Входящий акт (субподрядчики)

Обновлено: 10.04.2026

Входящий акт — это сущность для фиксации обязательств перед Субподрядчиком и согласования управленческого учёта с фактическими расчётами.

Он используется в контуре учёта затрат по субподрядчикам и обеспечивает согласованность между оперативным учётом и документами подрядчика.

НазначениеНазначение

Timetta — управленческая система. Важно отражать затраты в финансовом отчёте как можно раньше.

Типовой сценарий:

• Субподрядчик работает в системе;
• заполняет Таймшиты;
• трудозатраты согласуются;
• формируются Проводки;
• расход сразу попадает в финансовый отчёт.

Однако у Субподрядчика есть свой учёт. Он присылает акт, например, в конце месяца или квартала.

Входящий акт решает две задачи:

• фиксирует факт согласованных расчётов с Субподрядчиком;
• приводит учёт к акту через корректировки.

Порядок работыПорядок работы

Входящий акт создаётся на основании документа, полученного от субподрядчика.

(1) Создайте акт(1) Создайте акт

Свойства:

• Субподрядчик — организация-подрядчик;
• Проект (опционально) — фильтр для отбора документов, задаётся только при создании. Если нужно актировать все работы по подрядчику, не выбирайте проект;
• Валюта — валюта акта, задаётся при создании и не изменяется. Имеет значение при мультивалютном учёте;
• Номер — номер акта;
• Код — внутренний код акта. Оставьте пустым для автоматического формирования.

(2) Добавьте документы(2) Добавьте документы

Документы — это Таймшиты и Заявки на затраты.

Есть два подхода:

• Оперативный учёт. Сотрудники субподрядчика работают в системе и заполняют Таймшиты. Если есть прочие затраты на субподрядчика, то оперативно добавляют заявки на затраты;
• Отложенный учёт. Таймшиты и Заявки на затрат не заполняются — сам акт будет документом для начисления затрат. В этом случае выбирать документы не нужно.

Документы можно добавить, если:

1. Документ относится к тому же Субподрядчику, что и акт;
2. Документ имеет состояние Согласован (Approved).
3. Попадает в диапазон дат (если он задан).

Заявки на затраты можно выбрать если:

• Они не выбраны уже в других актах (исключение — Отменные акты). Просто защита от двойного учёта.
• Если акт создается на конкретный проект, то и заявка на затраты должно соответствовать этому проекту.

Таймшиты могут быть актированы частично (по выбранному проекту, а не целиколм), поэтому логика доступности несколько сложнее. Таймшиты можно выбрать если:

• Они не выбраны уже в других актах (исключение — Отменные акты).
• И при этом акт (в котором уже выбран таймшит) либо без проекта, либо с тем же проектом, что и текущий заполняемый акт;

Суммы в таблице выбранных документов — это расчётное значение, которое пересчитывается при отображении. Оно равно сумме Проводок по выбранным документам.

Для Таймшита также логика несколько сложнее, т. к. сумма рассчитывается не «непокрытой» части таймшита:

• если он полностью использован (например, включён в признанный акт без проекта) — то сумма будет равна нулю;
• если он использован по конкретному проекту — исключаются суммы только для этого проекта.

(3) Сформируйте строки(3) Сформируйте строки

Строки — это тело акта. Они отражают то состояние учёта, в которое должен перейти учёт после признания акта. Суммы по строкам должны совпадать с суммами в акте от субподрядчика.

Строки можно:

• сгенерировать автоматически на основании выбранных документов;
• редактировать — добавлять, удалять или изменять сгенерированные строки.

Если сумма в акте от субподрядчика отличается от сформированных строк, разницу нужно добавить вручную. Например, во входящем акте может не быть детализации по проектам, но в системе необходимо распределить сумму по конкретным проектам.

(4) Посмотрите на корректировку(4) Посмотрите на корректировку

Таблица «Корректировка» показывает, какие корректировочные проводки будут созданы при признании акта. Это обязательный шаг из-за сложной логики учёта.

1. Если строк в корректировке нет — это идеальная ситуация. Входящий акт совпадает с вашим учётом. При признании корректировок не будет, просто зафиксируется факт наличия акта.
2. Если строки есть, необходимо иметь обоснование:
   • если Таймшитов и/или заявок на затраты по подрядчику не было — корректировка неизбежна. Это просто признание и начисление затрат;
   • если документы были — нужно выяснить причину расхождения. Возможно, у вас и у субподрядчика разные системы учёта. В этом случае вы либо принимаете расхождение и приводите учёт в состояние акта, либо отказываетесь от признания акта.

(5) Признайте акт(5) Признайте акт

При признании укажите дату признания. Это дата, на которую будут созданы корректировочные проводки (если они есть).

Дополнительные свойства сущностиДополнительные свойства сущности

• Описание — комментарий к Входящему акту. Может использоваться для фиксации обоснования принятия расхождений.

Поддержка мультивалютностиПоддержка мультивалютности

Если в системе используется одна валюта, лишние колонки в интерфейсе можно скрыть.

Акт имеет собственное свойство Валюта, которое задаётся при создании и не изменяется.

Выбранные для закрытия документы уже содержат суммы в двух валютах:

• базовой валюте системы;
• валюте проекта.

Строки акта вводятся строго в валюте акта. У каждой строки есть два свойства:

• Обменный курс. По умолчанию заполняется из справочника курсов на дату акта;
• Сумма в базовой валюте. Это свойство нельзя редактировать — оно обновляется автоматически.

Для получения корректировки строки акта нужно привести к двум валютам:

• базовой (уже есть);
• валюте проекта. Для этого выполняется конвертация из базовой валюты в валюту проекта по курсу из справочника.