Концепция учёта рабочего времени

Обновлено: 15.04.2024

Учёт рабочего времениУчёт рабочего времени

Под учетом рабочего времени можно понимать кадровый и управленческий учет:

• Кадровый учет рабочего времени — формальная фиксация продолжительности рабочих часов с целью начисления заработной платы.
• Управленческий учет рабочего времени — фиксация времени выполнения работы с целью оптимизации внутренних процессов.

Оба вида учёта чаще всего практикуются параллельно, при этом их цели различаются: для первого вида преобладает формально-юридическая сторона, для второго — фактическая.

В данной статье в основном речь идёт именно об управленческом учете фактических показателей.

Цели учета рабочего времениЦели учета рабочего времени

Как правило, с помощью учета времени решается три группы задач:

• Управление экономикой. Рентабельность — ключевой показатель успешности бизнеса. От того как будут контролироваться показатели, влияющие на рентабельность каждого отдельного проекта, зависит финансовый результат всей компании. Себестоимость труда — основа затрат по проектам в бизнесе профессиональных услуг. Поэтому важно учитывать и разносить затраты на себестоимость труда между проектами. Это обеспечит мониторинг рентабельности по проектам и своевременное принятие управленческих решений.

• Контроль утилизации. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники: какая часть их рабочего времени затрачивается на деятельность, приносящую компании выручку. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты компании. Утилизация — это показатель сотрудника и команды. Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Так утилизация старших и младших сотрудников может быть относительно низкой (ввиду их участия в процессах обучения и передачи опыта), тогда как сотрудники среднего уровня большую часть времени тратят на деятельность, генерирующую выручку компании. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренними процессами.

• Работа по схеме T&M. «Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, предполагающий почасовую тарификацию работ по оговоренным заранее тарифным ставкам. При работе по таким контрактам клиенту нужен отчет о проделанной работе — табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.

Выгоды от учета рабочего времени для сотрудниковВыгоды от учета рабочего времени для сотрудников

Внедрение системы учёта рабочего времени в компании не только способствует оптимизации процессов управления, но и позволяет повысить удобство работы и проектной деятельности её сотрудников.

Так проектными менеджерами учёт рабочего времени может использоваться:

• Для повышения точности планирования. Чем больше данных накапливает компания в ходе учета рабочего времени, тем точнее становятся прогнозы по текущим проектам и оценки по новым. Это важно для любого бизнеса, построенного вокруг проектной деятельности.
• Для эффективного управления коллективом. Понимание того, сколько времени специалист тратит на те или иные активности, позволяет проектному менеджеру эффективнее планировать и распределять задачи в команде. Учет временных затрат также помогает выявлять рутинные, малопродуктивные задачи.
• Для поддержки прозрачного диалога с клиентами. Предоставление записей учета рабочего времени с предыдущих проектов может выступить аргументом при переговорах о новых контрактах.
• Для минимизации ущерба от реализации рисков. Допустим, аудиторская компания неправильно оценила трудозатраты на реализацию проекта. Ей потребовалось больше специалистов и больше рабочих часов. Если у такой компании есть детализация по рабочим часам, то клиента будет проще убедить пересмотреть первоначальные условия контракта. Хотя менеджеры и ошиблись в расчетах, но объем доплаты за проект подтвержден реальными трудозатратами.

Рядовые сотрудники также получают пользу от учёта рабочего времени:

• Показатель личных результатов. Сотрудник будет точно знать, какое количество часов он потратил на конкретного клиента и задачу. Это поможет укрепить его переговорную позицию для увеличения премий по определенному проекту, или увеличения зарплаты.
• Предотвращение выгорания. Если сотрудник детально учитывает свое рабочее время, то ситуация, когда этот сотрудник окажется перегруженным или «выгорит», менее вероятна. Руководители по данным из таймшитов могут отследить, есть ли у какого-то сотрудника неадекватная нагрузка, которую нужно перераспределить.
• Исключение простоя сотрудников. Недозагруженность тоже плохо влияет на работу сотрудника и его самоопределение в компании. Если показатель утилизации сотрудника в профессиональных услугах ниже 40%, это может сказаться на его профессиональных навыках. Период низкой загрузки руководитель может использовать для привлечения сотрудника к организационной деятельности, развитию внутренних процессов компании и обучению.
• Определение зон ответственности в команде. Сотрудник всегда может доказать руководству, что он решает не свои непосредственные задачи, а какие-то случайные задачи, которые ему «прилетают». Таким образом, учет рабочего времени позволяет вскрыть системные проблемы с управлением проектами на уровне организации.

Специфика учета рабочего времени в профессиональных услугахСпецифика учета рабочего времени в профессиональных услугах

Профессиональные услуги целиком построен на продаже времени персонала. На этом рынке учет рабочего времени служит основой критически важных процессов:

• расчета утилизации персонала;
• получения сведений о себестоимости работ;
• оценки загрузки сотрудников;
• организации клиентского биллинга;
• расчета почасовой оплаты труда.

Требования к учёту рабочего времениТребования к учёту рабочего времени

Для достижения целей учёта требуются:

• Полные сведения о трудозатратах, которые должны предоставлять сами работники. Без этих сведений не получится выстроить достоверную экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
• Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет, необходимо корректировать человеческих фактор. Ошибочные или неполные сведения о рабочем времени могут исказить экономические расчеты, снизить эффективность системы премирования сотрудников, привести к неверным управленческим решениям.

• Данные должны быть приведены к единообразному виду. Если сотрудники учитывают время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами к расчетам — то свести данные на уровне компании будет невозможно. Учет должен быть централизованным и приводится к единой системе измерения времени.

Утилизация рабочего времениУтилизация рабочего времени

Утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени к доступному времени. Ввиду того, что до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату, снижение утилизации означает рост косвенных затрат.

Выделяют несколько видов утилизации:

• Базовая утилизация ресурсов. Под этим термином понимается отношение полезных трудозатрат к доступным.
  К полезным затратам относится работа на внешних и внутренних проектах. Они не включают административные задачи, простои, обучение персонала и т. д.
  Наиболее простая для понимания и расчета утилизация ресурсов используется банками, управляющими компаниями и другими организациями, которые учитывают рабочее время, но не продают его напрямую. С помощью контроля загрузки менеджеры снижают операционные затраты, а также выявляют и поощряют продуктивных сотрудников.

В Timetta Time Tracking рассчитывается базовая утилизация по оплачиваемым проектам и проектам T&M.

• Коммерческая (оплачиваемая) утилизация. Такая мера продуктивности более точно определяет полезное время, т. е. трудозатраты, которые оплачивает клиент. Иногда она включает внутренние инвестиционные проекты.
  Коммерческую утилизацию достаточно сложно рассчитывать. Дело в том, что работы в рамках даже одного проекта могут быть как оплачиваемыми, так и неоплачиваемыми. Коммерческая утилизация используется в сферах, где компании напрямую продают услуги, например, в аудите, консалтинге и т. д.

• Оплаченная утилизация. Этот термин сужает понимание полезного времени до оплаченных услуг. Такой вид утилизации применяется организациями, в которых значительная часть работ может оказаться бесплатной, например, если клиент не хочет подписывать акт приемки.

Расчёт фактической утилизацииРасчёт фактической утилизации

Для расчёта фактической утилизации сотрудника необходимо проанализировать его таймшиты и поделить сумму его оплачиваемых часов (времени, потраченного на оплачиваемые проекты) на ёмкость по расписанию за выбранный прошедший период.

Если показатель утилизации сотрудника не совпадает с целевой, его руководителю рекомендуется принять соответствующие меры.

Подробнее — Про применение показателя утилизации.

Себестоимость трудаСебестоимость труда

Компании, оказывающие услуги, оценивают проекты в часах, потому что клиентам продается время сотрудников. Поэтому при оценке проектов используют человеко-часы. Для проектов с фиксированной стоимостью также оцениваются стоимость и сроки выполнения проектных задач: себестоимость выполняемых работ и рассчитывается в часах.

Расчёт фактической себестоимостиРасчёт фактической себестоимости

Существует расчетная и фактическая себестоимость часа. Расчетная используется в управленческих целях для планирования и оценки работ, и, даже, калькуляции фактических показателей. Фактическая себестоимость рассчитывается финансистами и используется, в основном, для финансовой отчетности.

Чем ближе расчетная себестоимость часа к фактической — тем лучше, но они никогда не равны.

Расчетная себестоимость основывается на модели, принятой в компании. Часто это выглядит так:

1. В компании выделяют роли (должности) и категории квалификации (грейд, уровень и т. д.).
2. Для каждой пары должность/категория считают среднюю зарплату за предыдущий период.
3. Вычисляют утилизацию сотрудников за прошлый период, т. е. отношение оплачиваемого времени к общему времени сотрудника. Чем ниже утилизация — тем выше себестоимость часа, т. е. утилизация используется как коэффициент к прямым затратам на сотрудника.
4. К себестоимости добавляются общефирменные расходы. Самое простое — делим постоянные расходы на число доступных часов с учетом поправки на утилизацию.

Фактическая себестоимость считается так же, но значения — зарплата, общие расходы, утилизация — берутся уже за конкретный, прошедший период по которому ведется расчет.

Нормализация себестоимостиНормализация себестоимости

Нормализация себестоимости — методика поддержания достоверной себестоимости сотрудников с фиксированной оплатой труда. Нормализация срабатывает в двух случаях:

• Если сотрудник превысил своё расписание при списании времени в таймшите, то его суммарная себестоимость за период не должна вырасти, поскольку зарплата не зависит от выработки. Для этого рассчитывается фактор нормализации (коэффициент от 0 до 1), который применяется для расчета нормализованных часов и нормализованной себестоимости.
• Если сотрудник взял отгул за свой счет, то емкость сотрудника и, как следствие, совокупная себестоимость за период, должна снижаться и фактор нормализации должен это учитывать.

Подробнее — Учёт переработок.

Учёт отсутствийУчёт отсутствий

Часы работы сотрудников могут генерировать не только выручку, но и затраты. Одним из ключевых источников затрат являются отсутствия.

Отсутствия составляют до 15% от рабочего расписания сотрудников. К ним обычно относят больничные, отпуск, декрет и другие легитимные причины не находиться на рабочем месте и не выполнять свои обязанности.

В консалтинговых компаниях кроме привычных отсутствий, существуют и специфические, например, разрешенный отгул за переработки. Такие отгулы являются частью системы мотивации сотрудников и начисляются за переработки при выполнении проектов. Переработки копятся в часах и в дальнейшем могут быть использованы для получения дополнительных дней во время отпуска.

Часы отсутствий также как и рабочие часы имеют себестоимость и влияют на расчёт ставки себестоимости сотрудников в компании.

Без данных об отсутствиях невозможно понять какая емкость от расписания сотрудника доступна в тот или иной период. Кроме этого, без информации об отсутствиях оценка утилизации работника будет неточной.

Рекомендации по учёту рабочего времениРекомендации по учёту рабочего времени

При внедрении системы учёта рабочего времени рекомендуется учитывать следующие факторы:

• Система сдержек и противовесов в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация Менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
  Решение: При настройке Воркфлоу согласования таймшита рекомендуется указывать согласующим Менеджера сотрудника, а утверждающим — Линейного руководителя.
• Требование детальных комментариев о проделанной работе. Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
  Решение: Использовать правило в шаблоне таймшита валидации «Обязательность полей» с гранулой обязательности комментария. Подробнее — Правила валидации таймшитов.
• Применение собранных показателей учёта. Данные учёта рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т. д.
  Решение: Использовать отчёты и другие аналитические инструменты для анализа показателей рабочего времени.
• Избежание избыточных ограничений. Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
  Решение: Избегать лишних правил валидации, если в них нет строгой необходимости.
• Учёт отсутствий. Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение всего рабочего дня сотрудника. Данные об отпусках, больничных и отгулах должны оперативно поступать в управленческие отчеты. Чтобы когда и если сотрудник решит использовать отсутствия, информация об этом немедленно была доступна для руководителей проектов и ресурсных менеджеров.
  Решение: Выстроить процесс согласования заявок на отсутствие в системе. Подробнее — Заявки на отсутствие.