Входящий акт (субподрядчики)

Обновлено: 10.04.2026

Входящий акт — это сущность для фиксации обязательств перед Субподрядчиком и согласования управленческого учёта с фактическими расчётами.

Он используется в контуре учёта затрат по субподрядчикам и обеспечивает согласованность между оперативным учётом и документами подрядчика.

НазначениеНазначение

Timetta — управленческая система. Важно отражать затраты в финансовом отчёте как можно раньше.

Типовой сценарий:

• Субподрядчик работает в системе;
• заполняет Таймшиты;
• трудозатраты согласуются;
• формируются Проводки;
• расход сразу попадает в финансовый отчёт.

Однако у Субподрядчика есть свой учёт. Он присылает акт, например, в конце месяца или квартала.

Входящий акт решает две задачи:

• фиксирует факт согласованных расчётов с Субподрядчиком;
• приводит учёт к акту через корректировки.

Структура сущностиСтруктура сущности

Основные свойстваОсновные свойства

• Проект (опционально) — фильтр для отбора документов; задаётся только при создании;
• Валюта — валюта акта; задаётся при создании и не изменяется;
• Субподрядчик — организация-подрядчик;
• Сумма — сумма акта в валюте акта;
• Код — номер акта;
• Дата — дата акта;
• Дата признания — дата, на которую акт признаётся в учёте;
• Описание — комментарий к Входящему акту.

Ограничения по полю ПроектОграничения по полю Проект

• может быть задан только при создании;
• изменение после создания запрещено (во избежание искажения учёта);
• если указан — акт считается одно-проектным, то есть актирует работу по одному проекту;
• если не указан — акт мульти-проектный.

ВалютаВалюта

• акт имеет собственное поле Валюта;
• валюта задаётся при создании:
  • предзаполняется базовой валютой (если система мультивалютная);
  • после создания не изменяется;
• все строки акта вводятся в валюте акта;
• строки также имеют обменный курс (заполняется автоматически на основе справочника, но может быть изменён) и сумму в базовой валюте.

Строки актаСтроки акта

Акт состоит из строк. Каждая строка содержит:

• Проект (обязательный);
• Работа проекта;
• Учётная статья;
• Сумма (в валюте акта);
• Курс;
• Сумма в базовой валюте;
• Описание.

Сверка актаСверка акта

ПериодПериод

• Начало и конец периода — задают отбор документов.

Подтверждающие документыПодтверждающие документы

Содержит документы, участвующие в формировании корректировок:

• Таймшиты;
• Заявки на затраты.

Это документы, которые «закрываются» актом.

Критерии для добавления документов:

1. Документ относится к тому же Субподрядчику, что и акт.
2. Документ имеет состояние «Согласован» (Approved).
3. Документ не выбран в другом акте (исключая акты со статусом «Отменён»).

Таймшит может быть заполнен на несколько проектов, а акт может быть на один проект. Это означает, что Таймшит может быть покрыт актом частично.

Особенности проверки возможности добавления Таймшита в акт:

Таймшит нельзя добавить, если:

1. Он уже добавлен в другой действующий акт без указания проекта;
2. Текущий акт создаётся без указания проекта, а Таймшит уже есть в любом действующем акте;
3. Он уже добавлен в действующий акт с тем же проектом, что и текущий акт.

Автоматическое формирование строк актаАвтоматическое формирование строк акта

Строки акта можно добавить вручную, но чаще удобнее сформировать на основе выбранных документов.

Логика:

1. Берутся выбранные документы.
2. Данные группируются по:
   • Проекту;
   • Работе проекта;
   • Учётной статье.
3. Суммы агрегируются.
4. Создаются строки акта.

Логика работыЛогика работы

1. Формирование акта1. Формирование акта

• задаётся Субподрядчик;
• (опционально) задаётся Проект;
• задаётся Период;
• выбираются актируемые документы;
• формируются строки (вручную или автоматически).

2. Сверка2. Сверка

• в идеальном случае строки акта, сформированные на основании документов, совпадают с данными входящего документа от Субподрядчика;
• если есть расхождение, необходимо добавить строки в акт, чтобы он соответствовал данным Субподрядчика.

3. Признание акта3. Признание акта

При переводе в статус Признан:

• фиксируется Дата признания;
• система анализирует текущее состояние учёта: ищет существующие Проводки по связанным Таймшитам и Заявкам на затраты;
• если текущее состояние отличается от строк акта — формируются корректировочные Проводки.

Граничные сценарииГраничные сценарии

1. Есть учёт через таймшиты1. Есть учёт через таймшиты

• расход уже отражён в системе;
• акт выполняет функцию сверки;
• при расхождении формируются корректировки.

2. Нет учёта через таймшиты2. Нет учёта через таймшиты

• акт формирует Проводки на всю сумму;
• распределение расходов идёт по строкам акта (с указанием проектов).

Итоговая логикаИтоговая логика

Входящий акт — это точка синхронизации:

• между оперативным учётом (Таймшиты, Заявки на затраты);
• и фактическими расчётами с Субподрядчиком.

Он обеспечивает:

• целостность финансового отчёта;
• контроль расхождений;
• прозрачность обязательств;
• корректное закрытие затрат.