Есть два вида учёта рабочего времени:
Оба вида часто используются одновременно. При этом цели у них разные: кадровый учёт опирается на формально-юридические аспекты, а управленческий — на фактические показатели.
В статье рассмотрен управленческий учёт фактических данных.
Учёт помогает решить три основные задачи:
Управление экономикой. Рентабельность — ключевой показатель успешности бизнеса. Контроль показателей, влияющих на рентабельность отдельного проекта, определяет финансовый результат всей компании.
В сфере профессиональных услуг основа затрат по проектам — себестоимость труда. Поэтому важно учитывать и распределять затраты на неё между проектами. Это обеспечивает мониторинг рентабельности на уровне проектов и позволяет своевременно принимать управленческие решения.
Контроль утилизации. Утилизация отражает эффективность сотрудников: какая часть их рабочего времени направлена на задачи, приносящие выручку. Чем ниже утилизация, тем выше косвенные затраты компании.
Обычно не ставится задача максимизации утилизации. Есть целевые диапазоны значений, которые различаются для должностей и категорий квалификации.
Так, утилизация старших и младших сотрудников может быть ниже из-за их участия в обучении и передаче опыта. Сотрудники среднего уровня чаще заняты деятельностью, генерирующей выручку. Для устойчивого роста компании важен баланс между развитием сотрудника и эффективностью внутренних процессов.
Работа по схеме T&M. Контракты типа Time & Materials («Время и затраты») предполагают почасовую тарификацию работ по заранее согласованным ставкам. В таких условиях клиенту нужен отчёт о проделанной работе — табель учёта рабочего времени с разной степенью детализации. Детализация может включать дату, исполнителя, задачу, ставку оплаты и комментарий с описанием проделанной работы.
Учёт рабочего времени помогает оптимизировать управление и сделать работу сотрудников более удобной.
Проектные менеджеры могут использовать учёт рабочего времени:
Польза учёта рабочего времени для рядовых сотрудников:
Профессиональные услуги построены на продаже времени персонала. На этом рынке учёт рабочего времени служит основой критически важных процессов:
Для достижения целей учёта требуются:
Примечание
Важно сделать процесс согласования таймшитов не только комфортным для сотрудников, но и обязательным.
Для настройки оптимального процесса согласования необходимо использовать механизмы жизненных циклов и воркфлоу.
Утилизация — мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени к доступному. До 75% расходов в сфере услуг приходится на заработную плату, поэтому снижение утилизации означает рост косвенных затрат.
Выделяют несколько видов утилизации:
Базовая — отношение полезных трудозатрат к доступным. К полезным затратам относится работа на внешних и внутренних проектах. Они не включают административные задачи, простои, обучение персонала.
Наиболее простая для понимания и расчёта утилизация используется банками, управляющими компаниями и другими организациями. Они учитывают рабочее время, но не продают его напрямую. Контролируя загрузку, менеджеры снижают операционные затраты, а также выявляют и поощряют продуктивных сотрудников.
В Timetta базовая утилизация рассчитывается по T&M- и оплачиваемым проектам.
Коммерческая (оплачиваемая) — более точно определяет полезное время, то есть трудозатраты, которые оплачивает клиент. Иногда включает внутренние инвестиционные проекты.
Коммерческую утилизацию сложно рассчитывать, потому что работы в рамках проекта могут быть как оплачиваемые, так и нет. Коммерческая утилизация используется в сферах, где компании напрямую продают услуги, например в аудите и консалтинге.
Оплаченная — сужает понимание полезного времени до оплаченных услуг. Такой вид утилизации применяется организациями, в которых значительная часть работ может оказаться бесплатной. Например, если клиент не хочет подписывать акт приёмки.
Для расчёта фактической утилизации сотрудника необходимо:
Если показатель утилизации сотрудника не совпадает с целевой, его руководителю рекомендуется принять меры. Подробнее — Применение показателя утилизации.
Компании, оказывающие услуги, оценивают проекты в часах, потому что клиентам продаётся время сотрудников. При оценке проектов используют человеко-часы. Для проектов с фиксированной стоимостью также оцениваются стоимость и сроки выполнения проектных задач.
Стандартная и бухгалтерская ставка себестоимости: различия
Стандартная ставка себестоимости:
Бухгалтерская ставка себестоимости рассчитывается аналогично стандартной, но за прошедший период и по фактическим выплатам на сотрудника.
Себестоимость часа бывает расчётная и фактическая:
Чем ближе расчётная себестоимость часа к фактической, тем лучше. Однако они никогда не равны.
Расчётная себестоимость основывается на модели, принятой в компании. Часто это бывает так:
Фактическая себестоимость считается так же, но значения (зарплата, общие расходы, утилизация) берутся за конкретный прошедший период, по которому ведётся расчёт.
Нормализация себестоимости — методика поддержания достоверной себестоимости сотрудников с фиксированной оплатой труда. Нормализация нужна:
Подробнее — Методика нормализации себестоимости.
Часы работы сотрудников могут генерировать не только выручку, но и затраты. Один из ключевых источников затрат — отсутствия.
Отсутствия составляют до 15% от рабочего расписания сотрудников. К ним относят больничные, отпуск, декрет и другие легитимные причины не находиться на рабочем месте и не выполнять свои обязанности.
Кроме привычных отсутствий, в консалтинговых компаниях есть специфические. Например, отгул за переработки при выполнении проектов. Такие отгулы — часть системы мотивации сотрудников. Переработки копятся в часах и в дальнейшем могут быть использованы для получения дополнительных дней во время отпуска.
Как и у рабочих часов, у часов отсутствий есть себестоимость. Они влияют на расчёт ставки себестоимости сотрудников в компании.
Без данных об отсутствиях невозможно понять, какая ёмкость от расписания сотрудника доступна в конкретный период. Также без информации об отсутствиях оценка утилизации сотрудника будет неточной.
Инструменты учёта отсутствий
Для эффективного учёта отсутствий в Timetta есть:
При внедрении системы учёта рабочего времени рекомендуется учитывать следующие факторы:
Система сдержек и противовесов в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения. Его мотивация — в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация Менеджера — в снижении издержек его проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя позволяет соблюсти баланс.
Совет: при настройке воркфлоу согласования таймшита указывать согласующим Менеджера сотрудника, а утверждающим — Линейного руководителя.
Детальные комментарии о проделанной работе. Рекомендуется отказывать в согласовании таймшита, если в нём нет детальных комментариев. Такие комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим — глубже понимать, что было сделано.
Совет: добавить правило обязательности комментария в шаблон таймшита. Подробнее — Правила валидации таймшитов.
Применение собранных показателей учёта. Данные учёта рабочего времени должны реально работать, например использоваться для расчёта утилизации и управления экономикой проектов.
Совет: применять отчёты и другие аналитические инструменты для анализа показателей рабочего времени.
Отказ от избыточных ограничений. Не рекомендуется накладывать лишние ограничения — они вынуждают сотрудника указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Допустим, сотрудник работает 9 часов, но вынужден искажать отчётность.
Совет: избегать лишних правил валидации, если в них нет необходимости.
Учёт отсутствий. Рекомендуется учитывать всё время, включая отсутствия, простои и административные задачи. Данные об отпусках, больничных и отгулах должны оперативно поступать в управленческие отчёты. Когда сотрудник решит использовать отсутствия, информация об этом должна оперативно дойти до руководителей проектов и ресурсных менеджеров.
Совет: выстроить процесс согласования заявок на отсутствие в системе. Подробнее — Заявка на отсутствие.
Перейти на русскую версию?