Детальный режим
В детальном режиме Календарь бронирования представлен в виде таблицы:
В этом режиме нет плашек. Часы бронирования явно указываются для каждого таймслота (например, дня или недели). Детальный режим позволяет более точно распределять ресурсы, но при этом он сложнее для восприятия. Он также не поддерживает состояния Hard и Soft.
Детальный режим больше подходит для централизованного управления. В нём удобнее работать с Запросами ресурсов.