Учет затрат на субподрядчиков

Обновлено: 02.09.2026

ВведениеВведение

В системе предусмотрен отдельный контур работы с субподрядчиками. Он позволяет планировать, учитывать и анализировать затраты на привлечение внешних исполнителей в проектах, а также контролировать расчёты с ними. Ниже описана общая логика работы этого контура.

Что такое субподрядчикЧто такое субподрядчик

Субподрядчик — внешняя организация или поставщик, который участвует в выполнении проекта и получает оплату за выполненные работы, оказанные услуги или поставленные материальные ценности.

Роль субподрядчика в проекте заключается в выполнении части работ или поставке ресурсов, необходимых для реализации проекта.

В системе субподрядчики представлены через организации и используются как аналитика для:

• планирования затрат,
• учёта фактических расходов,
• контроля актирования,
• управления расчётами.

Типы участия субподрядчиковТипы участия субподрядчиков

Субподрядчики могут участвовать в проекте в разных формах:

Аутсорсинг / аутстаффингАутсорсинг / аутстаффинг

В этом случае специалисты субподрядчика работают как проектные ресурсы и отражают свою работу через таймшиты. Планирование затрат выполняется с помощью Ресурсного плана проекта, а учет фактических затрат — через Таймшиты.

Поставщики услуг или материальных ценностейПоставщики услуг или материальных ценностей

Субподрядчик также может выступать поставщиком:

• услуг по фиксированной цене,
• оборудования,
• материалов,
• других ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

В этом случае сотрудники субподрядчика не ведут таймшиты. Планирование затрат выполняется на вкладке Затраты карточки проекта, в учет фактических затрат — через Заявки на затраты.

Оценка и планированиеОценка и планирование

Планировать можно как начисление затрат по субподрядчикам (для отражения в Фин. отчете проекта), так и выплаты (для формирования платежного календаря и контроля платежей по проекту).

Оценка и планирование затрат (P&L)Оценка и планирование затрат (P&L)

Затраты на субподрядчиков могут планироваться несколькими способами.

Для аутсорсинга и аутстаффингаДля аутсорсинга и аутстаффинга

Оценка формируется через Ресурсный план проекта. Сотрудники субподрядчика добавляются в команду проекта, далее оценка и планирование выполняется так же, как для штатных сотрудников.

На основе ресурсного плана для сотрудников-субподрядчиков рассчитывается оценка затрат по учетной статье Себестоимость труда субподрядчиков. При этом используется ставка себестоимости ресурса. Для субподрядных ресурсов эта ставка фактически отражает стоимость одного человеко-часа работы субподрядчика для нашей организации.

Для поставщиков услуг или материальных ценностейДля поставщиков услуг или материальных ценностей

Для оценки затрат используется вкладка Затраты в карточке проекта. Оценка вводится вручную.

Оценка и планирование платежейОценка и планирование платежей

Помимо оценки затрат для P&L, в системе можно планировать будущие выплаты субподрядчикам.

Важно различать две даты:

• Дата счёта — дата, когда субподрядчик выставляет счёт.
• Дата оплаты — дата, когда фактически планируется проведение платежа.

Эти даты могут отличаться, например из-за условий договора или внутреннего процесса согласования.

При планировании оплат можно указать учетную статью. Это поле не является обязательным, однако может быть полезно:

• для детализации финансовой аналитики,
• при интеграциях с внешними системами,
• для формирования отчётности.

Также можно указать ставку НДС. Это поле опционально, но может быть полезно в двух случаях:

• при исходящих интеграциях, когда сторонние системы должны знать, по какой ставке НДС будет производиться оплата;
• в отчетах по платежному календарю, где можно будет анализировать суммы с НДС и без НДС.

Фиксация планаФиксация плана

План начислений затрат и платежей по субподрядчикам фиксируется стандартным способом — путем создания, утверждения и назначения мастер-версии проекта.

Учет фактаУчет факта

Начисление фактических затрат (P&L)Начисление фактических затрат (P&L)

В зависимости от типа подрядчика для начисления фактических затрат используются различные механизмы, но в конечном счете P&L проекта формируется на основе финансовых проводок.

Для аутсорсинга и аутстаффингаДля аутсорсинга и аутстаффинга

Учет ведется на основе таймшитов.

Механика выглядит следующим образом:

1. Сотрудники-субподрядчики заполняют таймшиты.
2. Таймшиты проходят процесс согласования.
3. Когда таймшит согласован, на его основе автоматически создаются финансовые проводки по учетной статье Себестоимость труда субподрядчиков.
4. Сведения из финансовых проводок отражаются в P&L проекта.

Для поставщиков услуг или материальных ценностейДля поставщиков услуг или материальных ценностей

Учет ведется через Заявки на затраты.

Механика выглядит следующим образом:

1. Создается заявка на затраты.
2. Заявка на затраты проходит процесс согласования.
3. Когда заявка согласована, на её основе автоматически создаются финансовые проводки.
4. Сведения из финансовых проводок отражаются в P&L проекта.

Фиксация факта начисления через входящий актФиксация факта начисления через входящий акт

Для подтверждения и сверки затрат используется Входящий акт.

Он фиксирует согласованные с субподрядчиком суммы и сопоставляет их с оперативным учётом, который уже сформирован по согласованным таймшитам и заявкам на затраты.

Типовой порядок работы:

1. Зарегистрируйте акт, полученный от субподрядчика.
2. При необходимости выберите проект. Акт без проекта охватывает расчёты по субподрядчику в целом.
3. Добавьте согласованные таймшиты и заявки на затраты, которые требуется актировать.
4. Сформируйте строки акта и приведите их суммы к документу субподрядчика.
5. Проверьте таблицу Корректировка.
6. Признайте акт и укажите дату признания.

Если строки акта совпадают с уже отражёнными затратами, корректировочные проводки не требуются. Если суммы отличаются, при признании акта система создаёт корректировочные проводки и приводит учёт к согласованным значениям.

Такой подход позволяет:

• отражать затраты в финансовом отчёте сразу после согласования таймшитов и заявок на затраты;
• позднее сверять оперативный учёт с документами субподрядчика;
• фиксировать и обоснованно корректировать расхождения.

Подробное описание свойств, отбора документов и расчёта корректировок приведено в статье Входящий акт (субподрядчики).

Расчёты с субподрядчикамиРасчёты с субподрядчиками

Для регистрации обязательств и фактических выплат подрядчикам используются Входящие счета.

Входящий счёт отделяет два контура:

• учёт затрат в P&L по методу начисления — на основе проводок и входящих актов;
• расчёты и платежи по кассовому методу — на основе входящих счетов и дат оплаты.

Регистрация счётаРегистрация счёта

Входящий счёт регистрируется на основании счёта, выставленного субподрядчиком.

В шапке документа указываются субподрядчик, номер и дата счёта, валюта, юридическое лицо и плановая дата оплаты. Внутренний код и название могут формироваться автоматически.

Сумма распределяется по строкам. В каждой строке указываются:

• проект и работа;
• учётная статья затрат;
• сумма без НДС и при необходимости ставка НДС;
• признанный входящий акт, если строку требуется связать с актированными работами.

Связь с входящим актом необязательна и задаётся отдельно для каждой строки. Поэтому один счёт может относиться к нескольким проектам и быть связан с несколькими входящими актами.

Сумма НДС, сумма с НДС и итоги счёта рассчитываются автоматически по строкам.

Согласование и оплатаСогласование и оплата

Новый счёт создаётся в состоянии Зарегистрирован. После проверки его принимают к оплате.

При подтверждении оплаты указывается обязательная Дата оплаты, после чего счёт переходит в состояние Оплачен. Оплату можно отменить и вернуть счёт в состояние Принят к оплате. Счёт также можно отменить.

Отражение фактаОтражение факта

Фактические значения формируются только по входящим счетам в состоянии Оплачен:

• в разделе Счета субподрядчиков календаря затрат — по дате счёта;
• в разделе Оплата субподрядчикам — по дате оплаты.

В зависимости от настройки календаря используются суммы с НДС или без НДС. Значения распределяются между проектами и учётными статьями по строкам счёта.

Подробнее о свойствах, строках и жизненном цикле документа — в статье Входящий счёт (субподрядчики).