Входящий акт (субподрядчики)

Обновлено: 10.04.2026

Входящий акт — это сущность для фиксации обязательств перед субподрядчиком и приведения управленческого учета к фактическим расчетам.

Используется в контуре учета затрат по субподрядчикам и обеспечивает согласованность между оперативным учетом и документами подрядчика.

НазначениеНазначение

Timetta — управленческая система. Важно видеть затраты в финансовом отчёте как можно раньше.

Типовой сценарий:

• субподрядчик работает в системе;
• заполняет Таймшиты;
• вы согласуете трудозатраты;
• формируются Проводки;
• расход сразу попадает в финансовый отчёт.

Однако у субподрядчика есть свой учёт — он присылает акт (например, в конце месяца или квартала).

Входящий акт решает две задачи:

• фиксирует факт согласованных расчетов с субподрядчиком;
• приводит учет к акту через корректировки.

Структура сущностиСтруктура сущности

Основные атрибутыОсновные атрибуты

• Проект — проект, к которому относится акт;
• Субподрядчик — организация-подрядчик;
• Сумма — сумма акта в валюте проекта;
• Сумма (базовая валюта) — сумма в базовой валюте;
• Дата — дата акта;
• Дата признания — дата, на которую акт признается в учете;
• Период с / по — период актирования;
• Код — номер акта;
• Описание — комментарий.

Строки актаСтроки акта

Акт состоит из строк, каждая строка содержит:

• Учётная статья;
• Задача проекта;
• Сумма;
• Курс;
• Описание.

Это позволяет детализировать акт до уровня задач и статей учета.

Логика работыЛогика работы

1. Формирование акта1. Формирование акта

• указывается сумма акта;
• сумма распределяется по Учётным статьям;
• задается период актирования;
• указывается проект и субподрядчик.

2. Сверка с трудозатратами2. Сверка с трудозатратами

• к акту сопоставляются Проводки, сформированные из Таймшитов;
• рассчитывается сумма уже учтенных затрат;
• выполняется сравнение с суммой акта.

Возможны сценарии:

• суммы совпадают — дополнительных действий не требуется;
• суммы отличаются — требуется корректировка.

3. Сверка с затратами3. Сверка с затратами

Аналогичная логика применяется к заявкам на затраты:

• если затраты уже учтены — выполняется сверка;
• если нет — акт становится источником отражения затрат.

ПроводкиПроводки

Ключевая логика связана с формированием Проводок.

Признание актаПризнание акта

При переводе акта в состояние Признан:

• система запрашивает дату признания;
• эта дата фиксируется в поле Дата признания;
• все создаваемые проводки формируются на эту дату.

Корректировочные проводкиКорректировочные проводки

Если сумма акта отличается от уже учтенных затрат:

• создаются корректировочные Проводки;

• корректировка рассчитывается как разница между:

  • суммой акта;
  • суммой существующих проводок;

• проводки формируются в разрезе Учётных статей и задач проекта.

Граничные сценарииГраничные сценарии

1. Есть учет через Таймшиты

• расход уже отражен;
• акт выполняет функцию сверки;
• при расхождении создается корректировка.

2. Нет учета через Таймшиты

• затраты в системе отсутствуют;
• акт формирует проводки на всю сумму.

ЗатратыЗатраты

Кейс 1. Через заявки на затраты

• затраты отражаются через заявки;
• акт, как правило, совпадает по сумме;
• основная роль — фиксация расчетов.

Кейс 2. Без заявок

• затраты заранее не учитываются;
• акт формирует проводки на всю сумму;
• используется как способ отражения затрат постфактум.

Итоговая логикаИтоговая логика

Входящий акт — это точка синхронизации:

• между оперативным учетом (таймшиты, затраты);
• и фактическими расчетами с субподрядчиком.

Он обеспечивает:

• целостность финансового отчёта;
• контроль расхождений;
• прозрачность обязательств;
• корректное закрытие затрат.