Учет затрат на субподрядчиков

Обновлено: 04.03.2026

ВведениеВведение

В системе предусмотрен отдельный контур работы с субподрядчиками. Он позволяет планировать, учитывать и анализировать затраты на привлечение внешних исполнителей в проектах, а также контролировать расчёты с ними. Ниже описана общая логика работы этого контура.

Что такое субподрядчикЧто такое субподрядчик

Субподрядчик — внешняя организация или поставщик, который участвует в выполнении проекта и получает оплату за выполненные работы, оказанные услуги или поставленные материальные ценности.

Роль субподрядчика в проекте заключается в выполнении части работ или поставке ресурсов, необходимых для реализации проекта.

В системе субподрядчики представлены через организации и используются как аналитика для:

• планирования затрат,
• учёта фактических расходов,
• контроля актирования,
• управления расчётами.

Типы участия субподрядчиковТипы участия субподрядчиков

Субподрядчики могут участвовать в проекте в разных формах:

Аутсорсинг / аутстаффингАутсорсинг / аутстаффинг

В этом случае специалисты субподрядчика работают как проектные ресурсы и отражают свою работу через таймшиты. Планирование затрат выполняется с помощью Ресурсного плана проекта, а учет фактических затрат — через Таймшиты.

Поставщики услуг или материальных ценностейПоставщики услуг или материальных ценностей

Субподрядчик также может выступать поставщиком:

• услуг по фиксированной цене,
• оборудования,
• материалов,
• других ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

В этом случае сотрудники субподрядчика не ведут таймшиты. Планирование затрат выполняется на вкладке Затраты карточки проекта, в учет фактических затрат — через Заявки на затраты.

Оценка и планированиеОценка и планирование

Планировать можно как начисление затрат по субподрядчикам (для отражения в Фин. отчете проекта), так и выплаты (для формирования платежного календаря и контроля платежей по проекту).

Оценка и планирование затрат (P&L)Оценка и планирование затрат (P&L)

Затраты на субподрядчиков могут планироваться несколькими способами.

Для аутсорсинга и аутстаффингаДля аутсорсинга и аутстаффинга

Оценка формируется через Ресурсный план проекта. Сотрудники субподрядчика добавляются в команду проекта, далее оценка и планирование выполняется так же, как для штатных сотрудников.

На основе ресурсного плана для сотрудников-субподрядчиков рассчитывается оценка затрат по учетной статье Себестоимость труда субподрядчиков. При этом используется ставка себестоимости ресурса. Для субподрядных ресурсов эта ставка фактически отражает стоимость одного человеко-часа работы субподрядчика для нашей организации.

Для поставщиков услуг или материальных ценностейДля поставщиков услуг или материальных ценностей

Для оценки затрат используется вкладка Затраты в карточке проекта. Оценка вводится вручную.

Оценка и планирование платежейОценка и планирование платежей

Помимо оценки затрат для P&L, в системе можно планировать будущие выплаты субподрядчикам.

Важно различать две даты:

• Дата счёта — дата, когда субподрядчик выставляет счёт.
• Дата оплаты — дата, когда фактически планируется проведение платежа.

Эти даты могут отличаться, например из-за условий договора или внутреннего процесса согласования.

При планировании оплат можно указать учетную статью. Это поле не является обязательным, однако может быть полезно:

• для детализации финансовой аналитики,
• при интеграциях с внешними системами,
• для формирования отчётности.

Также можно указать ставку НДС. Это поле опционально, но может быть полезно в двух случаях:

• при исходящих интеграциях, когда сторонние системы должны знать, по какой ставке НДС будет производиться оплата;
• в отчетах по платежному календарю, где можно будет анализировать суммы с НДС и без НДС.

Фиксация планаФиксация плана

План начислений затрат и платежей по субподрядчикам фиксируется стандартным способом — путем создания, утверждения и назначения мастер-версии проекта.

Учет фактаУчет факта

Начисление фактических затрат (P&L)Начисление фактических затрат (P&L)

В зависимости от типа подрядчика для начисления фактических затрат используются различные механизмы, но в конечном счете P&L проекта формируется на основе финансовых проводок.

Для аутсорсинга и аутстаффингаДля аутсорсинга и аутстаффинга

Учет ведется на основе таймшитов.

Механика выглядит следующим образом:

1. Сотрудники-субподрядчики заполняют таймшиты.
2. Таймшиты проходят процесс согласования.
3. Когда таймшит согласован, на его основе автоматически создаются финансовые проводки по учетной статье Себестоимость труда субподрядчиков.
4. Сведения из финансовых проводок отражаются в P&L проекта.

Для поставщиков услуг или материальных ценностейДля поставщиков услуг или материальных ценностей

Учет ведется через Заявки на затраты.

Механика выглядит следующим образом:

1. Создается заявка на затраты.
2. Заявка на затраты проходит процесс согласования.
3. Когда заявка согласована, на её основе автоматически создаются финансовые проводки.
4. Сведения из финансовых проводок отражаются в P&L проекта.

Фиксация факта начисления через входящий актФиксация факта начисления через входящий акт

Для подтверждения и сверки затрат используется документ Входящий акт (Incoming Act of Acceptance).

Входящий акт — это документ приёмки работ и сверки затрат на субподрядчика.

Он выполняет reconciliation — сверку двух источников данных, чтобы убедиться, что суммы и записи совпадают, и выявить возможные расхождения.

НазначениеНазначение

Входящий акт выполняет несколько задач:

• фиксирует факт принятия работ субподрядчика,
• сверяет сумму акта с уже признанными затратами,
• при необходимости формирует корректировки.

Логика работыЛогика работы

1. Акт выставляется субподрядчиком и регистрируется в системе.
2. В акте указывается период актирования работ.
3. Система сверяет сумму по строке с учетной статьей «Себестоимость труда субподрядчиков» с уже зафиксированными проводками за указанный период.
4. Если обнаружено расхождение:

• система сообщает об этом оператору,
• создаётся корректировочная проводка.

Такой подход позволяет:

• максимально быстро отражать затраты в Фин. отчете с помощью таймшитов и заявок на затраты,
• при этом сохранять гибкость, необходимую для реальных условий работы.

Контроль актированияКонтроль актирования

Для контроля актирования используется аналитика «Актировано субподрядчиком».
Она доступна в отчёте «Таймшиты детально» и позволяет видеть, какие трудозатраты уже подтверждены актом.

Сверка по другим затратамСверка по другим затратам

Аналогичная сверка выполняется и по другим статьям затрат.
В частности, система сопоставляет суммы акта с затратами, отражёнными через заявки на затраты.

Расчёты с субподрядчикамиРасчёты с субподрядчиками

Для отслеживания расчетов с подрядчиками используются Входящие счета.

Входящий счётВходящий счёт

Входящий счет — документ расчётов и обязательства к оплате, создаваемый на основании Входящего акта.

Он разделяет два разных контура учёта:

• учёт затрат (P&L, метод начисления),
• расчёты и платежи (кассовый метод).

Регистрация счётаРегистрация счёта

Входящий счёт регистрируется в системе на основании счёта, выставленного субподрядчиком.
В документе указывается ссылка на Входящий акт, а система контролирует соответствие сумм.
По одному входящему акту может быть зарегистрировано несколько счетов.

Входящие счета, как и другие документы, привязаны к проекту.
Весь учет в системе проектно-центричный, поэтому расчёты с субподрядчиками также анализируются в разрезе проектов.