Оценка ёмкости, потребности и использования ресурсов
Оценка ёмкости, потребности и использования человеческих ресурсов — ключевой элемент планирования и управления загрузкой в консалтинговых и проектных организациях. Цель такой оценки — обеспечить баланс между доступными ресурсами (специалистами и их рабочим временем) и потребностями проектов, инициатив и внутренних задач.
В системе различают два типа ресурсов:
- Именные ресурсы (Named resources) — конкретные сотрудники, закреплённые за организацией и доступные для назначения на задачи. Для них система учитывает реальные календари, занятость, отпускные периоды и фактическую загрузку.
- Обобщённые (generic, универсальные) ресурсы — типовые профили или роли, отражающие потребность в специалистах определённой квалификации (например, «Бизнес-аналитик», «Консультант SAP», «Разработчик»). Они используются на этапе предварительного планирования, когда конкретные исполнители ещё не определены.
Анализ ёмкости и потребности позволяет:
- оценить, достаточно ли доступных ресурсов для реализации текущих и планируемых проектов;
- выявить дефицит или избыток специалистов по ролям, компетенциям или подразделениям;
- спланировать найм, перераспределение или обучение сотрудников;
- повысить точность прогнозирования загрузки и финансовых показателей.
Таким образом, оценка ёмкости и использования ресурсов помогает организации принимать обоснованные решения о распределении человеческого капитала, минимизировать риски недозагрузки или перегрузки и повысить эффективность использования профессиональных ресурсов.
Основные показатели оценки
В рамках оценки ресурсов система анализирует несколько ключевых метрик:
- Ёмкость (Capacity) — общий доступный объём рабочего времени ресурса или группы ресурсов за выбранный период с учётом расписания, выходных и отпусков.
- Потребность (Demand) — суммарный объём запрошенного времени на участие ресурса в проектах или плановых активностях. Для generic-ресурсов потребность формируется на основании предварительных планов, для именных — из фактических назначений.
- Использование (Utilization) — степень задействованности доступного времени ресурса. Рассчитывается как отношение запланированной загрузки к доступной ёмкости.
- Доступность (Availability) — разница между ёмкостью и потребностью, показывающая возможный резерв или нехватку ресурса.
Совместный анализ этих показателей позволяет получить целостную картину состояния ресурсного портфеля, своевременно выявлять узкие места и принимать решения о корректировке планов, перераспределении ролей или необходимости привлечения дополнительных специалистов.
Формирования потребности
В Timetta есть два способа заявить потребность проекта в ресурсах:
- Через Бронирование (характерно для крупных компаний с выделенной ролью ресурсного менеджера).
- На основании ресурсных планов проектов.
Если команда использует бронирование, то схема формирования доступности ресурса выглядит следующим образом:
Если бронирование не используется, то схема следующая:
Инструменты
Перечислим инструменты в системе для работы с ресурсами и их назначение:
| Инструмент | Назначение |
|---|---|
| Ресурсный план | Используется для планирования проекта. |
| Сводка по сотрудникам | Простой дашборд по ресурсным планам. |
| Календарь бронирования | Дашборд ресурсного менеджера, фиксирует бронь по проектам. |
| Потребность | Сводный дашборд. |
| Заявка на ресурс | Способ запроса ресурсов на проект. |
| Заявка на отсутствие | Способ фиксации отсутствий (отпусков, больничных и пр.). |
| Сотрудники | Пул именных ресурсов компании. |
| Отчёты | Аналитические отчёты по данным в системе. |
Ресурсный план
Используется менеджером проекта для планирования проекта. Может быть спланирован как в именных, так и в универсальных ресурсах. В простых случаях выступает как источник потребности.
Дашборд «Сводка по сотрудникам»
Простой дашборд по ресурсным планам, показывает потребность, доступность и фактическое использование именных ресурсов. Можно воспринимать как сумму ресурсных планов проектов, но только по именным ресурсам.
Календарь бронирования
Инструмент ресурсного менеджера. Бронировать можно только именные ресурсы. Бронирование отлично показывает плановую (с точки зрения ресурсного менеджера) утилизацию сотрудников, включая овертаймы.
Бронирование — это уже зафиксированная потребность. Это ключевой инструмент для ответа на вопросы:
- загружены ли наши сотрудники, нет ли у нас простоя;
- есть ли у нас овертаймы.
Кроме того, бронирование — это инструмент для избежания состояния гонки (race condition), когда проекты начинают хаотично конкурировать за ресурсы, снижая общую эффективность.
Заявка на ресурсы
Запрос ресурсов на проект со стороны менеджера проекта в сторону ресурсного менеджера. Может быть как на именной ресурс, так и на универсальный. В случае использования бронирования выступает дополнительным источником потребности. То есть если имеем открытый запрос, значит, менеджер проекта заявил потребность, но её пока не могут закрыть, оформив бронирование.
Дашборд «Доступность (скамейка)»
Ключевой инструмент для оценки доступности. Может работать в двух режимах:
- по ресурсным планам — в таком случае потребностью считается ресурсный план;
- по бронированию — в таком случае потребностью считается бронь + открытые запросы ресурсов.
Главная особенность — «скамейка» выражена не в именных ресурсах, а в аналитиках — доступна настройка структуры классификаторов для группировки данных. Например, можно построить отчёт по структуре Роль > Уровень. По выбранной группировке система формирует потребность, потом ёмкость и уже в ячейках отображает доступность.
Какое значение доступности — хорошее? Зависит от стратегии управления ресурсами:
- Отрицательные значения в скамейке означают максимально эффективное использование ресурсов, в компании полная утилизация. Но значительный «минус» означает, что гарантировано не будут выполнены какие-то проекты и инициативы.
- Положительные значения — высокий риск низкой утилизации, но снижение рисков для выполнения проектов, особенно если есть практика «внезапных» новых проектов.
Таким образом, дашборд работает на верхнем уровне управления, показывая «среднюю температуру», и отвечает на вопросы:
- Ресурсов с какими характеристиками нам не хватает на будущие периоды (и их надо нанять или переквалифицировать существующих)?
- Ресурсы с какими характеристиками нам будут не нужны на будущие периоды (и их надо уволить или переквалифицировать в тех, кто нужен)?