Концепция учёта рабочего времени

Обновлено: 27.08.2025

Учёт рабочего времениУчёт рабочего времени

Есть два вида учёта рабочего времени:

• Кадровый — фиксирует продолжительность рабочего времени для расчёта заработной платы
• Управленческий — фиксирует время выполнения работы для оптимизации процессов

Оба вида часто используются одновременно. При этом цели у них разные: кадровый учёт опирается на формально-юридические аспекты, а управленческий — на фактические показатели.

В статье рассмотрен управленческий учёт фактических данных.

Цели учёта рабочего времениЦели учёта рабочего времени

Учёт помогает решить три основные задачи:

• Управление экономикой. Рентабельность — ключевой показатель успешности бизнеса. Контроль показателей, влияющих на рентабельность отдельного проекта, определяет финансовый результат всей компании.

  В сфере профессиональных услуг основа затрат по проектам — себестоимость труда. Поэтому важно учитывать и распределять затраты на неё между проектами. Это обеспечивает мониторинг рентабельности на уровне проектов и позволяет своевременно принимать управленческие решения.

• Контроль утилизации. Утилизация отражает эффективность сотрудников: какая часть их рабочего времени направлена на задачи, приносящие выручку. Чем ниже утилизация, тем выше косвенные затраты компании.

  Обычно не ставится задача максимизации утилизации. Есть целевые диапазоны значений, которые различаются для должностей и категорий квалификации.

  Так, утилизация старших и младших сотрудников может быть ниже из-за их участия в обучении и передаче опыта. Сотрудники среднего уровня чаще заняты деятельностью, генерирующей выручку. Для устойчивого роста компании важен баланс между развитием сотрудника и эффективностью внутренних процессов.

• Работа по схеме T&M. Контракты типа Time & Materials («Время и затраты») предполагают почасовую тарификацию работ по заранее согласованным ставкам. В таких условиях клиенту нужен отчёт о проделанной работе — табель учёта рабочего времени с разной степенью детализации. Детализация может включать дату, исполнителя, задачу, ставку оплаты и комментарий с описанием проделанной работы.

Выгода от учёта рабочего времени для сотрудниковВыгода от учёта рабочего времени для сотрудников

Учёт рабочего времени помогает оптимизировать управление и сделать работу сотрудников более удобной.

Проектные менеджеры могут использовать учёт рабочего времени:

• Для повышения точности планирования. Чем больше данных накапливает компания в процессе учёта, тем точнее прогнозы по текущим проектам и оценки по новым. Это важно для любого проектно-ориентированного бизнеса.
• Для эффективного управления коллективом. Анализируя, сколько времени специалист тратит на активности, проектный менеджер может эффективнее планировать и распределять задачи в команде. Кроме того, учёт временных затрат помогает выявлять рутинные малопродуктивные задачи.
• Для поддержки прозрачного диалога с клиентами. Записи учёта рабочего времени с предыдущих проектов можно использовать как аргументы при переговорах о новых контрактах.
• Для минимизации ущерба от реализации рисков. Допустим, аудиторская компания неправильно оценила трудозатраты на реализацию проекта. Ей потребовалось больше специалистов и рабочих часов. Если у компании есть детализация по рабочим часам, то клиента проще убедить пересмотреть исходные условия контракта. Хотя менеджеры и ошиблись в расчётах, но объём доплаты за проект подтвержден реальными трудозатратами.

Польза учёта рабочего времени для рядовых сотрудников:

• Показатель личных результатов. Сотрудник будет точно знать, сколько часов потратил на конкретного клиента и задачу. Это поможет укрепить его переговорную позицию для увеличения премий или зарплаты.
• Предотвращение выгорания. Если сотрудник внимательно учитывает рабочее время, то менее вероятны перегрузки и выгорания. По данным таймшитов руководители могут отследить, есть ли у сотрудника неадекватная нагрузка, которую нужно перераспределить.
• Исключение простоя сотрудников. Недозагруженность тоже плохо влияет на работу сотрудника и его самоопределение в компании. Если его показатель утилизации в профессиональных услугах ниже 40%, это может сказаться на навыках. Период низкой загрузки можно использовать для привлечения сотрудника к организационной деятельности, развитию внутренних процессов компании и обучению.
• Определение зон ответственности в команде. Сотрудник всегда может доказать руководству, что решает не свои непосредственные задачи, а чужие. Так учёт рабочего времени позволяет вскрыть проблемы управления.

Специфика учёта рабочего времени в профессиональных услугахСпецифика учёта рабочего времени в профессиональных услугах

Профессиональные услуги построены на продаже времени персонала. На этом рынке учёт рабочего времени служит основой критически важных процессов:

• Расчёт утилизации персонала
• Получение сведений о себестоимости работ
• Оценка загрузки сотрудников
• Организация клиентского биллинга
• Расчёта почасовой оплаты труда

Требования к учёту рабочего времениТребования к учёту рабочего времени

Для достижения целей учёта требуются:

• Полные сведения о трудозатратах, которые должны предоставлять сами работники. Без этих сведений не получится выстроить достоверную экономику, в том числе нормализовать себестоимость и распределить её по проектам.
• Согласование учтённых данных. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учёт, не стоит забывать о человеческом факторе. Ошибочные или неполные сведения о рабочем времени могут исказить экономические расчёты, снизить эффективность системы премирования, привести к неверным управленческим решениям.

• Данные должны быть единообразны. Если сотрудники учитывают время в нескольких программах с разными структурой и подходами к расчётам, то свести данные на уровне компании невозможно. Учёт должен быть централизованным и вестись в единой временной системе.

Утилизация рабочего времениУтилизация рабочего времени

Утилизация — мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени к доступному. До 75% расходов в сфере услуг приходится на заработную плату, поэтому снижение утилизации означает рост косвенных затрат.

Выделяют несколько видов утилизации:

• Базовая — отношение полезных трудозатрат к доступным. К полезным затратам относится работа на внешних и внутренних проектах. Они не включают административные задачи, простои, обучение персонала.

  Наиболее простая для понимания и расчёта утилизация используется банками, управляющими компаниями и другими организациями. Они учитывают рабочее время, но не продают его напрямую. Контролируя загрузку, менеджеры снижают операционные затраты, а также выявляют и поощряют продуктивных сотрудников.

  В Timetta базовая утилизация рассчитывается по T&M- и оплачиваемым проектам.

• Коммерческая (оплачиваемая) — более точно определяет полезное время, то есть трудозатраты, которые оплачивает клиент. Иногда включает внутренние инвестиционные проекты.

  Коммерческую утилизацию сложно рассчитывать, потому что работы в рамках проекта могут быть как оплачиваемые, так и нет. Коммерческая утилизация используется в сферах, где компании напрямую продают услуги, например в аудите и консалтинге.

• Оплаченная — сужает понимание полезного времени до оплаченных услуг. Такой вид утилизации применяется организациями, в которых значительная часть работ может оказаться бесплатной. Например, если клиент не хочет подписывать акт приёмки.

Расчёт фактической утилизацииРасчёт фактической утилизации

Для расчёта фактической утилизации сотрудника необходимо:

1. Проанализировать его таймшиты
2. Поделить сумму его оплачиваемых часов (времени, потраченного на оплачиваемые проекты) на ёмкость по расписанию за выбранный прошедший период

Если показатель утилизации сотрудника не совпадает с целевой, его руководителю рекомендуется принять меры. Подробнее — Применение показателя утилизации.

Себестоимость трудаСебестоимость труда

Компании, оказывающие услуги, оценивают проекты в часах, потому что клиентам продаётся время сотрудников. При оценке проектов используют человеко-часы. Для проектов с фиксированной стоимостью также оцениваются стоимость и сроки выполнения проектных задач.

Расчёт фактической себестоимостиРасчёт фактической себестоимости

Себестоимость часа бывает расчётная и фактическая:

• Расчётная используется в управленческих целях для планирования и оценки работ, а также калькуляции фактических показателей
• Фактическая рассчитывается финансистами и используется в основном для финансовой отчётности

Чем ближе расчётная себестоимость часа к фактической, тем лучше. Однако они никогда не равны.

Расчётная себестоимость основывается на модели, принятой в компании. Часто это бывает так:

1. В компании выделяют роли (должности) и категории квалификации (например, грейд, уровень).
2. Для каждой пары должность/категория считают среднюю зарплату за предыдущий период.
3. Вычисляют утилизацию сотрудников за прошлый период — отношение оплачиваемого времени сотрудника к общему его времени. Чем ниже утилизация, тем выше себестоимость часа. Таким образом, утилизация используется как коэффициент к прямым затратам на сотрудника.
4. К себестоимости добавляют общефирменные расходы. Проще разделить постоянные расходы на число доступных часов с учётом поправки на утилизацию.

Фактическая себестоимость считается так же, но значения (зарплата, общие расходы, утилизация) берутся за конкретный прошедший период, по которому ведётся расчёт.

Нормализация себестоимостиНормализация себестоимости

Нормализация себестоимости — методика поддержания достоверной себестоимости сотрудников с фиксированной оплатой труда. Нормализация нужна:

• Если сотрудник списал в таймшите больше часов, чем было в расписании. Поскольку зарплата не зависит от выработки, суммарная себестоимость сотрудника за период не должна вырасти.
• Если у сотрудника были неоплачиваемые отсутствия. Его ёмкость и совокупная себестоимость за период должны уменьшиться.

Подробнее — Методика нормализации себестоимости.

Учёт отсутствийУчёт отсутствий

Часы работы сотрудников могут генерировать не только выручку, но и затраты. Один из ключевых источников затрат — отсутствия.

Отсутствия составляют до 15% от рабочего расписания сотрудников. К ним относят больничные, отпуск, декрет и другие легитимные причины не находиться на рабочем месте и не выполнять свои обязанности.

Кроме привычных отсутствий, в консалтинговых компаниях есть специфические. Например, отгул за переработки при выполнении проектов. Такие отгулы — часть системы мотивации сотрудников. Переработки копятся в часах и в дальнейшем могут быть использованы для получения дополнительных дней во время отпуска.

Как и у рабочих часов, у часов отсутствий есть себестоимость. Они влияют на расчёт ставки себестоимости сотрудников в компании.

Без данных об отсутствиях невозможно понять, какая ёмкость от расписания сотрудника доступна в конкретный период. Также без информации об отсутствиях оценка утилизации сотрудника будет неточной.

Рекомендации по учёту рабочего времениРекомендации по учёту рабочего времени

При внедрении системы учёта рабочего времени рекомендуется учитывать следующие факторы:

• Система сдержек и противовесов в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения. Его мотивация — в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация Менеджера — в снижении издержек его проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя позволяет соблюсти баланс.

  Совет: при настройке воркфлоу согласования таймшита указывать согласующим Менеджера сотрудника, а утверждающим — Линейного руководителя.

• Детальные комментарии о проделанной работе. Рекомендуется отказывать в согласовании таймшита, если в нём нет детальных комментариев. Такие комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим — глубже понимать, что было сделано.

  Совет: добавить правило обязательности комментария в шаблон таймшита. Подробнее — Правила валидации таймшитов.

• Применение собранных показателей учёта. Данные учёта рабочего времени должны реально работать, например использоваться для расчёта утилизации и управления экономикой проектов.

  Совет: применять отчёты и другие аналитические инструменты для анализа показателей рабочего времени.

• Отказ от избыточных ограничений. Не рекомендуется накладывать лишние ограничения — они вынуждают сотрудника указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Допустим, сотрудник работает 9 часов, но вынужден искажать отчётность.

  Совет: избегать лишних правил валидации, если в них нет необходимости.

• Учёт отсутствий. Рекомендуется учитывать всё время, включая отсутствия, простои и административные задачи. Данные об отпусках, больничных и отгулах должны оперативно поступать в управленческие отчёты. Когда сотрудник решит использовать отсутствия, информация об этом должна оперативно дойти до руководителей проектов и ресурсных менеджеров.

  Совет: выстроить процесс согласования заявок на отсутствие в системе. Подробнее — Заявка на отсутствие.